Penerapan Strategi IS

Penerapan Strategi IS

Dengan adanya penerapan sistem teknologi informasi ini harus disesuaikan dengan keadaan Gerai IKM, lebih baik perusahaan menggunakan jasa kontraktor luar (outsourcing) dalam hal pengembangan SI/TI yaitu merencanakan, memprogram, membangun aplikasi, mengintegrasikan, mengoperasikan dan memelihara sistem. Dengan menggunakan layanan outsourcing memungkinkan perusahaan mulai dari fungsi yang kecil dan nantinya akan berubah ke fitur penuh.

Proses pemesanan barang dari pelanggan bisa melalui telepon, datang langsung ataupun transaksi secara elektronik. Pemrosesan pemesanan secara cepat dan efektif diakui sebagai kunci kepuasan pelanggan. Setelah pemesanan masuk, sistem pemrosesan pesanan perlu menerima, mendokumentasikan, meneruskan, meringkasm dan meyimpan pesanan tersebut. Sistem terkomputerisasi dapat menelusuri penjualan berdasarkan produk dan daerah hingga menyediakan informasi penjualan atau pemasaran yang dapat berguna bagi Gerai.

Gerai IKM  memandang teknologi dan sistem informasi sebagai satu hal yang penting di masa yang akan datang sehingga perusahaan akan  tetap mempertahankan kesuksesan menjalankan kelangsungan bisnis dan tetap melakukan pengembangan teknologi dan sistem informasi. Perusahaan terus membangun semua sistem yang ada untuk kenyamanan pelanggan dan kemudahan dalam aktivitas perusahaan, seperti dalam penginputan data yang mendukung kegiatan operasional perusahaan dan juga meningkatkan tingkat perbaikan sistem.

Tujuan konvensional dari banyak aplikasi sistem informasi adalah untuk mengurangi biaya operasional dengan terus meningkatnya efisiensi tugas terstruktur yang berulang, seperti otomatisasi dari fungsi pencatatan, pelaporan akuntansi yang periodik. Peran aplikasi dari sistem informasi ini telah ditingkatkan tidak hanya berperan untuk efisiensi saha tapi untuk menambah keefektivan untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap masalah yang tidak terstruktur dengan efektif. Oleh karena itu sasaran kinerja startegik berhubungan dengan peningkatan kekuatan kompetitif perusahaan dan posisi serta prospek bisnis dimasa jangka panjang.

Perencanaan strategis operasional menentukan tindakan utama mengenai kebutuha Gerai IKM, yang fokusnya pada tugas spesifik yaitu seperti penyediaan perangkat keras, perangkat lunak, kebutuhan staff, penjadwalan pengembangan, dan implementasi. Perencanaan strategis sistem informasi dibutuhkan karena perusahaan menggunakan  teknologi informasi untuk mengimplemtasikan strategi bisnis untuk memenangkan persaingan. Karena sistem teknologi informasi yang digunakan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan, maka sistem-sistem teknologi yang dibangun harus dapat mencapai tujuan dari perusahaan yang sudah ditentukan dari perencanaan strategis bisnis. Oleh karena itu, perencanaan strategis sistem informasi harus dilakukan selaras dengan perencanaan strategis bisnis untuk membuat sistem-sistem teknologi informasinya.

Dalam Gerai IKM dapat diterapkan sistem integrasi yang fungsional yaitu integrasi startegi-strategi dari dua fungsi yaitu bisnis dan sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional menunjukan seberapa jauh integrasi antara strategi bisnis dan strategi sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional dapat dibagi menjadi dua yaitu integrasi strategi yang menggandengkan antara strategi bisnis dengan integrasi sistem teknologi informasi dengan penekanan pada domain eksternal. Sedangkan integrasi operasional berhubungan dengan domain internal, yaitu hubungan antara infrastuktur dan proses-proses organisasional dengan infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi.

Langkah berikutnya menelaah visi dan misi dengan membayangkan keadaan ideal masa mendatang untuk Gerai IKM ini. Langkah ini menggambarkan apa yang Gerai ingin ciptakan atau inginkan. Visi informasi harus mendukung visi bisnisnya. Visi yang akan diterapkan yaitu setiap karyawan mempunyai komputer sendiri yang saling terintegrasi dalam mengerjakan kegiatan operasionalnya sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan dan juga cepat dalam memberikan informasi kepada konsumen. Selain itu Gerai juga harus membangun sebuah website e-commerce untuk memudahkan konsumen bertransaksi dan juga dengan adanya website ini akan memperluas pangsa pasar.

Setelah visi telah dijabarkan, Gerai IKM juga harus merancang arsitektur sistem teknologi sistem informasi menggambarkan sumber-sumber daya informasi perusahaan akan digunakan untuk menggantarkan visinya. Arsitektur ini menunjukan bagaimana teknologi aktiva sumber daya manusia dan organisasi sistem teknologi informasi harus dilakukan dimasa mendatang.

