Purchasing Process

- Acquisition Process

- Selection of Bidders

- Bidding Process

- Technical evaluation

- Commercial evaluation

- Negotiating

- Post-Award Administration

- Order Closeout

Pembelian mengacu pada organisasi bisnis atau berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa untuk mencapai tujuan dari perusahaan. Meskipun ada beberapa organisasi yang berusaha untuk menetapkan standar dalam proses pembelian, proses dapat sangat bervariasi antara organisasi. Biasanya kata “pembelian” tidak digunakan secara bergantian dengan kata “pengadaan”, karena biasanya menyertakan memperlancar pengadaan, Supplier Kualitas, dan Lalu Lintas dan Logistik (T & L) di samping Pembelian.

Pembelian manajer / direktur, dan pengadaan manajer / direktur panduan organisasi dan standar prosedur akuisisi. Kebanyakan organisasi menggunakan tiga cara memeriksa sebagai dasar program pembelian mereka. Ini melibatkan tiga departemen dalam organisasi menyelesaikan bagian-bagian terpisah dari proses akuisisi. Tiga departemen tidak semua laporan kepada manajer senior yang sama untuk mencegah praktek-praktek tidak etis dan memberikan kredibilitas kepada proses. Departemen ini dapat membeli, menerima, dan utang dagang atau rekayasa, pembelian dan piutang; atau manajer pabrik, pembelian dan utang dagang. Kombinasi dapat bervariasi secara signifikan, tapi departemen pembelian dan piutang biasanya dua dari tiga departemen yang terlibat.

Ketika departemen penerima tidak terlibat, itu biasanya disebut dua arah cek atau dua arah pemesanan pembelian. Dalam situasi ini, isu-isu departemen pembelian tanda terima pesanan pembelian tidak diperlukan. Ketika tiba faktur terhadap pesanan, departemen piutang akan kemudian pergi langsung ke pemohon pembelian untuk membuktikan bahwa barang atau jasa diterima. Ini biasanya apa yang dilakukan untuk barang dan jasa yang akan melewati departemen penerima. Beberapa contoh perangkat lunak yang dikirimkan secara elektronik, NRE kerja (non reoccuring engineering services), konsultasi jam, dll ..

Secara historis, departemen pembelian Purchase Orders dikeluarkan untuk persediaan, jasa, peralatan, dan bahan baku. Kemudian, dalam upaya untuk mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan pemesanan yang berulang-ulang barang-barang konsumsi dasar, “Selimut” atau “Master” Perjanjian itu diletakkan pada tempatnya. Jenis perjanjian ini biasanya memiliki durasi yang lebih lama dan peningkatan cakupan untuk memaksimalkan Skala Kuantitas konsep. Bila pasokan tambahan yang diperlukan, rilis sederhana akan dikeluarkan kepada pemasok untuk menyediakan barang atau jasa.

Cara lain untuk mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan kontrak yang berulang-ulang untuk bahan umum, adalah penggunaan perusahaan kartu kredit, juga dikenal sebagai “Membeli Kartu” atau hanya “P-Card”. P-program kartu berbeda-beda, tapi semuanya memiliki pemeriksaan internal dan audit untuk memastikan penggunaan yang tepat. Manajer pembelian menyadari sekali kontrak untuk nilai dolar rendah habis berada di tempat, pengadaan dapat mengambil peran yang lebih kecil dalam pengoperasian dan penggunaan kontrak. Masih ada pengawasan dalam bentuk laporan bulanan audit dan resensi, tetapi sebagian besar waktu mereka sekarang tersedia untuk melakukan negosiasi pembelian dan pengaturan utama atas kontrak jangka panjang lainnya. Kontrak-kontrak ini biasanya diperbaharui setiap tahun.

