Penerapan
Strategi IS
Dengan adanya penerapan sistem
teknologi informasi ini harus disesuaikan dengan keadaan Gerai IKM, lebih baik
perusahaan menggunakan jasa kontraktor luar (outsourcing) dalam hal pengembangan SI/TI yaitu merencanakan,
memprogram, membangun aplikasi, mengintegrasikan, mengoperasikan dan memelihara
sistem. Dengan menggunakan layanan outsourcing
memungkinkan perusahaan mulai dari fungsi yang kecil dan nantinya akan berubah
ke fitur penuh.
Proses pemesanan barang dari pelanggan bisa melalui
telepon, datang langsung ataupun transaksi secara elektronik. Pemrosesan
pemesanan secara cepat dan efektif diakui sebagai kunci kepuasan pelanggan.
Setelah pemesanan masuk, sistem pemrosesan pesanan perlu menerima,
mendokumentasikan, meneruskan, meringkasm dan meyimpan pesanan tersebut. Sistem
terkomputerisasi dapat menelusuri penjualan berdasarkan produk dan daerah
hingga menyediakan informasi penjualan atau pemasaran yang dapat berguna bagi
Gerai.
Gerai IKM memandang teknologi dan sistem informasi
sebagai satu hal yang penting di masa yang akan datang sehingga perusahaan akan
tetap
mempertahankan kesuksesan menjalankan kelangsungan bisnis dan tetap melakukan
pengembangan teknologi dan sistem informasi. Perusahaan terus membangun semua sistem yang ada untuk kenyamanan pelanggan dan kemudahan dalam aktivitas perusahaan, seperti dalam
penginputan data yang mendukung
kegiatan operasional perusahaan dan juga meningkatkan tingkat perbaikan sistem.
Tujuan konvensional dari banyak
aplikasi sistem informasi adalah untuk mengurangi biaya operasional dengan
terus meningkatnya efisiensi tugas terstruktur yang berulang, seperti
otomatisasi dari fungsi pencatatan, pelaporan akuntansi yang periodik. Peran
aplikasi dari sistem informasi ini telah ditingkatkan tidak hanya berperan
untuk efisiensi saha tapi untuk menambah keefektivan untuk membantu manajemen
dalam pengambilan keputusan terhadap masalah yang tidak terstruktur dengan
efektif. Oleh karena itu sasaran kinerja startegik berhubungan dengan
peningkatan kekuatan kompetitif perusahaan dan posisi serta prospek bisnis
dimasa jangka panjang.
Perencanaan strategis operasional
menentukan tindakan utama mengenai kebutuha Gerai IKM, yang fokusnya pada tugas
spesifik yaitu seperti penyediaan perangkat keras, perangkat lunak, kebutuhan
staff, penjadwalan pengembangan, dan implementasi. Perencanaan strategis sistem
informasi dibutuhkan karena perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk mengimplemtasikan
strategi bisnis untuk memenangkan persaingan. Karena sistem teknologi informasi
yang digunakan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan, maka sistem-sistem
teknologi yang dibangun harus dapat mencapai tujuan dari perusahaan yang sudah
ditentukan dari perencanaan strategis bisnis. Oleh karena itu, perencanaan
strategis sistem informasi harus dilakukan selaras dengan perencanaan strategis
bisnis untuk membuat sistem-sistem teknologi informasinya.
Dalam Gerai IKM dapat diterapkan
sistem integrasi yang fungsional yaitu integrasi startegi-strategi dari dua
fungsi yaitu bisnis dan sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional
menunjukan seberapa jauh integrasi antara strategi bisnis dan strategi sistem
teknologi informasi. Integrasi fungsional dapat dibagi menjadi dua yaitu
integrasi strategi yang menggandengkan antara strategi bisnis dengan integrasi
sistem teknologi informasi dengan penekanan pada domain eksternal. Sedangkan
integrasi operasional berhubungan dengan domain internal, yaitu hubungan antara
infrastuktur dan proses-proses organisasional dengan infrastruktur dan
proses-proses sistem teknologi informasi.
