Analisa Kerja Jaringan PERT dan CPM

Pengetian Jaringan Kerja

Defenisi Analisa jaringan kerja adalah suatu sistem kontrol proyek dengan cara menguraikan pekerjaan menjadi komponen-komponen yang dinamakan kegiatan (activity). Selanjutnya kegiatan ini disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga memungkinkan proyek dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan ekonomis, dalam waktu yang sesingkat mungkin dengan jumlah tenaga kerja yang minimum. 

Analisis jaringan kerja merupakan suatu teknik manajemen yang bermanfaat dalam mendisain, merencanakan, dan menganalisis suatu sistem. Disamping itu analisis jaringan kerja merupakan suatu teknik yang berguna dalam rancangan sistem karena teknik yang digunakan akan membantu para ahli analisis dalam mengetahui dan mengidentifikasi keterkaitan yang terdapat pada sub sistem yang ada. Agar dalam menganalisis jaringan kerja tersebut dapat berjalan dengan baik dan terencana sehingga menghasilkan suatu teknik manajemen yang bermanfaat memerlukan suatu prosedur yang baik untuk dapat melaksanakannya, yaitu dengan menggunakan pendekatan sistem. Pendekatan sistem digunakan sebagai pelaksanaan pandangan sistem. 

Analisis jaringan kerja memiliki hubungan dengan pendekatan sistem karena pendekatan sistem menggunakan cara berpikir dengan mempergunakan konsep sistem, sedangkan sistem itu sendiri adalah sekelompok unit yang bekerja sama secara keseluruhan berdasarkan suatu tujuan bersama atau seperangkat unit yang terorganisir. Pendekatan sistem juga mengembangkan sistem yang menawarkan suatu struktur pembuatan keputusan dan seperangkat strategi keputusan sehingga terjadi pengembangan sistem. Bila hal ini dilakukan maka akan sangat berguna bagi perancang sewaktu mengoreksi dirinya sendiri, untuk merencakan proses yang logis mengembangkan dan melaksanakan kesatuan buatan manusia. Sehingga hal itu akan melengkapi prosedur dimana ada pengkhususan tujuan sistem sejak semula. Kemudian perancang juga akan dapat menganalisa urutan untuk menemukan cara yang terbaik untuk mencapainya. Akhirnya sistem evaluasi yang terus menerus mengamati pelaksanaan tujuan dan melengkapi dasar untuk merencanakan perubahan dalam penelitian masalah ekonomi dan penampilan. Pelaksanaan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan memelihara sistem, menyebabkan sistem mempunyai kemungkinan untuk menjamin gambaran penampilan khusus, yang akan ditemukan bagi keluaran sistem. 

Dari penjelasan tentang pendekatan sistem dimana cara kerjanya yang begitu mendetail setiap hal sangat diperhatikan agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan dan rencana, dan apabila ada suatu masalah harus segera dilihat kembali tujuan dari pelaksanaan tersebut. Hal inilah mengapa analisis jaringan kerja menggunakan pendekatan sistem di dalam melaksanakan program kerjanya. Selain itu pendekatan sistem merupakan satu proses untuk mencapai yang efektif dan efisien suatu tujuan yang diharapkan mendasari pada kebutuhan yang sudah tersusun, suatu bentuk pemecahan masalah yang logis yang berhubungan erat dengan metode yang ilmiah, suatu proses dimana kebutuhan itu diidentifikasi, atau masalah yang diseleksi. Dari penjelasan tentang pendekatan sistem tersebut analisis jaringan kerja memiliki hubungan yang erat dengan pendekatan sistem, yaitu agar di dalam proses jaringan kerja tersebut mencapai yang efektif dan efisien dan suatu tujuan yang diharapkan mendasari pada kebutuhan yang sudah tesusun. Selain itu analisis jaringan kerja juga menggunakan berbagai metode didalam programnya.

Lebih jelasnya lagi untuk mengetahui mengapa analisis jaringan kerja menggunakan pendekatan sistem yaitu dapat kita lihat analisis memiliki tujuan yang jelas, memiliki persyaratan di dalam penerapan analisis jaringan kerja dan memiliki tahapan dalam penerapan analisis jaringan kerja. Selain itu analisis jaringan kerja juga menggunakan komputer. 

