PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA GERAI INDUSTRI KECIL MENENGAH (IKM) KALBAR (SKRIPSI)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang 

Kemajuan teknologi informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi serta telah mendorong perusahaan untuk melakukan praktek pemasaran dan bisnis yang baru. Kenyataan telah menunjukan bahwa pengunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi, terutama dalam transaksi perdangangan. Bisnis pun mulai mengadopsi internet sehingga mendukung  terciptanya sistem e-commerce, e-marketing, e-education dan sebagainya.

Ketatnya persaingan pasar dan banyaknya jumlah pelaku UKM (usaha kecil menengah) yang belakangan ini bermunculan di Indonesia, mendorong sebagian dari mereka mulai berpikir dan mencari strategi baru untuk memenangkan persaingan yang ada. Salah satunya dengan memanfaatkan perkembangan teknologi, informasi dan jaringan internet untuk memperluas jangkauan pasarnya, sehingga dengan adanya keberadaan jaringan internet dapat menjadikan strategi bagi para UKM dalam memasarkan barangnya memperluas peluang pasar.

Gerai IKM Kalbar ini merupakan salah satu wadah bagi para pelaku industri untuk menyalurkan berbagai kerajinan tangannya dan segala macam barang-barang industri yang dihasilkan para UKM yang ada di Kalimantan Barat seperti makanan ringan, minuman, tas, gantungan kunci, vas dan lain-lain. Selain itu gerai menjadi wadah konsultasi dan memberikan solusi kepada para pelaku industri yang mengalami hambatan dalam produksi, distribusi, dan pemasaran dalam peningkatan usaha.

Di Gerai IKM Kalbar ini mempunyai permasalahan yaitu struktur kerja yang tidak terorganisir dengan baik, kemudian penginputan transaksi harian yang masih tidak teratur seperti dalam penginputan transaksi penjualan, master barang, register IKM, stok barang, konsultasi IKM dan pembuatan laporan yang tidak lengkap dan tidak terupdate seperti laporan bulanan atau tahunan. Selain itu tidak adanya komunikasi yang baik antara pemasok yaitu para UKM yang menyalurkan barangnya kepada gerai IKM sehingga stok barang tidak terupdate. Pada saat konsumen ingin membeli barang kadang barang tersebut tidak ada ditempat, maka bagian kasir harus melihat data gudang. Sementara itu data yang diberikan oleh bagian gudang tidak lengkap dan tidak update sehingga tidak tersediannya data yang jelas mengenai persediaan barang yang akan mempersulit bagian kasir untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Selain itu belum adanya infrastruktur yang memadai karena gerai hanya memiliki 1 unit komputer untuk menginputkan semua data yang ada. Gerai IKM ini memiliki data register IKM pada tahun 2010 dapat dilihat sebagai berikut :

Tabel 1.1

TABEL REGISTRASI IKM KALBAR TAHUN 2010

	Kategori	Jumlah UKM	Keterangan Produk
A	Agrobisnis
	Pembibitan	6	Menjual bibit tanaman
	Budidaya	2	Bio kultur dan membudidayakan
B	Industri Kecil
	IKOT	2	Teh dan jamu
	Aneka Logam	4	Teralis,bubut, pagar, kusen
	Home Industri	6	Tempe, tahu, sendal kain
	Pabrikan	2	Arang briket tempurung
	Butik	1	Konveksi / butik
C	Jasa & Perdagangan
	Pecetakan	2	Sablon,offset
	Reparasi	1	Reparasi elektronik
	Konveksi	4	Kaos,bordiran, jahitan
	Fotografi	1	Jasa fotografi
	Musik	1	Organ tunggal,gitar, drum
	Konsultaan	1	Desain grafis
	Jasa	12	Wartel,rental
	Perdangangan	7	Toko aksesoris
D	Kerajinan
	Aneka Kerajinan	6	Souvenir
	Anyaman	4	Anyaman keladi air
	Boneka	1	Aneka boneka
E	Olahan Makanan
	Makanan Ringan	25	Keripi, dodol, nata de coco, dll
	Minuman	1	Minuman lidah buaya
F	Pertenakan
	Bibit	3	Bibit ikan hias laut & air tawar
	Budidaya	4	Budi daya lele
	Total	96

Sumber    : Laporan register IKM Pontianak pada tahun 2010

 

Dari tabel diatas dilihat bahwa para UKM yang ada di Kalbar sangat banyak dan bermacam-macam barang yang dijual. Namun ada beberapa UKM yang tidak terpantau karena kurangnya karyawan, dengan kata lain bahwa para UKM yang ada di Pontianak sangat banyak dengan berbagai macam kerajinan yang dihasilkan tapi tidak semua yang terpantau dengan baik karena keterbatasannya komunikasi antara para UKM dengan gerai.

Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka dapat menghambat perkembangan dalam penjualan barang di gerai. Selain itu adanya UKM yang tidak terpantau menyebabkan komunikasi antara IKM dengan UKM menjadi terhambat, maka dari itu diperlukannya perencanaan strategis sistem informasi yang saling terintegrasi antara UKM dan IKM   guna menunjang kegiatan operasional sehari – hari dalam gerai seperti dalam hal pemasaran dan diharapkan dapat meningkatkan kinerja gerai dan mencapai sasaran.

