Tahap Implementasi SAP Dengan Metode ASAP

Implementasi SAP R/3 mengikuti standard implementasi yang ditetapkan oleh SAP, yaitu dengan menggunakan methodology ASAP (Accelerate SAP). Dalam mengimplementasikan ASAP ini dikenal dalam 5 phase yang tergambarkan dalam ASAP Roadmap.

Phase 1 Project Preparation

Tahap ini adalah tahap dimulainya suatu proyek. Pada tahap awal ini akan dipersiapkan  initial scope, rencana/high-level timelines, project charters dan identifikasi anggota proyek. Melakukan Kick-Off meeting untuk membahas proses-proses yang utama dan proses-proses yang lebih kecil. Dalam kick-off meeting ini erlu dibentuk:

• Steering Commintee
• Project Manager
• Integration Manager
• Business Process Owner (BPO)
• Team Leader yang mendampingi konsultan fungsional
• Serta tim IT yang mendampingi konsultan technical atau Basis
• Serta Abaper untuk customisasi SAP

Phase 2 Business Blueprint

Yang dilakukan pada phase ini adalah membuat dan menyusun blueprint. Phase ini adalah phase yang paling menentukan dan merupakan pondasi dari implementasi SAP.
Pada phase ini konsultan akan melakukan interview kembali pada user yang mungkin diwakili oleh team leade dari masing-masing function. Hasil interview ini akan menghasilkan dokumen As-is atau kondisi sekarang, Selanjutnya konsultan akan membuat flowchart To-be, yang merupakan flow yang akan dilakukan setelah implementasi dinyatakan go-live.

Dari As-is dan To-be akan didapatkan Gap analisys. Ketiga hal ini dituangkan dalam blueprint.
Selain ketiga hal tersebut diatasn dalam blueprint juga dijabarkan formula-formula dari kode-kode master ataupun grouping. Demikian juga setting-setting di SAP dan level-levelnya, antara lain client, company, plant, sales organization, purchasing organization dan sebagainya. Blueprint beserta flowchartnya harus disetujui hingga level direktur. Selain itu juga ditentukan RICEF (Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements and Forms) yang akan dikerjakan oleh ABAPER.
Kemudian Blue print yang sudah jadi, akan diveryfikasi oleh konsultan QA dari setiap modul. Konsultan QA ini biasanya dilakukan oleh konsultan senior yang hanya didatangkan untuk melakukan Quality Assurance terhadap Blue Print. Dari hasil QA ini konsultan QA akan memberikan rekomendasi jika perlu dilakukan perubahan pada konsultan fungsional terhadap blueprint.

Phase 3 Realization

Tim Implementasi mengkonfigurasi pengaturan SAP menggunakan dokumen Blueprint secara detail, break-down bisnis proses yang diidentifikasi dalam “Baseline Configuration” yang akan diselesaikan terlebih dahulu. Kemudian, pengujian fungsionalitas akan dilakukan dengan semua perubahan yang diperlukan dibuat untuk konfigurasi awal sebagai hasil dari pengujian. Phase ini akan ditutup dengan “Final Configuration” yang akan menunjukkan bahwa seluruh proses bisnis yang dijelaskan secara rinci dalam dokumentasi Business Blueprint telah dicapture dan dikonfigurasi ke Sistem SAP baru

Phase 4 Final Preparation

Ini adalah bagian akhir dari tahap (penultimate) terjadi hanya sebelum phase 5 (Go Live) dimulai. Semua masalah penting yang outstanding harus diselesaikan sebagai bagian dari fase ini. “Go-Live Check” dilakukan untuk memastikan bahwa sistem baru telah sepenuhnya & berhasil dikonfigurasi. Berikut merupakan kegiatan bagian integral dari fase ini:

-          End-To-Testing, dari system baru yang telah dikonfigurasikan sampai dengan UAT (User Acceptance Tests).

-          Melakukan training untuk staff atau end users sebelum pre-designated oleh client.

-          System Management Activities (membuat user,  profil user, mengalokasi role ke profil)

-          Cut-Over (aktivitas migrasi data, pada titik tertentu dalam waktu didokumentasikan)

-          Help-Desk harus ditetapkan dengan karyawan klien atau kontraktor meliputi panggilan / e-mail yang datang keluar dari end-user baik mengenai berlangsungnya kegiatan atau isu-isu bermasalah. Masalah yang tidak diatasi oleh internal help desk, bantuan-berikutnya dapat diteruskan ke SAP melalui Sistem  SAPNet / OSS.

Phase 5 Go-Live and Support

Pada Phase ini implementasi SAP di nyatakan go-live. Dengan dinyatakan go-live maka sistem baru digunakan dan sistem lama di berhentikan. Saat sistem baru digunakan, pasti akan muncul masalah, baik itu masalah cara pengoperasian, masalah data ataupun juga masalah konfigurasi. Untuk itu tim support harus selalu siap dan selalu memonitor issue-issue yang ada dalam issue log. Dan jangan lupa membuat FAQ (Frequently Asked Question(s))

Berikut daftar alat-alat yang digunakan dalam implementasi proyek ASAP:

1. Alat-alat tahapan Persiapan Proyek:

ASAP Roadmap

Knowledge Corner

ASAP MS-Project Plan

C-Maps (Collaborative Business Maps)

Quicksizer

Pre-Configured Solutions (Connect-and-Go, Smart Implementations, etc.)

SAP Serivce Market Place

1. Alat-alat Pengembangan Kasus Bisnis:

E-Business Case Builder

C-Maps

1. Alat-alat proyek Management dan Methodology:

Solution Manager

SAP Service Market Place

ASAP MS-Project Plan

ASAP Roadmap

ASAP Question and Answer Database

ASAP Business Blueprint

ASAP BPP (Business Process and Procedures Document)

ASAP BPML (Business Process Master List)

ASAP Issue Database

ASAP Implementation Assistant/Knowledge Corner.

Kesimpulan:

Dalam implementasi menggunakan ASAP, beberapa factor yang mempengaruhi kesuksesannya adalah mendefinisikan secara jelas ruang lingkup dan kesetabilitasnya, hanya referensi berbasis rekayasa ulang, implementasi menggunakan standar fungsi R/3, beradaptasi dengan organisasi, mendefinisikan arah bisnis, orang yang terbaik sama dengan hasil yang terbaik, perusahaan berkomitmen untuk menggunakan metodologi ASAP dan bisnis proses dari R/3.