Persyaratan yang harus dipenuhi penerapan analisis jaringan kerja antara lain:

1. Model harus lengkap. 

Analisis jaringan kerja merupakan model yang kompleks yaitu mencakup informasi kegiatan, informasi sumber daya yang dibangun dalam diagram jaringan kerja (network diagram).

2. Model harus cocok. 

Tentunya diagram jaringan kerja proyek pelatihan guru berlaku untuk proyek itu sendiri, tidak untuk proyek pembangunan jembatan.

3. Asumsi yang dipakai tepat.

Analisis jaringan kerja harus menggunakan asumsi, karena ketepatan asumsi sangat mempengaruhi keberhasilan analisis jaringan kerja.

4. Sikap pelaksanaan. 

Sikap pelaksanaan proyek diharapkan dan tentunya dianggap menjadi pendukung penyelenggaraan proyek.

Di dalam analisis jaringan kerja juga memiliki tahapan di dalam penerapan analisis jaringan kerja yaitu :

1. Pembuatan

Dimana tujuan akhir dari tahap pembuatan ini adalah terciptanya suatu model yang dapat dipakai sebagai patokan selama penyelenggaraan proyek. Di dalam pembuatan ini juga masih memiliki tahapan-tahapan lagi yaitu : inventarisasi kegiatan, hubungan antar kegiatan, menyusun diagram jaringan kerja, data kegiatan, analisa waktu dan sumber daya, batasan dan leveling.

2. Pemakaian

Bila pembuatan telah selesai maka model yang telah jadi tersebut dipakai pada proses pelaksanaan tiap kegiatan sesuai dengan kegiatan yang ada dalam diagram jaringan kerja. Terdapat beberapa alternatif cara pelaporan berdasarkan kuantitas dalam bentuk satuan pekerjaan/kegiatan atau dalam bentuk relatif atau persentase; dan berdasarkan jangka waktunya serta kumulatif atau periodik.

3. Perbaikan

Perbaikan dilakukan karena tidak tepatnya asumsi yang dipakai pada saat pembuatan. Tahap perbaikan dibatasi pada kegiatan yang tidak sesuai dengan usaha pencapaian keberhasilan proyek. Dan selanjutnya pada tahap dilakukan revisi.

2. Terminologi dan Kaidah Dasar Jaringan Kerja

Terminologi dan kaidah dasar jaringan kerja adalah sebagai berikut :

a. Anak panah (arrow), Disini kegiatan digambarkan sebagai anak panah yg menghubungkan dua lingkaran yg mewakili dua peristiwa. Ekor anak panah merupakan awal dan ujungnya merupakan akhir kegiatan.

b. Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa atau event. Kejadian didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan.

c. Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu atau dummy . Dummy tidak mempunyai jangka waktu tertentu, karena tidak memakai sejumlah sumber daya.

Aktivitas dummy adalah aktivitas yang sebenarnya tidak ada, sehingga tidak memerlukan pemakaian sumber daya.. Dummy terjadi karena terdapat lebih dari satu kegiatan yang mulai dan selesai pada event yang sama.

Penggunaan simbol-simbol ini mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:

1. Di antara dua event yang sama, hanya boleh digambarkan satu anak panah.

2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf atau nomor urut event.

3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke event bernomor tinggi.

4. Diagram hanya memiliki sebuah initial evet dan sebuah terminal event.

3. Teknik-Teknik Jaringan Kerja

Salah satu prosedur yang telah dikembangkan berdasarkan jaringan kerja untuk mengatasi permasalahan pengelolaan suatu proyek adalah:

1. PERT (Program Evaluation dan Review Technigue). 

Teknik ini adalah suatu metode yang bertujuan untuk semaksimal mungkin mengurangi adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan perbedaan-perbedaan ; mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat seleksinya proyek-proyek. Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. 

2. C.P.M (critical path method)

Suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jadi CPM merupakan analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan. 

