Bab 5 Perencanaan Strategis Sistem Informasi

BAB 5

HASIL PENELITIAN

 

Data yang diambil dari penulisan skripsi ini adalah data primer berupa data dari perusahaan dengan berbagai personal yang terkait dalam perencanaan strategis sistem informasi. Penulis akan melakukan analisis terhadap proses pemasaran dan  pengolahan data yang sudah ada, kemudian mendeskripsikan hasil penelitian ke dalam suatu matrix pemetaan untuk memperoleh informasi agar dapat menghasilkan sebuah perencanaan strategis dalam hal pemasaran bahan khas Kalbar oleh Gerai IKM Kalbar,

5.1       Profil bisnis

            Gerai IKM ini bergerak pada bidang perdagangan dan bertujuan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam kegiatan Wirausaha. Adapun kegiatan yang dilakukan pada Gerai ini adalah menjual barang-barang kerajinan yang di produksi oleh UKM yang kemudian dijual di daerah Pontianak dan menjualnya pada saat mengikuti pameran diluar kota seperti Jakarta, Bandung dan Yogjakarta, kemudian mendistribusikan barang-barang yang disupply oleh para UKM ke gerai dan juga adanya konsultasi UKM. Produk-produk yang dijual di Gerai yaitu  Makanan, minuman dan kerajinan khas Kalimantan Barat. Kemudian dalam kegiatan  operasionalnya Gerai IKM ini menggunakan Microsoft Excel dalam penginputan data-data transaksi penjualan, stok barang, register UKM dan juga laporan penjualan.

5.1.1   Visi dan misi

            Visi dan misi Gerai IKM Kalbar adalah untuk membantu para UKM dalam mempromosikan usahanya dan sebagai sarana berkumpulnya para pelaku industri di Kalimantan barat.

1.      Untuk mempromosikan produk-produk UKM

2.      Produk – produk yang dihasilkan agar dapat dipamerkan dipameran kebudayaan

3.      Gerai ini menjadi tempat konsultasi bagi para UKM

         Dengan visi dan misi yang ada, maka Gerai IKM membutuhkan suatu strategi untuk menghadapi persaingan bisnis yang akan semakin ketat. Strategi yang dirancangkan haruslah sesuai dengan tujuan gerai untuk meningkatkan pemasaran barang-barang khas Kalimantan Barat agar dikenal oleh masyarakat dan juga memperbaiki manajemen dari Gerai IKM tersebut.

5.2       Menentukan Kebutuhan Informasi dan Bisnis

            Strategi yang baik adalah strategi yang sejalan dengan kondisi bisnis yang terjadi dan mendukung proses bisnis yang berlangsung didalamnya. Pemahaman mengenai lingkungan bisnis dan sistem informasi diperlukan untuk mengenal Gerai IKM Kalbar ini sehingga diperlukannya Framework Strategi SI/TI untuk menganalisis kebutuhan informasi dan bisnis gerai. Framework ini mempuyai dua tahapan yaitu tahapan masukan berupa analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan eksternal, sedangkan tahapan keluaran berupa strategi SI bisnis, strategi TI, dan manajemen SI/TI.

Gambar 5.1  Model Framework Perencanaan Strategi SI/TI

Analisis Lingkungan Bisnis Internal

Gerai IKM adalah perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran produk-produk khas Kalbar yang diproduksi oleh para UKM yang berasal dari Pontianak. Pada saat ini Gerai lebih memfokuskan diri pada pengembangan dalam hal pemasaran produk dan perencanaan dalam hal kegiatan operasional yang lebih baik.

Dalam hal kegiatan operasional, struktur kerja yang tidak terorganisir dengan baik, kemudian penginputan transaksi harian yang masih tidak teratur seperti dalam penginputan transaksi penjualan, master barang, register IKM, stok barang, konsultasi IKM dan pembuatan laporan yang tidak lengkap dan tidak terupdate seperti laporan bulanan atau tahunan. Selain itu tidak adanya komunikasi yang baik antara pemasok yaitu para UKM yang menyalurkan barangnya kepada gerai IKM sehingga stok barang tidak terupdate. Pada saat konsumen ingin membeli barang kadang barang tersebut tidak ada ditempat, maka bagian kasir harus melihat data gudang. Sementara itu data yang diberikan oleh bagian gudang tidak lengkap dan tidak update sehingga tidak tersediannya data yang jelas mengenai persediaan barang yang akan mempersulit bagian kasir untuk berhubungan langsung dengan pelanggan.

