SISTEM MANAJEMEN PERUSAHAAN JASA LAYANAN MAINTENANCE KOMPUTER

A.  VISI  Dan MISI Visi :

Menjadikan perusahaan jasa maintenance komputer menjadi suatu perusahaan one stop shoping dalam hal maintenance komputer baik dalam ukuran besar/paket maupun retail.
Misi :

Perusahaan jasa maintenance komputer memberikan pelayanan jasa maintenance secara periodik (berlangganan) maupun sewaktu-waktu dengan pelayanan yang cepat, tepat, dan efisien dalam hal penerimaan order, administrasi, hingga pelaksanaan pelayanan jasa kepada customer.

B.  KOMPONEN INTERNAL UTAMA PERUSAHAAN

1.   Bagian Customer Service & Marketing

Customer Service merupakan bagian yang bertugas memberi pelayanan pertama kali kepada  customer  untuk  mengetahui  apa  yang  dibutuhkan  dan  diinginkan  oleh customer.

Marketing merupakan bagian yang bertugas memasarkan produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Tugas marketing ini hampir sama dengan customer service, hanya bagian marketing diutamakan pada pemasarannya baik bertempat di kantor maupun di lapangan untuk mencari order.

2.   Bagian Administrasi & Kesekretariatan

Bagian   administrasi   bertugas   mencatat   segala   kegiatan   administrasi   seperti pemesanan, faktur hingga pencatatan keuangan.

3.   Bagian Pelaksana Pelayanan Jasa (Produksi)

Bagian Pelayanan Jasa bertugas melaksanakan tugas-tugas pelayanan sesuai dengan order yang diterima dari customer.

4.   Bagian Gudang

Bagian Gudang bertugas melakukan pencatatan penerimaan barang masuk, marang keluar, stok dan pengembalian barang (retur).

C.  KOMPONEN EKSTERNAL

1.   Customer (Pelanggan)

Customer    (pelanggan)   merupakan   komponen   utama   bagi   perusahaan   untuk memberikan pelayanan jasa.

2.   Suplier

Suplier merupakan rekanan kerja perusahaan yang mensuplai kebutuhan khususnya yang berhubungan dengan pelayanan maintenance komputer.

D.  SARANA PENDUKUNG KERJA

1.   Gedung dan ruang

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, perusahaan membutuhkan gedung atau bangunan yang meliputi kegiatan administrasi, pemasaran, produksi dan penyimpanan barang (gudang).

2.   Alat-alat operasional

Kegiatan yang dilaksanakan dalam perusahaan memerlukan sarana berupa alat-alat operasional yang menunjang kegiatan untuk setiap bagian, seperti :

a.   Customer Service dan Marketing

Pada unit ini memerlukan alat operasional yang menunjang meliputi : beberapa set komputer lengkap yang terkoneksi dengan jaringan baik lokal maupun internet, alat tulis kantor, meja kursi, dan sebagainya.

b.   Administrasi dan Kesekretariatan

Pada unit ini memerlukan alat operasional yang menunjang meliputi : beberapa set komputer lengkap yang terkoneksi dengan jaringan baik lokal maupun internet, alat tulis kantor, meja kursi, dan sebagainya

c.   Pelaksana Jasa (Produksi)

Pada unit ini memerlukan alat operasional yang menunjang meliputi : beberapa set komputer lengkap yang terkoneksi dengan jaringan baik lokal maupun internet, alat tulis kantor, meja kursi, alat-alat untuk maintenance (elektronik/non elektronik/hardware/software).

d.   Gudang

Pada unit ini memerlukan alat dan tempat untuk penyimpanan barang, komputer, meja kursi, alat tulis kantor dan sebagainya.

3.   Bahan operasional

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, perusahaan membutuhkan bahan-bahan operasional seperti : alat tulis kantor, kertas, brosur, kertas form (nota pembayaran, order, tanda terima, dll).

E.  KEBUTUHAN APLIKASI KERJA

1.   Bagian Customer Service & Marketing

Bagian yang memberikan pelayanan terdepan ini perlu dilengkapi dengan sarana yang berbasis teknologi informasi :

a.   Sistem Informasi Jasa Maintenance.

Sistem ini meliputi dari informasi profil perusahaan dengan terdiri atas jenis-jenis jasa   yang   ditawarkan,   biaya   jasa,   penggantian   sparepart,   hingga   jadwal pelaksanaan. Sistem ini sangat lebih baik dengan sistem yang berbasis web, sehingga para konsumen yang ingin menggunakan jasa perusahaan ini dapat mengetahui informasi dari mana saja.

b.   Sistem Informasi Pemesanan Jasa (order).

Sistem ini digunakan untuk melakukan pencatatan order secara komputerisasi. Sistem ini juga sangat baik jika berbasis web, sehingga customer dapat melakukan order tidak harus datang pada toko/outlet.

2.   Bagian Administrasi dan Kesekretariatan

Bagian ini melakukan pencatatan langsung mengenai pemesanan, faktur, dan pencatatan keuangan dan pelaporan kemajuan perusahaan berdasarkan rekapitulasi penjualan, sehingga diperlukan sarana sistem informasi :

a.   Sistem Informasi Pemesanan Jasa

Sistem ini sama dengan dengan yang digunakan pada bagian Customer Service dan Marketing yang berbasis web.

b.   Sistem Informasi Manajemen Keuangan Perusahaan

Sistem ini digunakan untuk mencatat segala catatan keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran sehingga dapat mengashilkan report tentang kemajuan perusahaan yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan.

3.   Bagian Gudang

Bagian yang bertugas mengatur keluar masuknya barang dan stok yang ada di gudang memerlukan  sistem  informasi  yang  berbasis  komputer,  sehingga  pada  bagian  ini dengan mudah melakukan pengelolaan terhadap barang yang ada di gudang dengan cepat, tepat dan akurat, yaitu :

a.   Sistem Informasi Inventori Perusahaan.

Sistem ini dapat digunakan untuk mencatat data-data keluar masuk barang, stok, pengembalian barang, dan data suplier.

4.   Bagian Pelaksana Pelayanan Jasa

Bagian  yang  bertugas  melaksanakan  pelayanan  jasa  sesuai  dengan  order  dari customer, oleh karena itu bagian ini memerlukan Sistem Informasi Pemesanan Layanan Jasa. Sistem ini sama dengan sistem yang digunakan pada Bagian Customer Service dan Marketing, sehingga pada bagian ini dapat mengetahui dengan cepat apa yang harus dikerjakan, untuk siapa, dan kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya

F. PERENCANAAN ANGGARAN USAHA

Untuk membangun usaha ini deperlukan rancangan anggaran untuk melaksanakan segala kegiatan pada semua unit. Perencanaan anggaran dalam perusahaan ini dibagi menjadi beberapa perencanaan anggaran sesuai dengan unit-unit yang ada serta dibagi menjadi beberapa kategori sesuai dengan kebutuhan sarana pendukung kerja dan  kebutuhan akan aplikasi bisnis.