T. Hari Handoko (1993 hal. : 401) mengemukakan bahwa : PERT adalah suatu metode analisis yang dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengendalian proyek-proyek yang kompleks, yang menuntut bahwa masalah utama yang dibahas yaitu masalah teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya sehingga dapat diselesaikan secara tepat waktu dan biaya, sedangkan CPM adalah suatu metode yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya proyek dimana dapat ditentukan kapan pertukaran biaya dan waktu harus dilakukan untuk memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya seminimal mungkin.

CPM ( Critical Path Method )

            1. Pengertian CPM

            T. Hani Handoko (1993 : 401) mengemukakan bahwa CPM adalah suatu metode yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya proyek dimana dapat ditentukan kapan pertukaran biaya dan waktu harus dilakukan untuk memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya seminimal mungkin.

CPM adalah suatumetode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jadi CPM merupakan fasilitas analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan.

Teknik penyusunan jaringan kerja yang terdapat pada CPM, sama dengan yang digunakan pada PERT. Perbedaan yang terlihat adalah bahwa PERT menggunakanactivity oriented, sedangkan dalam CPM menggunakan event oriented. Pada activity oriented anak panah menunjukkan activity atau pekerjaan dengan beberapa keterangan aktivitasnya, sedang event oriented pada peristiwalah yang merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas.

 PERT ( Program Evaluation Review Technique )

            1. Pengertian PERT

PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evaluation Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method. PERT pada awalnya didesain untuk industri yang menghasilkan produk tidak standar dan mengalami perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri pertahanan dan ruang angkasa, sehingga masalah ketidakpastian dalam penyelesaian. (Siswanto, 2007) analisis jaringan kegiatan, dan peristiwa atau disingkat analisis jaringan kerja adalah istilah umum yang meliputi berbagai metode perencanaan proyek diantaranya, yang paling terkenal adalah PERT dua sistem ini dikembangkan di Amerika Serikat untuk proyek-proyek skala besar dalam bidang pertahanan (E. Jasifi, 1994).

T. Hari Handoko (1993, 401) mengemukakan bahwa PERT adalah suatu metode analisis yang dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengendalian proyek-proyek yang kompleks, yang menuntut bahwa masalah utama yang dibahas yaitu masalah teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya sehingga dapat diselesaikan secara tepat waktu dan biaya.

Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vaktor atau garis menunjukkan suatu urutan pekerjaan.

4. Perbedaan dan Keterbatasn CPM dan PERT

Pada prinsipnya yang menyangkut perbedaan PERT dan CPM adalah sebagai berikut :

1.      PERT digunakan pada perencanaan dan pengendalian proyek yang belum pernah dikerjakan, sedangkan CPM digunakan untuk menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas yang sudah pernah dikerjakan sehingga data, waktu dan biaya setiap unsur kegiatan telah diketahui oleh evaluator.

2.      Pada PERT digunakan tiga jenis waktu pengerjaan yaitu yang tercepat, terlama serta terlayak, sedangkan pada CPM hanya memiliki satu jenis informasi waktu pengerjaan yaitu waktu yang paling tepat dan layak untuk menyelesaikan suatu proyek.

3.      Pada PERT yang ditekankan tepat waktu, sebab dengan penyingkatan waktu maka biaya proyek turut mengecil, sedangkan pada CPM menekankan tepat biaya.

4.      Dalam PERT anak panah menunjukkan tata urutan (hubungan presidentil), sedangkan pada CPM tanda panah adalah kegiatan.

Adapun yang menjadi keterbatas PERT dan CPM adalah :

1.      Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil.

2.      Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.

3.      Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.

4.      Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis, maka yang nyaris kritis perlu diawasi.

5. Tujuan Teknik Analisis Jaringan Kerja

Adapun tujuan teknik analisis jaringan kerja adalah : 

a. Untuk mengkoordinir semua unsur (element) proyek kedalam suatu rencana utama (master plan) dengan menciptakan suatu model kerja untuk melengkapai proyek sehingga diperoleh data sebagai berikut : 

1. Waktu terbaik untuk pelaksanaan kegiatan

2. Pengurangan/penekanan ongkos/biaya 

3. Pengurangan resiko. 

b. Mempelajari alternatif-alternatif yang terdapat didalam dan diluar proyek.

c. Untuk mendapatkan atau mengembangkan skedul yang optimum.

d. Penggunaan sumber-sumber secara efektif dan efisien. 

e. Alat komunikasi antar pimpinan. 

f. Pengawasan pembangunan proyek. 

g. Memudahkan revisi atau perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi. 

