Formulasi dan Penerapan Strategi SI

Formulasi dan Penerapan Strategi SI

            Berdasarkan hasil analisis  lingkungan bisnis internal dan eksternal dan juga analisisi lingkungan internal dan eksternal SI/TI maka dapat dipetakan aplikasi-aplikasi yang ada saat ini Gerai IKM menggunakan Matriks McFarlan. Matrik ini dipakai untuk analisis semua aplikasi yang telah ada, yang direncanakan, dan potensial kedalam 4 kategori. Susunan kategori berdasarkantingkat kepentingan suatu aplikasi pada organisasi saat ini dan masa datang.Perusahaan yang melibatkan peran TI dalam rencana strategisnya harusmenyelaraskan antara IS Strategic Plan dengan Business Strategic Plan-nya.

Strategic Grid  ini digunakan untuk menganalisa portofolio proyek TI perusahaan agar investasi TI sejalan dengan tujuan bisnis yang diinginkan. Terdapat dua dimensi utama dalam menganalisa portfolio TI yaitu impact on business operation dan impact on strategy.  Strategic Grid membagi empat kategori dampak TI untuk membantu menentukan cara pendekatan terhadap kesempatan, pendefinisian, tujuan penerapan TI dalam bisnis, dan pengelolaanaset dan tenaga ahli TI. Proyek-proyek TI dikategorikan berdasarkan kuadrandampak TI yaitu: Support, Factory, Strategic , dan Turnaround seperti yangterlihat pada gambar berikut ini.

1.                  Pemetaan Kuadran Turnaround

Berdasarkan analisis internal dan eksternal Gerai IKM terdapat 3 kuadran yang dipetakan dalam Mcfarlan portofolio yaitu kuadran turnaround, factory dan support. Pemetaan dilakukan berdasarkan sifat dan kedudukan SI/TI terhadap kontribusi perusahaan dalam mempertahankan posisinya di industri. Baik dalam skala waktu sekarang maupun skala ke depan. Dari pemetaan diatas terdapat aplikasi e-commerce yang merupakan usulan yang akan diterapkan pada Gerai IKM, Dimana sistem secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan yang memilikinya. Namun secara prinsip, eksistensi perusahaan tidak bergantung pada sistem informasi yang bersangkutan tapi jika terus menerus dikembangkan maka akan mencapai kuadran Strategic.

Berdasarkan analisa yang dipaparkan diatas, Gerai IKM memerlukan sebuah web e-commerce berupa B2C (bussiness to customer / e-tailing) yaitu penjualan yang berfokus pada perusahaan dan pembeli (perorangan) atau B2B (bussiness to bussiness) yaitu hubungan antara perusahaan dan  pemasok (para UKM). Dari website ini akan ditampilkan katalog elektronik yang merupakan fasilitas untuk mengiklankan dan mempromosikan produk dan jasa. Bagi pelanggan, tujuannya adalah memberikan informasi mengenai produk yang akan dipesan.

Katalog dapat diklasifikasikan sesuai dengan tingkat integrasi ke berbagai proses bisnis atau fitur bisnis yaitu pencatatan dan pemenuhan pesanan, sistem pembayaran elektronik, piranti lunak dan sistem aliran kerja intranet, sistem persediaan dan akuntasi serta ekstranet antara pemasok. Selain itu adanya sistem Online Transaction Processing (OLTP)  yaitu para pemasok (para UKM) dapat melihat tingkat persediaan perusahaan atau jadwal produksi secara real time dan dengan bekerja sama dengan pelanggannya, dapat menjalankan tanggung jawab untuk manajemen persediaan. Para pelanggan juga dapat memasukan data kedalam TPS untuk menelusuri pesanan dan pengaturan pembayaran.

Dari sistem teknologi informasi yang direncanakan dan membangun sebuah website akan menunjang semua aktivitas yang berhubungan dengan pemesanan pelanggan, penjualan, iklan dan promosi, riset pasar, layanan pelanggan, serta penetapan harga dan perbaikan produk. Penggunaan TI dapat meningkatkan penjualan, kepuasan pelanggan serta profitabilitas. Selain itu e-commerce juga menyediakan alat Web yang menghubungkan gudang data dengan sistem pemesanan dan katalog EC yaitu menghubungkan aktivitas dengan pengelolaan katalog, aplikasi pembayaran dan penggelolaan pesanan dengan gudang data, data mart dan sistem ERP.