Arsitektur sistem teknologi informasi terdiri dari dua komponen utama, yaitu komponen teknologi informasi terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan data. Sedangkan komponen manusia dari arsitektur sistem teknologi informasi adalah personel,nilai-nilai/kultur dan sistem manajemen.

Komponen aktiva teknologi dari arsitektur sistem teknologi informasi ini merupakan spesifikasi dari masa depan yang diinginkan untuk perangkat keras, perangkat lunak termasuk sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi, jaringan dan data. Dari komponen yang ada maka arsitektur sistem teknologi informasi yang diusulkan untuk Gerai IKM yaitu :

Tabel 5.7 Arsitektur Sistem Teknologi Informasi

Komponen Teknologi

Komponen Manusia

1.   Adanya multimedia/aplikasi yang digunakan sebagai interface untuk pemakai sistem baik untuk memasukan data maupun mendapatkan informasi. 2.   Menggunakan topologi star agar lebih efektif dan efisien 3.   Perangkat enterprise resource planning yang mendukung rantai nilai akan digunakan untuk menggantikan perangkat lunak aplikasi tradisional yang kurang terintegrasi. 4.   Stuktur data berbentuk basis data dengan penggunaan DBMS 5.   SQL standar bagi pemakai untuk melakukan end user computing. 6.   Pembangunan website e-commerce

1.   Perangkat lunak yang berlisensi resmi 2.   Setiap pemakai harus memasukan ID dan password. 3.   Adanya end user computing yang akan digunakan oleh koordinator atau penanggung jawab Gerai IKM. 4.   Dengan adanya teknologi informasi dapat meningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan 5.   Adanya pelatihan terhadap SDM tentang sistem teknologi informasi

            Dari penjelasan table diatas usulan untuk struktur datanya adalah menggunakan DBMS (Database Management System) yaitu aplikasi atau program yang bertanggung jawab dalam menjembatani antara keinginan user berupa akses dan proses manipulasi data. DBMS merupakan sebuah sistem yang berjalan secara automatik untuk melakukan manajemen koleksi data dan idealnya mampu memberikan solusi data yang ternormalisasi. DBMS sangatlah penting karena merupakan pusat dari aktifitas suatu manajemen data dengan menyediakan teknologi untuk mengakses, menambah, menghapus, memelihara, menampilkan, mencetak, mencari, memilih, mengurutkan dan memperbaharui data. DBMS menentukan mekanisme bagaimana data diorganisasi, dimanipulasi dan diambil kembali. Selain itu DBMS memberikan solusi mekanisme pemakaian data secara bersama. Dan juga DBMS menerima kode-kode program yang disebut SQL sebagai standar dalam menghubungkan antara aplikasi dengan data yang akan digunakan oleh end user computing / pemakai terakhir yang dapat mengakses data.      

            Untuk setiap pengembangan target aplikasi akan dibutuhkan teknolgi tertentu. Teknologi yang dibutuhkan harus dibandingkan dengan teknologi yang suda ada diperusahaan. Apabila teknologi yang dibutuhkan belum tersedia, maka dapat dikategorikan sebagai target teknologi.

Target teknologi tersebut kemudian harus dikomfirmasikan ke senior management untuk mendapat persetujuan akan pentingnya teknologi tersebut. Apabila target teknologi tersebut telah mendapat persetujuan dari senior management maka target teknologi tersebut akan menjadi bagian dari penyusunan strategi sistem informasi.

Tabel 5.8  Target Teknologi Usulan

Target Aplikasi	Kebutuhan Aplikasi	Target teknologi
Sistem Informasi Penjualan	Program penjualan yang terintegrasi dengan gudang dan administrasi	Hardware Server -       Processor : Intel Xeon 5060 -       Memory : 4GB -       Hard Disk : 500GB -       OS : Microsoft Windows Server 2008
Sistem Informasi Keuangan terintegrasi	(Financial Integrated Information System), meliputi : General Ledger, Account Receivables, Account Payables, Fixed Assets, Cash Management .
Sistem Informasi Operasional terintegrasi	sistem informasi pengiriman barang (Delivery Information System)	Client / PC (4 PC ) -       Processor : Intel Core 2 Duo -       Memory : 2 GB -       Hard Disk Drive : 160GB -       OS : Windows XP -       USB Port : 6 USB 2.0 ports
Sistem Informasi Personalia	Database karyawan, absensi, penggajian, pelatihan, penjadwalan kerja, evaluaasi kerja dan perekrutan karyawan	Network -       LAN Switch 3,2 Gb/s -       Modem ADSL 2 Mbps -       LAN Cables & Conecctor RJ45
Sistem Informasi Pemasaran	Website e-commerce	Printer -    Print Technology : Deskjet -    Print Speed : 56 ppm -    Memory : 8 MB