6. Manfaat Analisis Jaringan Kerja

Adapun manfaat analisis jaringan kerja adalah sebagai berikut :

a. Untuk melengkapi rancangan, untuk memperbaiki metode perencanaan dan pengawasan, memperbaiki komunikasi dan pengambilan keputusan dan secara umum untuk mempertinggi effektivitas manajemen dalam menyelesaikan proyek. 

b. Untuk penghematan biaya, waktu dan mempertinggi daya guna (effisiensi) kerja, baik manusia maupun peralatan serta menjamin ketepatan selesainya suatu proyek. 

7. Menggambar Jaringan Kerja

Panduan dalam menggambar jaringan kerja :

1. Buatlah anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan, dan garis putus-putus untuk Dummy.

2. Keterangan kegiatan ditulis diatas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya.

3. Hindarkan sejauh mungkin garis menyilang.

4. Peristiwa/ kejadian dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yg bersangkutan jika mungkin berada didalamnya.

5. Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.

8. Penentuan Waktu

Setelah jaringan kerja dapat digambarkan, kemudian diestimasikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing aktivitas, dan menganalisis seluruh diagram network untuk menentukan waktu terjadinya masing-masing event. Dalam mengestimasi dan menganalisis waktu ini, akan terdapat satu atau beberapa lintasan tertentu dari kegiatan-kegiatan pada jaringan kerja tersebut yang menentukan jangka waktu penyelesaian seluruh proyek. Lintasan ini disebut lintasan kritis (critical path). Jalur kritis adalah jalur yang memiliki rangkaian komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian yang tercepat. Pada jalur ini terletak kegiatan-kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan

Selain lintasan kritis, terdapat lintasan-lintasan lain yang mempunyai jangka waktu yang lebih pendek daripada lintasan kritis. Dengan demikian, maka lintasan yang tidak kritis ini mempunyai jangka waktu untuk bisa terlambat, yang disebut float/slack.

Float/slack memberikan sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas pada sebuah jaringan kerja, dan ini dipakai pada waktu penggunaan network dalam praktek, atau digunakan pada waktu mengerjakan penentuan jumlah material, peralatan, dan tenaga kerja. 

Float terbagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Total float/slack, 

Jumlah waktu di mana waktu penyelesaian suatu aktivitas dapat diundur tanpa mempengaruhi saat paling cepat dari penyelesaian proyek secara keseluruhan

b. Free float/slack, 

Jumlah waktu di mana penyelesaian suatu aktivitas dapat diukur tanpa mempengaruhi saat paling cepat dari dimulainya aktivitas yang lain atau saat paling cepat terjadinya event lain pada network. 

Notasi yang digunakan

Untuk mempermudah perhitungan penentuan waktu digunakan notasi-notasi sebagai berikut:

TE = earliest event occurrence time, yaitu saat tercepat terjadinya event.

TL = latest event occurrence time, yaitu saat paling lambat terjadinya event.

ES = earliest activity start time, yaitu saat paling cepat dimulainya aktivitas.

EF = earliest activity finish time, yaitu saat paling cepat diselesaikannya aktivitas.

LS = latest activity start time, yaitu saat paling lambat dimulainya aktivitas.

LF = latest activity finish time, yaitu saat paling lambat diselesaikannya aktivitas.

t = activity duration time, yaitu waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

S = total slack/float

SF = free slack/float

Asumsi dan perhitungan

Asumsi yang digunakan dalam melakukan perhitungan adalah:

1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event.

2. Saat tercepat terjadinya initial event adalah hari ke-nol

3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adalah TL = TE untuk event ini.

Adapun cara perhitungan yang harus dilakukan terdiri atas dua cara, yaitu:

1. Perhitungan maju (forward computation)

Pada perhitungan ini, perhitungan bergerak dari initial event menuju ke terminal event. Tujuannya adalah untuk menghitung saat yang paling cepat terjadinya events dan saat paling cepat dimulainya serta diselesaikannya aktivitas-aktivitas.