Langkah berikutnya menelaah visi
dan misi dengan membayangkan keadaan ideal masa mendatang untuk Gerai IKM ini.
Langkah ini menggambarkan apa yang Gerai ingin ciptakan atau inginkan. Visi
informasi harus mendukung visi bisnisnya. Visi yang akan diterapkan yaitu
setiap karyawan mempunyai komputer sendiri yang saling terintegrasi dalam mengerjakan
kegiatan operasionalnya sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan dan
juga cepat dalam memberikan informasi kepada konsumen. Selain itu Gerai juga
harus membangun sebuah website e-commerce
untuk memudahkan konsumen bertransaksi dan juga dengan adanya website ini akan
memperluas pangsa pasar.
Setelah visi telah dijabarkan,
Gerai IKM juga harus merancang arsitektur sistem teknologi sistem informasi
menggambarkan sumber-sumber daya informasi perusahaan akan digunakan untuk
menggantarkan visinya. Arsitektur ini menunjukan bagaimana teknologi aktiva
sumber daya manusia dan organisasi sistem teknologi informasi harus dilakukan
dimasa mendatang.
Arsitektur sistem teknologi
informasi terdiri dari dua komponen utama, yaitu komponen teknologi informasi
terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan data. Sedangkan
komponen manusia dari arsitektur sistem teknologi informasi adalah
personel,nilai-nilai/kultur dan sistem manajemen.
Komponen aktiva teknologi dari
arsitektur sistem teknologi informasi ini merupakan spesifikasi dari masa depan
yang diinginkan untuk perangkat keras, perangkat lunak termasuk sistem operasi
dan perangkat lunak aplikasi, jaringan dan data. Dari komponen yang ada maka
arsitektur sistem teknologi informasi yang diusulkan untuk Gerai IKM yaitu :
Tabel 5.7 Arsitektur Sistem
Teknologi Informasi
|
Komponen Teknologi
|
Komponen Manusia
|
|
1. Adanya multimedia/aplikasi yang digunakan sebagai interface untuk pemakai sistem baik
untuk memasukan data maupun mendapatkan informasi.
2. Menggunakan topologi star agar lebih efektif dan
efisien
3. Perangkat enterprise
resource planning yang mendukung rantai nilai akan digunakan untuk
menggantikan perangkat lunak aplikasi tradisional yang kurang terintegrasi.
4. Stuktur data berbentuk basis data dengan penggunaan
DBMS
5. SQL standar bagi pemakai untuk melakukan end user computing.
6. Pembangunan website e-commerce
|
1. Perangkat
lunak yang berlisensi resmi
2. Setiap
pemakai harus memasukan ID dan password.
3. Adanya
end user computing yang akan
digunakan oleh koordinator atau penanggung jawab Gerai IKM.
4. Dengan
adanya teknologi informasi dapat meningkatan kualitas pelayanan terhadap
pelanggan
5. Adanya
pelatihan terhadap SDM tentang sistem teknologi informasi
|
Dari
penjelasan table diatas usulan untuk struktur datanya adalah menggunakan DBMS (Database Management System) yaitu
aplikasi atau program yang bertanggung jawab dalam menjembatani antara
keinginan user berupa akses dan proses manipulasi data. DBMS merupakan sebuah
sistem yang berjalan secara automatik untuk melakukan manajemen koleksi data
dan idealnya mampu memberikan solusi data yang ternormalisasi. DBMS sangatlah
penting karena merupakan pusat dari aktifitas suatu manajemen data dengan
menyediakan teknologi untuk mengakses, menambah, menghapus, memelihara, menampilkan,
mencetak, mencari, memilih, mengurutkan dan memperbaharui data. DBMS menentukan
mekanisme bagaimana data diorganisasi, dimanipulasi dan diambil kembali. Selain
itu DBMS memberikan solusi mekanisme pemakaian data secara bersama. Dan juga
DBMS menerima kode-kode program yang disebut SQL sebagai standar dalam
menghubungkan antara aplikasi dengan data yang akan digunakan oleh end user computing / pemakai terakhir
yang dapat mengakses data.