            Dalam menjalankan e-commerce tidak hanya mengandalkan faktor produk saja tetapi juga pelayanan yang baik, pengiriman tepat waktu, infromasi produk yang lengkap, jaminan kualitas produk, jaringan infrastruktur yang memadai, faktor keamanan yang mampu dijaminkan, desain web yang menarik, harga kompetitif, memberikan bonus atau hadiah, media saran dan kritik, menyediakan kolom komunitas dan lain – lain. Hal ini, yang beberapa tidak biasa ada dalam bentuk bisnis atau perdagangan konvensional dilakukan dengan tujuan membentuk kepercayaan konsumen untuk menggunakan media maya dalam melakukan transasksi. Selain karena faktor kebiasaaan, faktor keamananlah yang selama ini menjadi hambatan besar bagi konsumen untu melakukan transaksi melalui media elektronik. Oleh karena itu Selain manajemen yang baik, maka perusahaan e commerce harus memiliki kredibilitas hal – hal yang disebutkan diatas.

2.         Pemetaan Kuadran Support

Sistem TI lebih difokuskan kearah internal proses , manajemen juga fokus untuk mengontrol pengeluaran IT tetapi tetap melihat kepada kesempatan strategis IT investment. Proyek-proyek TI yang termasuk dalam kuadran Support memiliki dampak yang sedikit terhadap strategi atau operasional perusahaan. Tujuan proyek-proyek ini sering ditargetkan untuk perbaikan lokal (local improvement ) seperti meningkatkan efisiensi pada pekerjaan tertentu, dan peningkatan penghematan biaya, tetapi tidak memberikan competitive advantage (keunggulan kompetitif).Jenis proyek ini biasanya dirancang, diimplementasikan, dan dikelola oleh tenaga TI yang  Ibekerjasama dengan end user perusahaan

Pada kuadran ini memerlukan sistem enterprise mengotomatisasi banyak proses bisnis, seperti menyusun daftar pesanan atau pengiriman; menyusun data pelanggan; dan menampilkan jumlah stok real-time. Informasi yang sebelumnya terfragmentasi pada sistem tradisional dapat mengalir dengan lancar di keseluruhan perusahaan sedemikian rupa sehingga semua proses bisnis di bagian administrasi, penjualan, dan gudang bisa berbagi informasi yang sama.

Selain itu adanya sistem informasi yang mendukung transaksi rutin yang disebut TPS ( transaction processing system), sistem pemrosesan transaksi ini memonitor, mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta menyebarkan informasi. Data ini akan menjadi masukan bagi berbagai aplikasi sistem informasi fungsional dan juga sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan (desicion support system) dan juga e-commerce ( melihat data pelanggan dan sejarah pembelian online serta informasi pemasok dalam B2B). Sistem DSS (desicion support system) ini berfungsi untuk mendukung pengambilan keputusan dalam sistem SCM (Supply Chain Management) yang merupakan piranti lunak yang mendukung berbagai segmen tertentu dari rantai pasokan untuk produksi, pengendalian persediaan, penjadwalan dan transportasi.

Selain itu SCM adalah sistem antar perusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan, serta mitra bisnis. Tujuan SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang cepat, efisien, dan berbiaya rendah.

                Manfaat dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Piranti lunak yang untuk mendukung sistem ERP ini yaitu menggunakan aplikasi OpenERP berbasis open source yang sebagian besar dikhususkan untuk penggunaan diperusahaan kecil karena terkait dengan budget perushaan. OpenERP adalah sebuah perangkat lunak manajemen perusahaan berbasis Open Source. Aplikasi ini mampu melakukan seluruh otomatisasi perusahaan, meliputi sebagian besar kebutuhan dan proses perusahaan yang terintegrasi. Software akan membantu Gerai dalam mengendalikan semua kegiatan secara otomatis yaitu kegiatan penjualan akan secara otomatis membuat perintah produksi, input akuntansi diperbarui oleh operasi stok, surat masuk yang dilacak dalam sistem, dan sistem manajemen dokumen terpadu membantu tim untuk berkolaborasi. Dengan adanya implementasi OpenERP di Gerai, maka perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem.