Kecenderungan ini jauh dari fungsi pengadaan sehari-hari (taktis pembelian) menghasilkan beberapa perubahan dalam industri. Yang pertama adalah pengurangan personel. Departemen pembelian sekarang lebih kecil. Tidak ada kebutuhan untuk tentara pegawai memproses pesanan untuk masing-masing bagian seperti di masa lalu. Perubahan lain adalah fokus pada negosiasi kontrak dan pengadaan peralatan modal besar. Kedua fungsi departemen pembelian diizinkan untuk membuat kontribusi finansial terbesar bagi organisasi. Sebuah istilah baru dan jabatan muncul – Strategic Sourcing sourcing dan Manajer. Profesional ini tidak hanya terfokus pada proses penawaran dan bernegosiasi dengan pemasok, tetapi seluruh fungsi penawaran. Dalam peran ini mereka mampu memaksimalkan nilai tambah dan tabungan bagi organisasi. Nilai ini lebih rendah itu diwujudkan dalam persediaan, kurang personil, dan mendapatkan produk akhir ke konsumen organisasi lebih cepat. Keberhasilan manajer pembelian dalam peran ini mengakibatkan tugas baru di luar yang tradisional fungsi pembelian – logistik, manajemen material, distribusi, dan pergudangan. Semakin banyak manajer pembelian menjadi Manajer Supply Chain penanganan fungsi tambahan operasi organisasi mereka. Manajer pembelian bukan satu-satunya untuk menjadi Manajer Supply Chain. Manajer logistik, bahan manajer, manajer distribusi, dll semua berdiri fungsi yang lebih luas dan beberapa mempunyai tanggung jawab untuk fungsi pembelian sekarang.

Dalam akuntansi, pembelian adalah jumlah barang yang dibeli perusahaan sepanjang tahun ini. Mereka ditambahkan ke persediaan. Pembelian diimbangi oleh Pembelian Diskon dan Retur Pembelian dan Tunjangan. Ketika harus ditambahkan tergantung pada Free On Board (FOB) kebijakan perdagangan. Untuk pembeli, persediaan baru ini ditambahkan pada pengiriman jika kebijakan pengiriman FOB titik, dan penjual menghapus item ini dari persediaan. Di sisi lain, pembeli ditambahkan pada penerimaan inventaris ini jika kebijakan itu FOB tujuan, dan penjual menghapus item ini dari persediaan ketika disampaikan.

Barang yang dibeli untuk tujuan selain penjualan langsung, seperti Penelitian dan Pengembangan, ditambahkan untuk inventarisasi dan dialokasikan untuk Penelitian dan Pengembangan biaya seperti yang digunakan. Di samping catatan, peralatan dibeli untuk Penelitian dan Pengembangan tidak ditambahkan ke persediaan, namun dikapitalisasi sebagai aset …

Acquisition Process

Proses akuisisi yang telah direvisi untuk sistem utama dalam industri dan pertahanan yang ditunjukkan dalam gambar berikut. Proses didefinisikan oleh serangkaian fase di mana teknologi didefinisikan dan berkembang menjadi konsep-konsep yang layak, yang kemudian dikembangkan dan disiapkan untuk produksi, setelah itu sistem yang dihasilkan didukung di lapangan.

Proses memungkinkan sistem tertentu untuk memasuki proses pada setiap tahapan pembangunan. Sebagai contoh, sebuah sistem yang menggunakan teknologi terbukti akan masuk pada tahap-tahap awal proses dan akan dilanjutkan melalui periode panjang teknologi pematangan, sementara sistem yang didasarkan pada teknologi matang dan terbukti bisa masuk langsung ke dalam pengembangan atau rekayasa, dibayangkan, bahkan produksi. Proses itu sendiri meliputi empat fase perkembangan: [1]

* Konsep dan Teknologi: ini dimaksudkan untuk mengeksplorasi konsep-konsep alternatif yang didasarkan pada penilaian kebutuhan operasional, kesiapan teknologi, risiko, dan keterjangkauan.
* Konsep dan Teknologi Pengembangan konsep fase dimulai dengan eksplorasi. Selama tahap ini, studi konsep dilakukan untuk menentukan alternatif konsep dan untuk memberikan informasi tentang kemampuan dan risiko yang akan memungkinkan perbandingan yang objektif konsep-konsep yang bersaing.
* System Development and Demonstration fase. Fase ini bisa dimasukkan secara langsung sebagai hasil dari kesempatan teknologi dan mendesak kebutuhan pengguna, serta yang datang melalui konsep dan pengembangan teknologi.
* Yang terakhir, dan terpanjang, fase adalah fase Pembuangan Sustainment dan program. Selama fase ini semua kegiatan perlu dilakukan untuk menjaga dan mempertahankan sistem di lapangan di biaya yang paling efektif mungkin.

