All About Information and Technology: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Business Event-driven (Contoh Kasus)

Hotel Indah ingin menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi dalam menyiapkan dan merencanakan aktivitas pelayanan tamu hotel. Adapun proses bisnis dari Hotel Indahadalah sebagai berikut.

Staf penjualan dapat menerima reservasi melalui telepon dan biro perjalanan serta tamu kooperat. Staf penjualan terlebih dahulu akan mengecek jumlah dan jenis kamar tersedia yang diinginkan oleh tamu. Bila kamar tersedia maka staf akan menginput data tamu dan jenis kamar yang diinginkan serta tanggal check in dan tanggal check out. Dalam jangka waktu 2 x 24 jam, staf penjualan akan menelepon tamu untuk menanyakan konfirmasi reservasi tamu tersebut.

Pada proses registrasi, tamu mengisi form registrasi satu rangkap dan disertai penyerahan identitas diri pada saat check in pukul 12.00, lalu dapat memberikan kartu kredit untuk divalidasi oleh staf kantor depan atau memberikan deposit. Bagian kantor akan melakukan konfirmasi jika tamu tersebut sudah melakukan reservasi lalu menginput data registrasi, mencari status dan nomor kamar. Bila kamar tersedia maka staf akan segera memberikan kunci kamar serta voucher sarapan pada tamu. Bila tamu ingin pindah kamar, maka keterangan tersebut akan dicatat pada dokumen registrasi sehingga memudahkan pada saat pembayaran tagihan.

Tamu dapat memesan makanan dan minuman pada bagian pelayanan kamar. Pesanan diinput berupa tagihan pelayanan kamar oleh staf tata graha dan dikoordinasikan ke bagian restoran. Para tamu juga dapat memesan makanan dan minuman secara langsung di restoran hotel dan tagihannya dimasukkan ke dalam tagihan restoran. Pesanan akan diinput staf restoran dan tagihannya akan dibayar langsung.. Selain itu, pihak hotel juga menyediakan minibar pada tiap kamar. Pengecekannya mini bar ini akan dilakukan oleh staf tata graha dan jumlah pemakaiannya akan diinput ke tagihan minibar lalu diakumulasikan pada total tagihan akhir.

Apabila tamu menggunakan fasilitas binatu, , maka akan dilayani oleh pihak binatu yang akan memeriksa jumlah cucian terlebih dahulu lalu mengiinput data dan tagihan binatu untuk diakumulasikan pada total tagihan akhir tamu. Tamu juga dapat menggunakan fasilitas telepon yang ada pada setiap kamar dan tagihannya akan tertera pada total tagihan akhir tamu tersebut.

Pada saat check out, tamu dapat menelepon ke bagian kantor depan untuk menentukan waktu check out. Lalu staf kantor depan akan mengakumulasikan total tagihan tamu dan mencetaknya sebanyak dua rangkap, satu rangkap untuk tamu dan yang lainnya untuk staf kantor depan. Tamu akan membayar seluruh tagihan dan menandatangani bukti pembayaran yang ada

Bila tamu ingin memperpanjang waktu inap, tamu akan menghubungi kantor depan. Lalu staf kantor depan akan memeriksa kondisi dan jumlah kamar yang tersedia, apabila penuh akan terpaksa dibatalkan. Apabila tersedia maka akan terjadi perpanjangan waktu inap bagi tamu tersebut.

Dari soal kasus di atas, gambarkan: