Tahapan Dalam Supply Chain Management (SCM)

Supply Chain

Cycle Supply Chain Management

Dalam suatu proses procurement, tahap pertama adalah Demand determination yaitu menentukan kondisi/permintaan barang yang akan datang dan melakukan perencanaan pembelian yang sesuai kebutuhan dalam arti tidak berlebihan maupun kekurangan. Dengan metode peramalan dalam menentukan permintaan barang yang akan datang memerlukan suatu penerapan metode peramalan dalam menganalisis data penjualan dan meramalkan permintaan barang yang akan datang, dimana hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan metode peramalan single moving averages dan double moving averages. Metode peramalan single moving averages dapat digunakan untuk meramal permintaan barang yang stabil (tidak melonjak) dalam menentukan jumlah permintaan barang yang akan datang.  Metode peramalan double moving averages lebih cocok digunakan untuk menganalisis volume penjualan yang akan dating yang berfluktuasi secara acak untuk menentukan jumlah permintaan barang yang akan datang.

Tahap kedua adalah source determination, pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan sebagainya. Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa. Pemilihan sumber mencakup dislokasi barang dari satu gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli. Pemilihan sumber sangat penting, karena dapat menentukan apakah harganya cukup wajar, waktu penyerahan dapat dipercaya dan mutunya terjamin. Dalam proses ini juga perlu dipertimbangkan apakah tugas pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau diserahkan pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent.

Tahap ketiga adalah supplier selection, dalam pemilihan supplier beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu kualitas dari bahan yang dipesan, hal ini dapat diketahui dari Certificate of Analysis (CoA). Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang berkualitas secara terus-menerus. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu pengiriman yang telah ditentukan. Serta layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran.

Tahap keempat adalah Purchase Order Processing, biasanya dilakukan dalam bentuk mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian. Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentuk pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk pembelian secara biasa, seperti: Blanket Orders, Stockless Purchasing, Contract Purchasing, Staggered Delivery Purchasing, Just In Time Purchasing, Strategic Partnering.

Tahap kelima adalah Order Monitoring, Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi kewajibannya, khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman barang. Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau tugas ini adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat juga seksi lain yang ditunjuk. Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan serius dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya. Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.

Tahap keenam adalah Good Receipt, bila barang yang dipesan datang, bagian penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang.

Tahap ketujuh adalah Invoice Verification, verifikasi faktur dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen penerimaan barang akan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka maka bagian pembelian akan melaporkan hasil pengecekannya kepada manajer dan manajer akan segera mengembalikan barang dagangan tersebut kepada supllier.

Tahap kedelapan adalah Payment Processing, setelah pencatatan penerimaan barang dan verifikasi invoice sudah selesai dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang, hasil dari pencatatan ini akan diserahkan ke bagian keuangan dan kemudian dilakukan pembayaran sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.