Selection of Bidders

Ini adalah proses dimana organisasi mengidentifikasi potensi pemasok untuk persediaan tertentu, jasa atau peralatan. Pemasok ini ‘identitasnya (kualifikasi) dan sejarah dianalisis, bersama-sama dengan produk atau jasa yang mereka tawarkan. Proses seleksi yang penawar bervariasi dari satu organisasi ke organisasi, tetapi bisa termasuk kredit menjalankan laporan, mewawancarai manajemen, pengujian produk, dan fasilitas wisata. Proses ini tidak selalu dilakukan dalam rangka kepentingan, melainkan agar biaya. Seringkali manajer pembelian memperoleh penawar potensial penelitian informasi tentang organisasi dan produk dari sumber-sumber media dan kontak industri mereka sendiri. Selain itu, pembelian dapat mengirimkan Permintaan Informasi (RFI) untuk calon pemasok untuk membantu mengumpulkan informasi. Rekayasa juga akan memeriksa produk sampel untuk menentukan apakah perusahaan dapat memproduksi produk yang mereka butuhkan. Jika penawar melewati tahap kedua teknik mungkin memutuskan untuk melakukan beberapa pengujian pada bahan-bahan untuk memverifikasi lebih lanjut standar kualitas. Tes-tes ini bisa mahal dan melibatkan waktu yang signifikan dari beberapa teknisi dan insinyur. Teknik manajemen harus membuat keputusan ini berdasarkan biaya produk yang mereka cenderung pengadaan, pentingnya penawar ‘produk ke produksi, dan faktor lainnya. Kredit cek, wawancara manajemen, tur tanaman serta langkah-langkah lain semua bisa dimanfaatkan jika rekayasa, manufaktur, dan manajer memutuskan rantai suplai mereka dapat membantu keputusan mereka dan biaya dapat dibenarkan.

Organisasi lain mungkin memiliki tujuan pengadaan minoritas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan peserta tender. Mengidentifikasi tujuan organisasi dalam penggunaan perusahaan yang dimiliki dan dioperasikan oleh etnis tertentu atau wanita yang dimiliki perusahaan bisnis. Signifikan menggunakan pemasok minoritas perusahaan dapat memenuhi syarat sebagai penawar potensial untuk kontrak dengan perusahaan atau badan pemerintah yang ingin meningkatkan program pemasok minoritas.

Proses seleksi ini dapat memasukkan atau mengeluarkan pemasok internasional tergantung pada tujuan organisasi dan kriteria. Perusahaan yang ingin meningkatkan rim pacific basis pemasok dapat mengecualikan pemasok dari Amerika, Eropa, dan Australia. Organisasi lain mungkin mencari untuk membeli dalam negeri untuk memastikan respons yang lebih cepat untuk perintah-perintah serta kolaborasi lebih mudah pada desain dan produksi.

Tujuan organisasi akan menentukan kriteria untuk proses seleksi peserta tender. Hal ini juga mungkin bahwa produk atau jasa yang diperoleh adalah sangat khusus bahwa jumlah penawar terbatas dan kriteria yang harus sangat luas untuk memungkinkan persaingan. Jika hanya satu perusahaan dapat memenuhi spesifikasi produk maka manajer harus mempertimbangkan pembelian memanfaatkan “Sole Source” pilihan atau bekerja dengan teknik untuk memperluas spesifikasi jika proyek akan memungkinkan perubahan dalam spesifikasi. Sumber satu-satunya pilihan adalah bagian dari seleksi peserta tender yang mengakui kadang-kadang hanya ada satu pemasok yang masuk akal untuk beberapa layanan atau produk. Hal ini dapat karena terbatasnya aplikasi untuk produk yang tidak dapat mendukung lebih dari satu produsen, kedekatan layanan yang disediakan, atau produk yang baru dirancang atau diciptakan dan kompetisi belum tersedia.

