Fungsi Tata Kelola IT

Fungsi Tata Kelola IT

Tata kelola IT meliputi yaitu mendirikan rantai dari tanggung jawab, otoritas, dan komunikasi yang baik sebagai kebijakan, kemudian adanya standarisasi, pengukuran dan mekanisme pengontrolan yang mengarahkan anggota organisasi untuk membawa peran dan tanggung jawab masing-masing. Element ini berfungsi memutuskan ekspektasi, kemudian mengalokasikan sumber daya, mengolah resiko yang akan terjadi dan memverifikasi performa dari suatu tata kelola IT dan memberikan bagian dan tanggung jawab kepada anggota organisasi.

Tata kelola IT dialamatkan untuk isu yang sama yaitu dengan focus yang spesifik pada asset IT dan aktivitas pada perusahaan. Tata kelola IT yang baik yaitu dapat menambah keefektivitasan perusahaan dalam mengolah asset IT organisasi menjadi lebih optimal sehingga dapat mencapai tujuan bisnis, melindungi investasi IT dalam perusahaan, yaitu termasuk system, jaringan, jaminan akan keamanan dan kehandalan dalam strategi informasi.

Dalam tata kelola IT terdapat 3 struktur yaitu :

1.         Centralisasi yaitu menggabungkan semua staff,perangkat keras, perangkat lunak, data, dan proses ke dalam satu lokasi.

2.         Desentralisasi yaitu komponen yang sama dengan centralisasi namun disebar ke berbagai yang lokasi berbeda sesuai dengan kebutuhan bisnis.

3.         Federalisasi yaitu gabungan antara centralisasi dan desentralisasi.

Adanya penjelasan dari Weil mengenai definisi dari Tata Kelola IT adalah “spesifikasi untuk mengambil keputusan yang benar dan terhitung menurut kerangka kerja untuk menganjurkan bagaimana perilaku yang diinginkan dalam menggunakan IT”. Focus dari tata kelola IT bukan apa yang akan dikelola tetapi siapa yang menggunakannya. Dalam tata kelola IT yang baik mempunyai struktur dalam pengambilan keputusan

1.            Persetujuan dari otoritas pembuat keputusan dan tanggung jawabnya.

2.            Adanya mekanisme dalam membuat keputusan

Adanya dorongan untuk menjadikan perusahaan memiliki tata kelola IT yang baik yaitu dengan adanya nilai bisnis dari menggunakan IT,kemudian adanya pengakuan dari dampak baik terhadap penggunaan IT, dan IT dapat menjadi dorongan dalam tata kelola perusahaan dan dapat menyesuaikan diri.

              Dalam perusahaan pasti terdapat factor-faktor yang mempegaruhi dalam kebutuhan  IT dalam suatu organisasi yaitu :

1.         Kebiasaan bisnis dari perusahaan / atau keadaan perusahaan bisnis

2.         Adanya dampak dari strategi IT

3.         Adanya organisasi bersama

4.         Teknisi perusahaan dan control karekteristik seperti fungsi level dari karakteristik, dasar teknologi dan ukuran dan jumlah dari organisasi bersama. Dan factor lainnya.

Dengan adanya factor yang mempengaruhi tersebut dapat membuat para perusahaan mulai melakukan tata kelola IT karena banyak manfaat efektif jika diterapkan yaitu seperti meyakinkan bahwa IT dapat mendorong bisnis,memaksimalkan investasi dalam hal IT, kemudian IT dapat mengolah sesuatu yang berhubungan dengan resiko dan kesempatan, dan hasil positif dari bisnis seperti mengurangi biaya.

Selain adanya manfaat jika menerapkan tata kelola IT ada juga beberapa masalah dalam penerapan tata kelola IT  yaitu seperti :

1.      Adanya ketidak selarasan antara strategy IT dan strategi bisnis

2.      Tidak adanya pertemuan atau dukungan dalam keperluan penyesuaian

3.      Tingginya biaya IT atau tidak terbuktinya ROI

4.      Adanya peristiwa IT yang serius\

5.      Problem IT dalam pelayanan pengiriman

6.      Jumlah staff dan keahlian yang tidak cukup

7.      Adanya masalah terhadap outsourcing

8.      Kekurangan dari kecerdasan sehingga masalah pun menjadi berkembang

9.      Masalah pada isi dari dokumen atau tidak adanya management pengetahuan

10.  Adanya bencana dalam melakukan pemulihan atau adanya pengukuran bisnis yang berlanjut

11.  Pengarsipan melalui elektrik dan masalah pada penyimpan

12.  Keamanan dan perisatiwa pribadi

Dalam tata kelola IT terdapat cakupan dan praktik yaitu : garis bisnis IT, nilai investasi, projek dan pelayanan pengiriman, sumber daya manajemen, pengukuran performa IT, dan manajemen resiko. Dalam merancang tata kelola IT terdapat CSF dan Good Practice yaitu sederhana namun minimalis, adanya level dalam kepemimpinan,adanya keterlibatan dari bagian eksekutif, menyesuaikan dengan kepemilikan tapi tetap berpartisipasi, melaksanakan eksekusi tapi tetap berakomodasi tanpa pengecualian,mendefinisikan keuntungan dan target ekspektasi, dan maksud dari tata kelola yaitu evolusi tapi bukan revolusi dalam penerapannya.

 Ada isu IT terhadap lingkungan nasional yaitu ketersediaan staff IT yang professional, telekomunikasi yang terpusat, nasional IT strategi, memeliki level umum yang berpengalaman dengan IT, situs pasar lokal, control data dari luar, kesadaran akan teknologi, dan adanya gambaran tentang peluang.