Untuk
setiap pengembangan target aplikasi akan dibutuhkan teknolgi tertentu.
Teknologi yang dibutuhkan harus dibandingkan dengan teknologi yang suda ada
diperusahaan. Apabila teknologi yang dibutuhkan belum tersedia, maka dapat
dikategorikan sebagai target teknologi.
Target teknologi tersebut kemudian
harus dikomfirmasikan ke senior management untuk mendapat persetujuan akan
pentingnya teknologi tersebut. Apabila target teknologi tersebut telah mendapat
persetujuan dari senior management maka target teknologi tersebut akan menjadi
bagian dari penyusunan strategi sistem informasi.
Tabel
5.8 Target Teknologi Usulan
|
Target
Aplikasi
|
Kebutuhan
Aplikasi
|
Target
teknologi
|
|
Sistem
Informasi Penjualan
|
Program
penjualan yang terintegrasi dengan gudang dan administrasi
|
Hardware
Server
-
Processor : Intel Xeon 5060
-
Memory : 4GB
-
Hard Disk : 500GB
-
OS : Microsoft Windows Server 2008
|
|
Sistem
Informasi Keuangan terintegrasi
|
(Financial
Integrated Information
System), meliputi : General
Ledger, Account
Receivables,
Account Payables, Fixed Assets,
Cash
Management .
|
|
|
Sistem
Informasi Operasional terintegrasi
|
sistem
informasi pengiriman barang
(Delivery
Information System)
|
Client
/ PC (4 PC )
-
Processor : Intel Core 2 Duo
-
Memory : 2 GB
-
Hard Disk Drive : 160GB
-
OS : Windows XP
-
USB Port : 6 USB 2.0 ports
|
|
Sistem
Informasi Personalia
|
Database karyawan,
absensi, penggajian, pelatihan, penjadwalan kerja, evaluaasi kerja dan
perekrutan karyawan
|
Network
-
LAN Switch 3,2 Gb/s
-
Modem ADSL 2 Mbps
-
LAN Cables & Conecctor RJ45
|
|
Sistem
Informasi Pemasaran
|
Website e-commerce
|
Printer
-
Print Technology : Deskjet
-
Print Speed : 56 ppm
-
Memory : 8 MB
|
Tabel 5.9 Rekomendasi
Area Fungsi Bisnis dan Aplikasi
|
Area Fungsional
|
Aplikasi
|
Proses Bisnis
|
|
Marketing
|
e-commerce
|
1.
Memberikan informasi tentang produk-produk yang
dijual
2.
Merencanakan kegiatan promosi
untuk
pengenalan produk program.
3.
Mengelola perihal pembuatan media promosi seperti
iklan, brosur, dan media lainnya.
4.
Berhubungan dengan pemasok untuk proses produksi
iklan.
5.
Mendata program pemasaran.
6.
Melayani penjualan program jasa
kepada
pelanggan.
7.
Mendata pelanggan.
8.
Melayani pelanggan pasca program. Mendata keluhan,
saran, kiritk, permintaan serta harapan ke depan pelanggan.
9.
Mengelola umpan balik pelanggan menjadi untuk
evaluasi dan riset.
|
|
Finance &
Accounting
|
OpenERP
|
1.
Menerima faktur penjualan
2.
Memeberikan invoice
kepada pelanggan
3.
Membuat jurnal kas masuk dan keluar
4.
Membuat laporan keuangan dan anggaran
5.
Membuat perhitungan gaji karyawan
|
|
Operational
& Administration
|
OpenERP
|
1.
Mendata transaksi pelanggan
2.
Menginputkan transaksi penjualan
3.
Membuat laporan harian
4.