Bidding Process

Ini adalah proses memanfaatkan sebuah organisasi untuk mendapatkan barang, jasa atau peralatan. Proses bervariasi secara signifikan dari ketat hingga yang sangat informal. Perusahaan besar dan entitas pemerintah yang paling mungkin memiliki ketat dan proses formal. Proses-proses ini dapat menggunakan formulir tawaran khusus yang memerlukan prosedur yang spesifik dan detail. Prosedur yang sangat ketat mengharuskan tawaran untuk terbuka oleh beberapa staf dari berbagai departemen untuk memastikan keadilan dan ketidakberpihakan. Tanggapan biasanya sangat rinci. Penawar tidak menanggapi persis seperti yang ditentukan dan mengikuti prosedur yang dipublikasikan dapat didiskualifikasi. Usaha swasta yang lebih kecil lebih mungkin memiliki prosedur yang kurang formal. Tawaran bisa dalam bentuk email ke semua menetapkan penawar produk atau jasa. Tanggapan oleh penawar dapat dirinci atau hanya jumlah dolar yang diusulkan.

Sebagian besar proses tawaran multi-tier. Akuisisi di bawah jumlah dolar tertentu dapat “pengguna kebijaksanaan” mengizinkan pemohon untuk memilih yang pernah mereka inginkan. Tingkat ini dapat serendah $ 100 atau setinggi $ 10.000 tergantung pada organisasi. Dasar pemikiran adalah tabungan diwujudkan dengan pemrosesan permintaan ini sama seperti barang-barang mahal yang minimal dan tidak membenarkan waktu dan biaya. Departemen pembelian mengawasi penyalahgunaan hak istimewa kebijaksanaan pengguna. Akuisisi dalam rentang pertengahan dapat diproses dengan proses yang sedikit lebih formal. Proses ini mungkin melibatkan pengguna memberikan kutipan dari tiga pemasok terpisah. Pembelian mungkin diminta atau diharuskan untuk memperoleh tanda kutip. Proses tawaran formal dimulai serendah $ 10.000 atau setinggi $ 100.000 tergantung pada organisasi. Tawaran biasanya melibatkan suatu bentuk tertentu penawar mengisi dan harus dikembalikan oleh tenggat waktu tertentu. Tergantung dari komoditi yang dibeli dan organisasi tawaran berbobot dapat menetapkan kriteria evaluasi. Tawaran lainnya akan dievaluasi pada kebijaksanaan pembelian atau pengguna akhir. Beberapa tawaran bisa dievaluasi oleh komite lintas-fungsional. Tawaran lainnya dapat dievaluasi oleh pengguna akhir atau pembeli di Purchasing. Terutama di kecil, perusahaan-perusahaan swasta yang penawar dapat dievaluasi pada kriteria atau faktor-faktor yang memiliki sedikit jika ada hubungannya dengan tawaran yang sebenarnya. Contoh dari faktor-faktor ini adalah sejarah dari penawar dengan perusahaan, sejarah penawar dengan perusahaan manajemen senior di perusahaan lain, dan penawar yang luas produk.

Technical evaluation

Evaluasi teknis, evaluasi teknis yang dikutip kesesuaian barang atau jasa, jika diperlukan, biasanya dilakukan sebelum evaluasi komersial. Selama fase ini proses pengadaan, perwakilan teknis dari perusahaan (biasanya seorang insinyur) akan meninjau proposal dan tetapkan setiap penawar sebagai teknis baik secara teknis dapat diterima atau tidak dapat diterima.

Commercial evaluation

Syarat Pembayaran

Uang Biaya dihitung dengan mengalikan tingkat bunga mata uang yang berlaku dikalikan dengan jumlah uang yang dibayarkan sebelum penerimaan BARANG. Jika uang itu untuk tetap dalam rekening pembeli, bunga akan tertarik. Bahwa bunga pada dasarnya adalah biaya tambahan yang terkait dengan Kemajuan atau Milestone pembayaran.

Lokasi manufaktur dipertimbangkan pada tahap evaluasi terutama untuk menghitung biaya pengiriman dan isu-isu regional yang dapat dipertimbangkan. Sebagai contoh, di Eropa sudah lazim bagi pabrik-pabrik untuk menutup selama bulan Agustus untuk liburan musim panas. Perjanjian kerja juga dapat dipertimbangkan dan dapat ditarik ke dalam evaluasi jika daerah tertentu diketahui sering serikat buruh.