Tabel 5.9  Rekomendasi Area Fungsi Bisnis dan Aplikasi

Area Fungsional	Aplikasi	Proses Bisnis
Marketing	e-commerce	1.   Memberikan informasi tentang produk-produk yang dijual 2.   Merencanakan kegiatan promosi untuk pengenalan produk program. 3.   Mengelola perihal pembuatan media promosi seperti iklan, brosur, dan media lainnya. 4.   Berhubungan dengan pemasok untuk proses produksi iklan. 5.   Mendata program pemasaran. 6.   Melayani penjualan program jasa kepada pelanggan. 7.   Mendata pelanggan. 8.   Melayani pelanggan pasca program. Mendata keluhan, saran, kiritk, permintaan serta harapan ke depan pelanggan. 9.   Mengelola umpan balik pelanggan menjadi untuk evaluasi dan riset.
Finance & Accounting	OpenERP	1.   Menerima faktur penjualan 2.   Memeberikan invoice kepada pelanggan 3.   Membuat jurnal kas masuk dan keluar 4.   Membuat laporan keuangan dan anggaran 5.   Membuat perhitungan gaji karyawan
Operational & Administration	OpenERP	1.   Mendata transaksi pelanggan 2.   Menginputkan transaksi penjualan 3.   Membuat laporan harian 4.   Mendata data pemasok (UKM)
Human Resource	OpenERP	1.   Menyeleksi calon karyawan yang sesuai kriteria 2.   Membuat kontrak kerja 3.   Mengolah data profil karyawan 4.   Absensi karyawan 5.   Pelatihan
Warehouse	OpenERP	1.   Mendata barang yang dipasok oleh UKM 2.   Menginputkan stok barang 3.   Mengatur penjadwalan produksi

            Agar dalam pengembangan dan penerpannya dapat berjalan dengan baik, maka perlulah dibuat suatu rencana implementasi bagi perencanaan strategi SI/TI yang akan dilakukan. Tujuannya adalah agar seluruh rencana pengembangan dan implementasi dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana, dan tepat waktu. Diperkirakan waktu pengembangan dan penerapan keseluruhan rencana strategi SI/TI yang akan dilakukan akan berjalan selama 24 bulan (2 tahun). Berikut ini adalah rincian dari rencana implementasi yang akan dilakukan.

 Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa:

1.  Implementasi penerapan Aplikasi accounting merupakan hal yang pertama dilakukan dikarenakan hal tersebut dibutuhkan oleh Gerai IKM dalam menangani hal pencatatan transaksi, perencanaan, penganggaran keuangan, pengumpulan modal, operasi pembiayan dan juga pengendalian keuangan 

2.  Implementasi yang kedua adalah pembangunan e-commerce dimana dengan adanya web e-commerce dapat memperluas pangsa pasar karena sebagai media promosi/iklan dan juga adanya transaksi penjualan online serta menambah keunggulan kompetitif.

3.   Implementasi ERP,DSS dan SCM  dilakukan pada Gerai IKM adalah bertujuan untuk meningkatkan   proses setiap bagian unit kerja agar lebif efektif dan efisien.

4.  Pembenahan dan perekrutan karyawan juga dilakukan terlebih dahulu agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan unit kerja mereka serta keterampilan mereka. Sedangkan pembelian hadware dan pembangunan jaringan juga dilakukan diawal perencanaan karena setiap unit kerja membutuhkan PC untuk bekerja.

5.  Untuk strategi manajemen SI/TI dan strategi TI dilakukan bersamaan dengan implementasi usulan yang diberikan. Hal ini dilakukan untuk mendukung setiap strategi yang dilakukan dalam mencapai tujuan strategis perusahaan.

            Hasil dari proses perencanaan strategis sumber-sumber daya informasi ini akan dihasilkan keluaran berupa rencana strategis sistem-sistem teknologi informasi. Rencana strategis sistem teknologi informasi berisis seperangkat tujuan jangka panjang yang menunjukan pergerakan yang terukur ke arah visi informasi dan arsitektur sistem teknologi dan seperangkat prakarsa utama yang terkait yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran tersebut. Dibawah ini merupakan rencana strategis sistem teknologi informasi untuk Gerai IKM  Kalbar :

1.   Membangun aplikasi ERP yang dapat mengintegrasikan setiap unit kerja yang akan memudahkan kegiatan operasional menjadi lebih efektif dan efisien sehingga lebih memudahkan dalam pengambilan keputusan (DSS) dan juga pengendalian pasokan (SCM)

2.      Membangun arsitektur jaringan yang sesuai dengan bisnis dan kebutuhan pelanggan internal.

3.      Membangun perencanaan strategis untuk setiap unit kerja.

4.  Menuliskan daftar singkat tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk   membangun arsitektur jaringan.

5.     Adanya pelatihan untuk setiap karyawan untuk mengetahui tentang sistem teknologi informasi yang akan diterapkan di dalam Gerai.

6.   Membangun suatu website penjualan (e-commerce) yang merupakan perencanaan dan strategi bisnis untuk pemasaran dan penjualan produk.