2. Perhitungan mundur (backward computation)

Pada perhitungan ini, perhitungan bergerak dari terminal event menuju ke initial event. Tujuannya adalah untuk menghitung saat paling lambat terjadinya events dan saat paling lambat dimulainya dan diselesaikannya aktivitas-aktivitas.

Untuk melakukan perhitungan maju dan perhitungan mundur, lingkaran event di bagi atas tiga bagian.

Setelah kedua perhitungan di atas selesai, kemudian dilakukan perhitungan untuk mencari nilai slack/float. 

Adapun cara perhitungannya adalah sebagai berikut:

1. Total float/slack dihitung dengan cara mencari selisih antara saat paling lambat dimulainya aktivitas dengan saat paling cepat dimulainya aktivitas, atau dengan mencari selisih antara saat paling lambat diselesaikannya aktivitas dengan saat paling cepat diselesaikannya aktivitas.

2. Free float/slack aktivitas dihitung dengan cara mencari selisih antara saat tercepat terjadinya event di ujung aktivitas dengan saat tercepat diselesaikannya aktivitas tersebut.

Read More..

Pengertian JAD (Joint Application Development)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

 

JAD (Joint Application Development)

Teknik Joint Application Development (JAD) merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses. Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahap-tahapan (metode).

Teknik Join Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara pengembang dengan pemakai sistem informasi) merupakan:

• Penerapan JAD jika pengembang dan user bekerja bersama dalam satu tim akan sangat mendukung penerapan prototyping.
• Penentuan keperluan oleh sekumpulan pemegang saham.
• Melibatkan kerjasama tim projek, pengguna dan pengurusan.
• Dapat mengurangkan  scope creep hingga 50%.
• Teknik yang sangat berguna.

Metode JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik yang dibuthkan dan unsur rancangan eksternal. Tujuan JAD adalah memberi kesempatan kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi.

Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :

1. Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
4. User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatn user dalam proses perancangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi dengan komputer.
5. Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang berdampak terhadap mereka.

Peserta JAD

v  Fasilitator

Ø  Dilatih dengan teknik-teknik JAD

Ø  Menentukan agenda dan membantu mengumpulkan proses-proses

v  Scribe(s) atau Catat

Ø  Merekam atau mencatat kandungan atau inti pada sesi JAD

v  Pengguna dan pengurus yang berpengetahuan tinggi dari unit bisnis

Sesi JAD

v  Komitmen masa– ½ hari hingga beberapa minggu

v  Pengurusan bersama-sama diperlukan untuk pelepasan tugas

v  Perancangan teliti diperlukan

v  Agenda formal dan peraturan asas

v  Struktur atas-bawah paling efektif

v  Aktiviti fasilitator

Ø  Perjalanan sesi yang licin

Ø  Bantuan untuk istilah teknikal

Ø  Catat atau rekam kumpulan input

Ø  Neutral, tetapi bantu selesaikan isu

v  e-JAD boleh membantu mengurangkan kumpulan masalah biasa

v  Laporan susulan selepas-sesi

Teknik JAD merupakan teknik yang melengkapi teknik analisis dan perancangan sistem dengan menekankan pengembangan partisipatif diantara system owners, users, designers, and builders. Selama sesi JAD untuk perancangan sistem, system designer akan mengambil peran sebagai facilitator untuk beberapa workshop yang ditujukan untuk menyelesaikan problem problem perancangan.

Memperkecil Masalah dalam sesi JAD

• Kurangkan dominasi
• Galakkan penglibatan menyeluruh
• Agenda merry-go-round
• Konflik tidak selesai
• Hindari ketegangan

JAD (Joint Application Development/Design) merupakan salah satu teknik manajemen dalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi (SI) dalam konteks proyek. Porsi terbesar dan terumit dari proses implementasi SI adalah justru pada proses transisinya, karena terkait banyak aspek tidak hanya di sisi teknologi tapi harus memahami sisi sosial, manajerial dan SDM.

Implementasi SI

Masalah terbesar dari implementasi SI adalah untuk mengetahui kebutuhan dari user, apalagi dengan karakter proyek :

• Sistem yang melibatkan multi-organisasi/divisi (penggunanya dari beberapa role dan divisi)
• Bisnis proses yang kompleks
• Kebutuhan yang sangat spesifik dan customized.