Manufaktur lead-time adalah waktu dari perintah penempatan (atau waktu gambar terakhir yang diajukan oleh Pembeli kepada Penjual) sampai barang-barang diproduksi dan dipersiapkan untuk pengiriman. Lead-kali berbeda-beda menurut komoditi dan dapat berkisar dari beberapa hari ke tahun.

Waktu transportasi dievaluasi sementara membandingkan pengiriman barang kepada Pembeli yang diperlukan menggunakan-date. Jika Barang dikirim dari remote pelabuhan, dengan kapal jarang transportasi, waktu transportasi dapat melebihi jadwal dan penyesuaian perlu dilakukan.

Pengiriman Biaya – biaya untuk para Barang untuk disampaikan kepada suatu titik dinyatakan. Penawaran Validity Packing Penawaran Penyesuaian Syarat dan Ketentuan Seller’s Services Standar Organisasi Tinjauan Keuangan Mata Uang Pembayaran Analisis Risiko – volatilitas pasar, keuangan penawar stres dalam Pengujian

Negotiating

Negosiasi adalah kunci Pembelian skillset di lapangan. Salah satu tujuan dari Agen Pembelian adalah untuk memperoleh barang per yang paling menguntungkan dari segi entitas membeli (atau sederhana, “Pembeli”). Agen Pembelian biasanya usaha untuk mengurangi biaya sementara memenuhi persyaratan lainnya Pembeli seperti pengiriman tepat waktu, sesuai dengan persyaratan dan kondisi komersial (termasuk garansi, transfer risiko, tugas, hak audit, kerahasiaan, pengobatan, dll).

Post-Award Administration

Post-award administrasi biasanya terdiri dari kecil membuat perubahan, penambahan atau pengurangan, bahwa dalam beberapa cara mengubah syarat-syarat perjanjian atau Penjual Scope of Supply. Perubahan seperti itu sering kecil, tapi untuk tujuan audit harus didokumentasikan ke dalam perjanjian yang ada. Contoh termasuk peningkatan jumlah Line Item atau mengubah metalurgi komponen tertentu.

Order Closeout

Adalah penutupan dari proses order.

Contoh Kasus : Pembelian, Persediaan dan Hutang

Proses pembelian dimulai dari pembuatan order pembelian (Create Purchase Order Draft) yang masih draft yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Proses (Check by Manager / check by management), dalam proses persetujuan terdapat pengecekan :

Jika harga per unit kurang dari sama dengan Rp.100.000 (seratus ribu rupiah) dan total jumlah pembelian kurang dari sama dengan RP.1.000.000 (satu juta rupiah) maka persetujuannya dilakukan oleh manager akunting dan keuangan.
Jika harga per unit lebih dari Rp.100.000 (seratus ribu) atau total jumlah pembelian lebih dari Rp.1.000.000 (satu juta rupiah) maka persetujuannya dilakukan oleh manajemen dengan terlebih dahulu di cek oleh manager.

(Purchase order approve ) Setelah order pembelian disetujui dan dikirimkan ke suplier proses selanjutnya adalah pembayaran uang muka (Account Payable Down Payment/ AP DP) jika mengharuskan membayar uang muka lalu dibuatkanlah dokumen pembayaran uang muka oleh bagian akunting.
Setelah dokumen terbuat maka proses selanjutnya diteruskan ke bagian keuangan untuk dilakukan proses pembayarannya.
Jika terjadi pembatalan atau pengurangan pembayaran uang muka maka dilakukan proses credit memo.
Setelah itu penerimaan barang (Good Receipt PO) yang diterima oleh bagian pembelian lalu diteruskan ke bagian persediaan barang sebagai stok masuk.
Jika barang yang diterima cacat atau tidak sesuai dengan yang diharapkan maka proses yang dilakukan adalah membuat dokumen untuk pengembalian barang dan diteruskan ke bagian persediaan barang sebagai stok keluar.
Setelah penerimaan barang dinyatakan sesuai dengan yang diharapkan maka proses selanjutnya membuat dokumen pengakuan hutang yang dilakukan oleh bagian akunting lalu diteruskan kebagian keuangan untuk dilakukannya pembayaran sesuai dengan waktu jatuh temponya.