Implementasi ERP Dalam Perusahaan Bisnis

Implementasi ERP

Seleksi vendor yang sukses dalam mengimplementasikan dan mempunyai namyak pengalaman dan ahli dalam bidangnya ERP Dari hasil pembahasan diperoleh empat faktor kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu :

1.     Bisnis proses yang mendukung,

2.     Manajemen perubahan yang baik,

3.     Komitmen manajemen mulai dari level manajemen sampai user sistem

4.     Perubahan budaya organisasi.

Enterprise Resource Planning, Manajemen perubahan, Bisnis proses

• Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem terintegrasi yang mendukung aktivitas-aktivitas bisnis inti sebuah organisasi yang meliputi manufakturing, logistik, finansial, akutansi, penjualan, pemasaran, dan sumber daya maanusia. Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan.
• Stratman dalam Aladwani (2001) menyatakan dibalik keuntungan-keuntungan tersebut, banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi.
• Santoso (2003) menyatakan bahwa rata-rata kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50% sampai 70%. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT.
• Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan.
  Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya.
• REVIEW LITERATUR Banyak perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP hanya mendengar hal-hal positif dari vendor, tetapi tidak memahami kesulitan-kesulitan yang terjadi serta biaya yang dibutuhkan untuk implementasi selain biaya software sehingga sering underestimated.
  
  Organisasi perlu mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi jika implementasi ERP akan dilakukan, diantaranya :
• Banyak pekerjaan yang akan diotomasi sesudah implementasi sehingga mengurangi fleksibilitas dalam mengoperasikan sebuah bisnis.
• Kata Enterprise dalam ERP mengandung makna apa yang terjadi di satu area akan memiliki efek beriak pada area lain.
• Sistem ERP cenderung menggantikan sistem lama baik pada level taktis maupun manajemen. Segala sesuatu harus dijalankan secara konsisten yang berarti cara yang diterapkan dalam menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area. Disamping itu perlakuan khusus yang akan dilakukan pada satu area tidak akan terwujud tanpa merubah konfigurasi sistem.

Hal-hal inilah yang sering tidak dimengerti oleh sebuah perusahaan dan selanjutnya terjebak pada saat mengimplementasikan.

Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1.     Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak modul harus dilaksanakan seawal mungkin.

2.     To BPR* or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem. (* Business Process Reengineering)

3.     Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

4.     Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

5.     Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

6.     Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

7.     Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

8.     Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

9.     Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik.

10.   Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :

o    Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan keseluruhan organisasi.

o    Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa waktu.

o    Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi.

Sedangkan literatur-literatur yang membahas mengenai manajemen perubahan dalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya Aladwani (2001). Membuat sebuah kerangka konseptual dan model untuk mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP.

Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa alasan mengapa implementasi ERP gagal yaitu :

1.     Strategi operasi tidak mendorong perencanaan dan pengembangan bisnis proses.

2.     Waktu implementasi lebih lama dari yang diharapkan.

3.     Aktivitas persiapan pra-implementasi tidak berjalan dengan baik.

4.     Orang tidak dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan mengoperasikan sistem baru.

5.     Biaya implementasi lebih besar daripada yang diantisipasi.

6.     Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

7.     Proses mapping dilakukan karena bisnis proses curent dan to be. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai.

8.     Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

9.     Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP. 

Beberapa kendala yang dihadapi dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

1.     Teknis, Diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display.

o    Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dll yang digunakan harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.

o    Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).

2.     Budaya, Implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).

3.     Politik, Kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

o    Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.

o    Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus tidak dapat dilakukan.

o    Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Usaha-Usaha Mengatasi Kendala Implementasi Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan

1.     Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

2.     Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

3.     Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Strategi-strategi yang dilakukan untuk memastikan bahwa sistem ERP ini berjalan dengan baik serta informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan kapanpun, diantaranya :

1.     Memiliki network untuk PCP dengan banyak pilihan.

2.     Memilih server yang handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant sehingga kalau terjadi kegagalan masih bisa berjalan.

3.     Melakukan ”Risk Assesment” dengan memetakan titik-titik yang rawan jika terjadi disaster. d. Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan cold backup. Dengan cara ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu, tidak secara real time. cold backup dengan pertimbangan diantaranya biaya implementasi dengan Hot backup sangat mahal dan membutuhkan server yang lebih banyak (dua buah server).

4.     Meletakkan Backup site di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Hal ini terutama untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat diprediksikan seperti kebakaran, jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan ada gunanya proses backup dilaksanakan.

5.     Melakukan analisa kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center (DRC).

6.     Memberikan alat pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan menyediakan alat pemadam kebakaran disekitar ruang server.

Hasil-Hasil Setelah Implementasi ERP Dengan implementasi yang telah dilaksanakan ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
• Meningkatkan keakuratan informasi.

Pembahasan Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1.     Bisnis Proses. Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan.

2.     Dengan implementasi ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja. Beberapa contoh perubahan yang ada diantaranya adalah proses approval dari model hardcopy menjadi model display sehingga menuntut manajer tidak gaptek dengan teknologi. Perubahan yang lain misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk mengupdate data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata semua pihak dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.

 KESIMPULAN

• Bisnis Proses yang matang. Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
• Manajemen Perubahan yang baik. Implementasi sistem ERP akan selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.
• Pendidikan dan penjelasan yang perlu diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut perlu mengganti sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan masalah-masalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem baru tersebut.
• Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan.