Hubungan Accounting, Marketing and Sales dan Supply Chain Management serta Kaitannya dengan IT

Mengapa accounting berhubungan erat dengan Marketing and Sales dan Supply Chain Management dan bagaimana hubungannya dengan IT?

Karena Accounting merupakan sebuah system informasi yang menghasilkan informasi keuangan pada phiak-pihak yang berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi suatu perusahaan maka dari itu untuk menghasilkan informasi, accounting memerlukan data dari berbagai fungsional area lainnya seperti Marketing and Sales (M/S) serta Supply Chain Management (SCM). Karena accounting memusatkan pekerjaannya pada pencatatan, maka data yang dapat menjadi inputan adalah faktur, invoice, kwitansi, nota penjualan dan lain-lain.

Accounting, Marketing and Sales dan Supply Chain Management dapat saling berhubungan dengan lebih baik dengan menggunakan IT, karena dengan adanya IT, tiap bagian fungsi area dapat saling berbagi pakai data, dengan database yang sama. Salah satunya dengan menggunakan ERP,  dengan program yang sama, data yang sama, maka apabila terjadi pengupdate-an data, data yang diterima oleh setiap bagian sama-sama berubah (tidak redudansi) dan lebih actual atau terkini

Contoh :

Saat seorang sales menawarkan produk pada pembeli, pada saat menawarkan produk, tentu saja sales tersebut harus mengetahui berapa harga produk itu saat ini, agar dapat mengetahui apakah terjadi perubahan harga atau tidak, apakah ada discount yang sedang berlaku untuk produk tersebut dengan persyaratan yang telah ditentukan, dan dapat melihat historis pembeli, apakah pembeli ini mempunyai historis yang baik, kecenderungan membeli produk apa dalam jumlah berapa, sehingga penawaran yang diberikan lebih maksimal, berikut dengan potongan harganya. Dengan demikian, penawaran lebih baik, dan pembeli pun merasa tidak dirugikan apabila tidak mendapatkan potongan yang seharusnya mereka dapatkan, dengan adanya kepuasan dari pembeli, loyalitas pembeli pun dapat meningkat.

Pada saat pemesanan pun, M/S dapat mengecek data stok barang yang ada (diolah oleh pihak SCM) apakah jumlah produk yang tersedia mencukupi atau tidak, dan apabila tidak mencukupi dapat langsung menghubungi bagian SCM untuk meminta bagian SCM mengadakan produk tersebut (yaitu dengan memproduksi apabila perusahaan tersebut merupakan produsen, membeli apabila merupakan Stockiest atau retailer (PD)) dan dengan bantuan IT, misalnya dengan ERP, SCM dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut untuk menyelesaikan pesanan, baik dari pembelian bahan baku ke supplier, pemrosesan di pabrik, hingga shipping atau delivery (mengantarkan) produk ke konsumen, dengan mempertimbangkan terlebih dahulu, apakah bahan baku yang diperlukan cukup, jika tidak cukup apakah supplier dapat mengirimkan sesegera mungkin atau berapa lama waktu yang dibutuhkan supplier untuk memenuhi pesanan kita, dan melihat kepada pihak accounting apakah keuangan perusahaan dapat memenuhi pesanan kita (cukup atau tidak budget perushaan untuk melakukan transaksi pembelian dengan jumlah tersebut pada saat itu).

Apabila bagian Accounting dapat memenuhi keperluan pembelian untuk bahan baku yang akan diperlukan untuk produksi produk yang dipesan, maka SCM dapat menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan konsumen, dan dengan demikian M/S dapat melanjutkan transaksi penjualannya.

Setelah terjadi transaksi penjualan, maka faktur penjualan tersebut diserahakan ke bagian accounting untuk dicatat, sehingga pihak accounting dapat menentukan berapa penerimaan yang diterima, dan pihak SCM juga menyerahkan faktur pembelian dari bahan baku yang telah dibeli dari supplier, berikut biaya produksi dan pengantarannya sehingga accounting dapat mengetahui, berapa jumlah pengeluaran yang telah dikeluarkan, sehingga bagian accounting juga dapat menentukan berapa jumlah rugi atau laba yang dialami oleh perusahaan tersebut.

Pada cara tradisional, accouting dapat berkomunikasi dengan M/S dan SCM secara manual. Namun untuk melakukan penukaran informasi secara manual memakan waktu yang lama. Misalnya pada saat menawarkan produk kepada pembeli, M/S dapat saja menawarkan harga produk dengan harga terakhir yang diketauhinya, namun apabila ternyata terjadi perubahan harga pada produk tersebut, tidak menutup kemungkinan perushaan dapat mengalami kerugian, apabila ternyata setelah terjadi transaksi penjualan, ternyata M/S mengetahui harga produk tersebut naik, dan memeberi tahukan kepada konsumen bahwa harga yang diberikan salah dan perlu revisi faktur, maka hal tersebut dapat mengecewakan konsumen, selain itu juga memerlukan waktu yang lebih lama untuk merevisi faktur penjualan tersebut (karena manual) sehingga perputaran uang lebih lambat

Selain itu, apabila ternyata produk yang ditawarkan tersebut tidak tersedia, perlu waktu yang lama jika ditangani manual oleh SCM dalam pengecekan stok, berapa yang diperlukan, berapa lama supplier akan memenuhi pesanan. Apabila menggunakan IT, hal tersebut dapat diatasi, selain itu jug M/S dapat melihat produk apa saja yang kurang laku dan mana yang laku, sehingga dapat menawarkan produk yang kurang laku tersebut kepada konsumen, sehingga terjadi perputaran barang dan gudang pada SCM pun dapat digunakan dengan baik.

Dengan IT, bagian accounting dapat memproses data dengan lebih baik, karena mengurangi kesalahan perhitungan. Selain itu juga lebih cepat, tidak mengalami stagnasi apabila dokumen terhenti pada satu area fungsional, misalnya pada bagian M/S saat terjadi penjualan, tinggal menginputkannya di computer, shingga dapat mengurangi pemakanan waktu pengantaran hard copy nya ke bagian accounting. Dengan langsung menginputkannya, bagian accounting juga saat itu dapat menggunakan data dari faktur penjualan tersebut karena menggunakan database yang sama.

Jadi, Accounting, Marketing and Sales dan Supply Chain Management saling terkait karena saling membutuhkan satu sama lain pada bagian informasi data. Dan dengan IT, kegiatan penukaran informasi dan pengolahan data dapat lebih mudah dan cepat, sehingga perputaran uang, produk lebih cepat, dan penggunaan gudang lebih maksimal, memudahkan user dalam bekerja sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan dan stress sehingga peforma kerja lebih baik.

Dengan perputaran yang cepat karena proses yang dilakukan cepat, maka penghasilan perushaan lebih meningkat.