Dengan karakter proyek yang semacam ini, tidak cukup bagi seorang system analyst (SA) menentukan kebutuhan hanya dengan teknik wawancara, observasi ataupun kuesioner. Banyak kasus ditemui, bahwa pada akhirnya apa yang kita dapatkan dari proses analisa kebutuhan di awal proyek, tidak match dengan kebutuhan sesungguhnya dari pengguna sistem, sehingga sistem akhirnya tidak dapat digunakan dengan baik.

Masalah lain adalah di sisi waktu. Teknik-teknik seperti itu seringkali sangat time consuming, sangat membutuhkan waktu yang lama. Sering juga tim developer dihadapkan situasi bahwa tidak semua stakeholder proyek memiliki kepedulian yang sama dengan yang lain. Seorang manajer tidak mengetahui kebutuhan detail dari staf-staf operasional, sementara itu staf operasional mungkin juga tidak memahami sepenuhnya spirit, goal dari SI.

JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam bentuk workshop-workshop atau forum diskusi.

Penggunaan workshop dikarenakan teknik JAD ini bukanlah sekedar rapat-rapat yang biasa dilakukan dalam sebuah proyek dan melibatkan seluruh stakeholder proyek. JAD adalah tim yang nantinya akan membuat rancangan dan mengawasi, memonitor bersama jalannya proyek.

Secara garis besar yang perlu terlibat adalah :

1. Sponsor. Sponsor ini berarti project owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi SI yang dilakukan. Without the executive sponsor's commitment, people do not show up for workshops on time or sometimes at all. Schedules change and projects are delayed. In short, without an executive sponsor, there is no project!
2. Business Users. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah person yang melakukan pekerjaan real di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan representative end user adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior.
3. System Analyst (Tim Developer). Person/tim ini yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya.
4. System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. Perannya lebih seperti konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual dan berbasis pengalaman.
5. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik.

Tentu saja, setelah penyusunan tim JAD, diperlukan strategi yang tepat dalam melakukan workshop-workshop, sehingga proses dilakukan lebih efektif. Yang jelas, teknik ini sudah terbuktif efektif dalam menyelesaikan masalah-masalah implementasi SI.

Contoh JAD

Misalnya mengelola dan mengupdate content web dan SIG penataan ruang  PU agar tetap operasional dan mengembangkan portal penataan ruang melalui pembuatan aplikasi pelengkap untuk menjadi portal yang mempunyai fungsi utama mengkomunikasikan data spasial kepada stakeholder penataan ruang.

Dalam pelaksanaan pengembangan sistem ini, akan dilakukan secara Joint Application Development (JAD), konsultan akan bekerjasama dengan tim pengelola portal Penataan Ruang, sehingga ahli teknologi kepada Ditjen Penataan Ruang Departemen PU dapat dilakukan secara lancar. Adapun urutan-urutan kegiatan JAD yang ditawarkan adalah sebagai berikut:

1. Proyek diawali

2. Analisis Sistem

3. Perancangan Sistem

4. Review

5. Pengembangan Sistem

6. Pengujian Sistem (IT Test & User Acceptance Test)

7. Pelatihan

8. Implemenatsi Sistem

9. Proyek Selesai

JRP (Joint Requirement Planning)

JRP (Joint Requirement Planning) merupakan salah satu teknik-teknik pengumpulan data yang nantinya dapat membantu proses pengembangan sistem secara keseluruhan.

Teknik JRP :

•         Merupakan sebagian dari Aplikasi Pembangunan bersama (JAD).

•         Bertujuan menganalisa masalah bagi sistem yang telah ada dan mendata keperluan baru bagi sistem yang dicadangkan.

•         Tempoh masa bagi JRP ialah 3-5 hari.

•         Gunakan pendekatan sumbang-saran.

•         Peserta peserta yang terlibat ialah fasilitator, penanya, para pengurus, pengguna sistem, staf teknologi, dan pencatat.