Sistem ERP  dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, informasi dan distribusi. Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung Teknologi Informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.

Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif dalam perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya. Selain itu juga ERP termasuk di dalam business-to-business e-Commerce yaitu implementasi penggunaan teknologi informasi pada perusahaan dan pada manufakturing.

Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, administrasi dan gudang sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen. Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Sistem yang terintegrasi dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.

3.         Pemetaan Kuadran Factory

            Pada kuadran ini lebih memfokuskan kepada keberlangsungan bisnis di IT operation dengan fasilitas disaster recovery, prosedur keamanan, juga mempertimbangkan faktor manajemen resiko.Proyek-proyek TI yang termasuk dalam kuadran Factory ditargetkan untuk manfaat biaya dan kualitas (lebih cepat, lebih akurat, lebih ekonomis). TI digunakan untuk mengurangi biaya, meningkatkan kinerja operasional, dan integrasi data dan sistem untuk menghindari duplikasi, dan kesalahan informasi.

Pemetaan kuadran factory ini memerlukan aplikasi accounting dan finance  untuk menunjang kegiatan operasional di dalam Gerai IKM, dalam hal ini sistem informasi yang dimiliki tidak secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan, namun keberadaannya mutlak diperlukan bagi gerai.  Kondisi yang saat ini terjadi adalah Gerai sulit meningkatkan penjualan, mempromosikan produk-produknya dan juga kegiatan operasional yang belum teratur sehingga Gerai IKM sangat memerlukan sistem teknologi informasi untuk menunjang kegiatan operasional dan juga dalam hal pemasaran , tanpa sistem informasi maka perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan lainnya.

        Aplikasi accounting dan finance yang akan diusulkan  yang dapat menangani perencanaan dan penganggaran keuangan, pengumpulan modal, operasi pembiayan dan juga pengendalian keuangan  adalah sebagai berikut :

a.     Decision Support System Manajemen Dana

Pengembangan modul Decision Suppoert System manjemen dana bertujuan  untuk membantu manajer accounting dan finance sebagai level menengah dalam proses pengambilan keputusan pengelolaan dana perusahaan dengan menggunakan informasi eksternal yang sudah tersedia diperusahaan, modul ini menampilkan beberapa alternative solusi dalam pembuatan keputusan mengenai pengelolaan dana perusahaan.

b.     Budgeting

Pengembangan modul anggaran bertujuan untuk memudahkan manejer Accounting dan Finance dalam menganalisis kondisi keuangan perusahaan untuk membuat perencanaan anggaran.

a.         Financial Controler

Pengembangan modul Financial Control bertujuan untuk memudahkan manajer Accounting & Finance dalam mengontrol kondisi keuangan perusahaan dan kesesuaian pemakaian anggaran. Modul ini menampilkan kondisi keuangan yang berjalan serta menampilkan perbandingan anggaran dan pemakaian anggaran.

 b.         General Ledger

Aplikasi General Ladger dikembangkan menjadi modul General Ledger. Modul ini dibangun untuk menangani proses pencatatan data transaksi akuntasi perusahaan.

c.          Financial Transaction

Pengembangan modul Financial Transaction bertujuan untuk membantu staff Finance mencatat penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

      Sistem informasi akuntasi dan keuangan juga bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah untuk Transaction Processing System (TPS) akuntansi, mengubah data menjadi informasi serta membuat informasi tersedia bagi para pengguna. Kemudian meningkatkan hubungan dengan pelanggan melalui komunikasi dan arus informasi yang baik, distribusi dapat dipercepat dan menjadi lebih murah, dan para tenaga pemasaran dapat mencapai lebih banyak orang, serta menjual barang online dengan harga yang lebih murah. Sistem informasi akuntansi meliputi berbagai aplikasi dalam area yaitu fungsi pembukuan, pembayaran tagihan elektronik, penetapan harga produk, audit pengendalian biaya dan analisis profitabilitas.