Mendata data pemasok (UKM)
|
|
Human Resource
|
OpenERP
|
1.
Menyeleksi calon karyawan yang sesuai kriteria
2.
Membuat kontrak kerja
3.
Mengolah data profil karyawan
4.
Absensi karyawan
5.
Pelatihan
|
|
Warehouse
|
OpenERP
|
1.
Mendata barang yang dipasok oleh UKM
2.
Menginputkan stok barang
3.
Mengatur penjadwalan produksi
|
Agar
dalam pengembangan dan penerpannya dapat berjalan dengan baik, maka perlulah
dibuat suatu rencana implementasi bagi perencanaan strategi SI/TI yang akan
dilakukan. Tujuannya adalah agar seluruh rencana pengembangan dan implementasi
dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana, dan tepat waktu.
Diperkirakan waktu pengembangan dan penerapan keseluruhan rencana strategi
SI/TI yang akan dilakukan akan berjalan selama 24 bulan (2 tahun). Berikut ini
adalah rincian dari rencana implementasi yang akan dilakukan.
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa:
1. Implementasi
penerapan Aplikasi accounting merupakan hal yang pertama dilakukan dikarenakan
hal tersebut dibutuhkan oleh Gerai IKM dalam menangani hal pencatatan
transaksi, perencanaan, penganggaran keuangan, pengumpulan modal, operasi
pembiayan dan juga pengendalian keuangan
2. Implementasi
yang kedua adalah pembangunan e-commerce dimana dengan adanya web e-commerce
dapat memperluas pangsa pasar karena sebagai media promosi/iklan dan juga adanya
transaksi penjualan online serta menambah keunggulan kompetitif.
3. Implementasi
ERP,DSS dan SCM dilakukan pada Gerai IKM
adalah bertujuan untuk meningkatkan proses setiap bagian unit kerja agar lebif
efektif dan efisien.
4. Pembenahan
dan perekrutan karyawan juga dilakukan terlebih dahulu agar karyawan dapat
bekerja sesuai dengan unit kerja mereka serta keterampilan mereka. Sedangkan
pembelian hadware dan pembangunan jaringan juga dilakukan diawal perencanaan
karena setiap unit kerja membutuhkan PC untuk bekerja.
5. Untuk strategi
manajemen SI/TI dan strategi TI dilakukan bersamaan dengan implementasi usulan
yang diberikan. Hal ini dilakukan untuk mendukung setiap strategi yang
dilakukan dalam mencapai tujuan strategis perusahaan.
Hasil
dari proses perencanaan strategis sumber-sumber daya informasi ini akan
dihasilkan keluaran berupa rencana strategis sistem-sistem teknologi informasi.
Rencana strategis sistem teknologi informasi berisis seperangkat tujuan jangka
panjang yang menunjukan pergerakan yang terukur ke arah visi informasi dan
arsitektur sistem teknologi dan seperangkat prakarsa utama yang terkait yang
harus dikerjakan untuk mencapai sasaran tersebut. Dibawah ini merupakan rencana
strategis sistem teknologi informasi untuk Gerai IKM Kalbar :
1. Membangun
aplikasi ERP yang dapat mengintegrasikan setiap unit kerja yang akan memudahkan
kegiatan operasional menjadi lebih efektif dan efisien sehingga lebih
memudahkan dalam pengambilan keputusan (DSS) dan juga pengendalian pasokan
(SCM)
2. Membangun
arsitektur jaringan yang sesuai dengan bisnis dan kebutuhan pelanggan internal.
3. Membangun
perencanaan strategis untuk setiap unit kerja.
4. Menuliskan
daftar singkat tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan
untuk membangun arsitektur jaringan.
5. Adanya
pelatihan untuk setiap karyawan untuk mengetahui tentang sistem teknologi
informasi yang akan diterapkan di dalam Gerai.
6. Membangun suatu website penjualan (e-commerce) yang merupakan perencanaan
dan strategi bisnis untuk pemasaran dan penjualan produk.