JRP merupakan bagian dari aplikasi pengembangan bersama yaitu, teknik-teknik aplikasi keseluruhan dari seluruh proses pengembangan system. JRP menyediakan lingkungan kerja untuk mengpercepat pekerjaan analisis system dan kemampuan mendeliver. Dalam analisis sistem dibutuhkan partisipasi dari pemilik dan pengguna system. Selain itu, juga diperlukan fasilitator dengan kemampuan mediasi dan negosiasi yang baik untuk memastikan bahwa setiap kelompopk mendapatkan kesempatan yang sesuai untuk berkontribusi dalam pengembangan system. 

Joint requirements planning (JRP):

–        penggunaan workshop yang difasilitasi untuk mengumpukan system owners, users, dan analysts, dan beberapa systems designer and builders untuk bersama-sama melakukan analisis sistem

–        JRP biasanya merupakan bagian dari metoda yang lebih besar yang disebut joint application development (JAD), sebuah aplikasi yang lebih komprehensif dari teknik JRP untuk proses pengembangan sistem secara keseluruhan.

Panduan Sumbang-saran di dalam Kelompok  JRP

•         Ruang peserta terasing, jauh dari segala bentuk pengaruh dan gangguan.

•         Semua peserta perlu faham tentang agenda yang didiskusikan.

•         Adanya alat bantuan atau kemudahan peserta seperti komputer dan papan putih.

•         Perlunya pemikiran idea secara spontan.

•         Setelah habis idea, cadangan-cadanagan dianalisa.

Kebaikan JRP

•         Menyuntik dan menyuburkan perasaan pemilikan dan tanggungjawab

–        JRP merupakan platform dimana pemikiran pengguna diterima dan dihargai.

•         Meningkatkan masa pembangunan

–        Semua peserta, dokumen dan individu dikumpulkan dalam satu kelompok kerja.

•         Memudahkan bengkel latihan

–        Sistem dibina mengikuti kehendak pengguna, oleh karena itu pengguna lebih mudah memahami operasi sistem.

JRP menyediakan lingkungan kerja untuk mengpercepat pekerjaan analisis system dan kemampuan mendeliver. Dalam analisis sistem dibutuhkan partisipasi dari pemilik dan pengguna system. Selain itu, juga diperlukan fasilitator dengan kemampuan mediasi dan negosiasi yang baik untuk memastikan bahwa setiap kelompopk mendapatkan kesempatan yang sesuai untuk berkontribusi dalam pengembangan system.

Menganalisis Functional Requirement

Analisis functional requirement perlu dilakukan agar requirement dapat diverifikasi dan dikomunikasikan baik pada audiens bisnis maupun pada audiens teknik. Ada dua pendekatan kepada dokumentasi dan validasi functional requirement yaitu system modeling dan prototyping.

Logical System Model, menggambarkan apa suatu system itu atau apa yang system tersebut harus lakukan – bukan bagaimana suatu system akan diimplementasikan. Logical model menggambarkan esensi persyaratan suatu system dan biasa disebut essential system models. Logical model mengeksperikan requirement bisnis (atau terkadang logical design) , dan bukan solusi teknis.

Secara teoritis, dengan berfokus pada logical design dari system, maka tim dalam proyek akan:

-       Memisahkan masalah bisnis dengan solusi teknik

-       Lebih mempertimbangkan cara baru dan berbeda untuk mengembangkan proses-proses bisnis

-       Lebih mempertimbangkan solusi teknik alternative dan berbeda

Prototyping pada tahap ini serupa dengan yang digunakan pada tahapan analisis requirements. Discovery prototyping biasa digunakan dalam system pengembangan proyek, terlebih apabila terjadi kesulitan dalam memvisualisasikan keperluan bisnis.  Requirement dianalisis untuk akurasi, urgensi, konsistensi, fleksibilitas, dan feasibilitas dan menghasilkan beberapa criteria. System modeling hamper selalu didasari peraturan mengenai kelengkapan, keakuratan dan konsistensi dari komponen yang dibuat ke dalam model.

Tugas ini difasilitasi oleh system analis yang juga mendokumentasikan dan menganalisis hasil.  Pengguna system merupakan pemberi input factual. Apabila functional requirements telah disetujui, maka analis dan pengguna dapat segera memngkonstruksi system model dan prototype. Dengan teknik model driven, dapat digunakan beberapa kombinasi dari model berikut :

-       Data

Meng-capture dan menyimpan data. Model data seperti entity relationship diagram digunakan untuk mendokumentasi dan menganalisa data keperluan untuk system baru secara mendetail.