Selain itu Gerai IKM ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam penginputan data-data yang disebutkan diatas. Excel mempunyai beberapa kelemahan yaitu aplikasi ini tidak dapat mengintegrasikan data-data yang ada, sehingga muncul masalah seperti stok barang yang tidak sesuai dengan data di gudang, kemudian tidak adanya sistem yang terupdate setiap barang yang terjual selain itu hardware yang sudah lama membuat aplikasi berjalan dengan lambat.

Untuk mengatasi hal diatas diperlukan sistem aplikasi terintegrasi yang memungkinkan semua pengguna dapat mengakses dan mengubah informasi yang sama pada saat bersamaan. Aplikasi ini dapat mempercepat hubungan kerja sama dan mengurangi resiko kesalahan serta informasi yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan kepada pelanggan. Selain itu proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Pengintegrasian semua bagian dan fungsi pada Gerai melalui sistem terkomputerisasi dapat mereduksi semua pekerjaan manual yang ada kemudian dapat meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP dapat membantu arus barang dan jasa dengan lebih cepat. Sistem enterprise mengotomatisasi banyak proses bisnis, seperti menyusun daftar pesanan atau pengiriman; menyusun data pelanggan; dan menampilkan jumlah stok real-time. Informasi yang sebelumnya terfragmentasi pada sistem tradisional dapat mengalir dengan lancar di keseluruhan perusahaan sedemikian rupa sehingga semua proses bisnis di bagian kasir, administrasi, penjualan, dan gudang bisa berbagi informasi yang sama.

Penggunaan sistem terintegrasi ini dapat memberikan Gerai manfaat berupa pengurangan waktu yang diperlukan dalam mendapatkan informasi stok barang dan data pelanggan, pengelolaan order, peningkatan produktivitas, peningkatan keuntungan, pandangan positif pelanggan atas kecepatan kinerja Gerai IKM ERP  menyatukan fungsi-fungsi bisnis sebagai suatu kesatuan yang utuh dari penerimaan pesanan, penyesuaian harga, pengecekan ketersediaan stok barang, pengecekan data pelanggan, pengaturan pengiriman, pengiriman faktur, dan penagihan pembayaran dari pelanggan.

Dilihat dari data yang ada, Gerai ini memiliki banyak stakeholder/ UKM yang mendistribusikan barang-barangnya untuk di salurkan melalui Gerai ini, untuk dijual ataupun diikutsertakan dalam acara pameran-pameran kebudayaan. Harga yang diberikan juga tidak mahal, sehingga dapat dijangkau oleh masyarakat. Namun karena banyaknya barang-barang sejenis dari perusahaan lain, membuat penjualan gerai sedikit menurun. Maka dari itu dibutuhkannya pemasaran agar produk-produk tersebut lebih dikenal oleh masyarakat luas dan juga dapat meningkatkan pendapatan ekonomi daerah.

          Upaya untuk mengoptimalkan pemasaran ini merupakan hal yang penting demi mempertahankan bisnis ini. Maka dibutuhkan karyawan yang mempunyai kualifikasi dibidang marketing sehingga dapat membantu Gerai dalam memasarkan produk-produk yang dihasilkan oleh para UKM, selain itu dibutuhkannya website e-commerce agar penjualan dapat menjangkau pangsa pasar yang lebih luas. Kemudian memaksimalkan dalam hal pelayanan kepada pelanggan seperti pemenuhan permintaan order barang, adanya website yang dapat dikunjungi oleh pelanggan, dan adanya perantara komunikasi antara pelanggan dan Gerai untuk berkonsultasi yaitu bisa menggunakan telepon, sms ataupun yahoo massanger.      

Untuk yang mau bab 5 full. download disini :)