1.2      Permasalahan

Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana menghasilkan sebuah perencanaan strategis sistem informasi pada gerai industri kecil menengah (IKM) Kalbar ?

1.3     Pembatasan Masalah

Dari rumusan masalah yang ada untuk mencapai hasil yang lebih baik dan karena keterbatasan hak akses maka penelitian ini dibatasi pada masalah perencanaan strategis pada gerai IKM Kalbar saja tidak termasuk negosiasi harga, dan juga produksi barang.

1.4     Ruang Lingkup Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis membuat perencanaan strategis sistem informasi  yang akan mengintegrasikan UKM dengan IKM agar saling terhubung, agar dapat membantu dalam hal pemasaran dan pendistribusian produk yang ada sehingga dapat meningkatkan penjualan dan pangsa pasar. Perencanaan ini menggunakan metodologi Ward and Peppard yaitu analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan eksternal, strategi SI bisnis, strategi TI, dan manajemen SI/TI. Metode analisis yang digunakan dalan perencanaan strategis sistem informasi ini adalah analisis SWOT, analisis Five Competitive Forces, CSF (Critical success factor), dan Mc Farlan Grid.

1.5     Tujuan dan Manfaat Penelitian

            Penelitian yang dilakukan oleh penulis memiliki beberapa tujuan dan manfaat. Tujuan dan manfaat tersebut dapat dilihat dibawah ini.

  1.5.1   Tujuan Penelitian

Mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam gerai dan menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi yang dapat mengatasi masalah yang terjadi pada Gerai IKM yaitu dalam hal kegiatan operasional, manajemen, dan juga pendistribusian barang serta meningkatkan hasil penjualan produk yang dihasilkan oleh para UKM.

1.5.2   Manfaat penelitian

Manfaat penelitian yang dilakukan oleh penulis pada Gerai IKM Kalbar Pontianak ini adalah :

a.      Manfaat bagi peneliti

Manfaat yang diterima peneliti dengan adanya penelitian ini adalah dapat menerapkan pengetahuan yang dimiliki baik didapat selama perkuliahan di STMIK Pontianak maupun diperoleh dari sumber lain serta menggabungkan ide-ide dan pengalaman yang didapat penulis selama melakukan analisis terhadap sistem penjualan pada IKM Kalbar Pontianak. Diharapkan pula, hasil penelitian yang dilakukan dapat memperluas wawasan dan pengetahuan peneliti sehingga dapat menjadi pengalaman yang berharga sebagai bekal di dalam dunia kerja.

b.     Manfaat bagi Gerai IKM Kalbar Pontianak

Memberikan solusi pemecahan masalah bagi perusahaan dengan menerapkan strategi perencanaan dalam  menghadapi persaingan bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.

1.6      Sistematika Penulisan

Secara sistematis, penelitian yang disusun oleh peneliti terdiri dari 5 (lima) bab pokok pembahasan, yaitu :

Bab 1   Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, permasalahan, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika penulisan

Bab 2   Landasan Teori

Bab ini menjelaskan mengenai uraian dan pengertian tentang landasan teori dari para ahli yang berhubungan dengan penulisan ini, agar lebih memberikan upaya dalam mendukung pemecahan masalah yang diambil dalam topik permasalahan ini. Uraian teori yang ada dalam bab dua yaitu Perencanaan ini menggunakan metodologi Ward and Peppard yaitu analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan eksternal, strategi SI bisnis, strategi TI, dan manajemen SI/TI. Metode analisis yang digunakan dalan Perencanaan strategis sistem informasi ini adalah analisis SWOT, analisis Five Competitive Forces, CSF (Critical success factor), dan Mc Farlan Grid.

Bab 3   Gambaran Umum pada Gerai IKM Kalbar

Menguraikan dan menjelaskan gambaran umum Gerai IKM yaitu Sejarah Umum Gerai IKM, Tinjuan Model Perusahaan yang berisi visi dan misi perusahaan, Struktur Organisasi berupa Uraian Tugas dan Tanggung Jawab dan juga Tata Laksana Sistem Berjalan.

Bab 4   Metodologi Penelitian

Bab ini mencakup subjudul: Bentuk Penelitian, mendeskripsikan metode poengumpulan data yang digunakan, teknik pengumpulan data, instrumen dan variabel penelitian, metode dan strategi analisis data, serta teknik analisis data.

Bab 5  Hasil Penelitian

Bab ini mendeskripsikan analisis perencanaan strategi sistem informasi yang mencakup Profil Bisnis, Menentukan Kebutuhan Informasi dan Bisnis, analisis Goal dan Problem, Prioritas Pengembangan SI, dan Formulasi dan penerapan strategi SI.

 Bab 6   Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian dan saran yang perlu diambil untuk menindak lanjuti semua temuan dari hasil penelitian agar pemecahan masalah dapat menjadi lebih spesifik dan optimal.