-       Process

Model proses seperti data flow diagram digunakan untuk memodelkan pekerjaan melalui system, content yang mendetail dari input, output, dan file, dan detail logika dari tiap proses.

-       Interfaces

Model interface seperti context diagram dan use case diagram menggambarkan eksternal input output dari dan ke system, beserta sumber dan tujuannya.

Sekarang, banyak system analis yang bereksperimen dengan object model sebagai alternative dari model data dan model proses.

Untuk menganalisis keperluan dapat digunakan beberapa teknik berikut :

• Data, proses, dan teknik modeling tampilan, sangat penting untuk divisualisasikan secara grafis agar dapat dianalisa dengan baik.
• Mengkonstruksi dan menjaga system model menggunakan software-software diagramming untuk mendasari dokumentasi yang lebih detail. CASE tools dapat digunakan karena memberikan keuntungan yaitu dapat melakukan cek kelengkapan, kekonsistenan, dan kebenaran dari model system.
• Menggunakan teknik prototyping.
• Menggunakan fact –finding techniques.

Menyalin dan Melengkapi Requirements

Berdasarkan analisis yang masuk berdarakan kombinasi system model dan prototype, maka kemudian perlu dilakukan validasi keperluan. Apabila setiap requirement telah diverifikasi pada model atau prototype, maka tahapan ini lebih merupakan completeness check terhadap verifikasi tersebut.

Requirements tracing merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa draft requirements telah didefinisikan dalam suatu form. Hal ini dilakukan dengan cara menyalin system model atau prototype kepada fungsional requirement sebelumnya untuk memastikan bahwa semua fungsional requirement telah berada dalam model system.

Sebagai tambahan untuk kelengkapan, perlu juga dilakukan asosiasi antara keperluan fungsional dan  non-fungsional. Tugas ini difasilitasi oleh manajer proyek dan system analis. Pemilik system merupakan pemegang peranan kunci untuk memastikan kelengkapan dari spesifikasi keperluan.

Memprioritaskan Requirement

Prioritas keperluan berguna untuk mengetahui keperluan apa yang lebih penting dari yang lainnya sehingga perlu untuk diselesaikan. Hal ini dimaksudkan untuk meminimasi biaya. Pemrioritasan ini dapat dilakukan dengan suatu teknik yang disebut timeboxing. Timeboxing merupakan suatu teknik yang memberikan informasi mengenai fungsional system dan keperluan melalui versioning. Hasil dari timeboxing adalah bahwa prioritas dapat terlihat dan dimengerti dengan jelas.

Tugas ini difasilitasi oleh sistem analis. Dalam pelaksanaannnya dibutuhkan informasi yang lengkap dan valid karena tidak mungkin memprioritaskan suatu kumpulan data yang tidak lengkap. Prioritas dapat diklasifikasikan berdasarkan kepentingan relatifnya.

-       Mandatory Requirements

Merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang paling minimalsekalipun karena tanpanya sistem tidak akan berguna sama sekali.

-       Desirable Requirements

DAFTAR PUSTAKA

-    Alan Dennis and Barbara Haley Wixom John Wiley & Sons, Inc. 2003. Sytems Analysis and Design, 2nd Edition. University  Northern Iowa

-    Azhar Susanto, 2003, Sistem Informasi Manajemen : Proses dan pengembangannya. Lingga Jaya: Bandung.

-    Baharom, Salmi_____. Fasa Analisa

-    Haron, Azlena. 2006.  Pembangunan Sistem Aplikasi. IMATEC: INTAN

-    Stapleton, J. (1997). DSDM - Dynamic Systems Development Method: the Method in Practice. Harlow, England: Addison-Wesley.

-    Summer, M., & Sitek, J. (1986). Are structured methods for systems analysis and design being used? Journal of Systems Management(June), 18-27.

-    Whiten, Jefrey., Bentley, Lonnie D., and Dittman, Kevin C., 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6, terjemahan tim penerbit ANDI.

-    www.ilmukomputer.com

-    www.google.com

Read More..