Contoh Kasus Penerapan Knowledge Management dan Knowledge Sharing Bidang Perkebunan

Knowledge Management dan Knowledge Sharing Bidang Pangan: Studi Kasus Bidang Perkebunan

Abstrak

Tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah prototype KM bidang perkebunan, selama tiga tahun,dimana pada tahun pertama adalah eksplisit database, tahun kedua tacit database dan tahun ketiga kombinasi antara eksplisit dan tacit knowledge bidang perkebunan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan menggunakan metode “soft system methodology”. Faktor yang mendukung keberhasilan kegiatan penelitian ini adalah tersedianya data dan informasi diberbagai lembaga penelitian pemerintah dan swasta, serta universitas di berbagai kota seperti: Jakarta, Bogor dan Bandung, sekaligus penguasaan metodologi dalam analisis.

Persaingan internasional pada saat ini cenderung lebih ketat dan kompleks, untuk itu perlu dicari cara atau model untuk mendapatkan produk atau jasa yang diperlukan oleh pasar di bidang perkebunan. Inovasi dapat membantu perkebunan dalam meningkatkan daya saing produk mereka ke pasar dalam negeri atau internasional. Sehingga bidang perkebunan sangat tergantung dari pengelolaan pengetahuan apakah akan terjadi siklus knowledge yaitu konversi perpindahan dari tacit ke tacit, kemudian dari tacit ke explicit knowledge dan perpindahan eksplisit ke eksplisit knowledge dan akhirnya dari eksplisit ke tacit knowledge.

Oleh karena itu pengelolaan knowledge (knowledge management) ini menjadi penting bagi pengembangan perkebunan di Indonesia dan peningkatan daya saing hasil perkebunan di masa depan.

Pendahuluan

Dalam buku yang ditulis Krogh, Ichiyo, dan Nonaka, 2000 : disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai pengetahuan yaitu: (1) pengetahuan merupakan justified true believe; (2) pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit); (3) penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaaan tersebut; (4) penciptaaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama yaitu: 1. berbagi pengetahuan terbatinkan (tacit); 2.menciptakan konsep, 3. membenarkan konsep; 4. membangun prototype; dan 5. melakukan penyebaran pengetahuan.

Pertanyaannya Bagaimana mengelola pengetahuan yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit) ? untuk menjawabnya, maka diperlukan suatu penelitian KM pada bidang tertentu sebagai upaya akademik untuk menemukan solusi ilmiah bagi persoalan-persoalan manusia. Di dalam kegiatan penelitian KM ini diperkirakan selama tiga tahun yang terdiri dari tiga tahap yaitu :

Tahun pertama adalah mengidentifikasi kategori pengetahuan tentang perkebunan yang diperlukan untuk mendukung penelitian KM; mengorganisasikan dan menganalisis informasi ke dalam database sebagai eksplisit database; disain system perkebunan; struktur database dan prototype perkebunan.

Tahun kedua adalah mengidentifikasi kategori pengetahuan tacit yang terdiri dari komunikasi antar peneliti, peneliti dengan petani, antar petani, peneliti dengan pengusaha, antar pengusaha dst dengan menggunakan Visual Prolog => expert system bidang perkebunan.

Tahun ketiga adalah kombinasi antara pengetahuan eksplisit dan tacit dengan Visual Prolog bidang perkebunan.

Tujuan Penelitian

Membuat dan mengembangkan prototype “Pengelolaan Pengetahuan (knowledge management)“ baik yang eksplisit maupun tacit bidang perkebunan.

Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan metode “soft system methodology (SMM). Pengumpulan data dan informasi dilakukan melalui data sekunder dari data statistik dan data internal di bidang perkebunan, serta data primer melalui wawancara mendalam (in-depth interview) tentang KM dari bidang perkebunan. Penelitian ini memilih bidang perkebunan karena berdasarkan pada system (input, proses, output) mulai dari hilir sampai hulunya secara komprehensif.

SMM didasarkan pada system berpikir yang memungkinkan dapat menjelaskan dan mendefinisikan masalah, tetapi fleksibel dalam penggunaan dan luas ruang lingkupnya.

Sebagaimana uraian di atas maka pendekatan yang digunakan dalam penelitian adalah pendekatan interdisipliner. Satu disiplin ilmu saja tidak akan mampu menjawab tantangan permasalahan pengelolaan pengetahuan yang sangat kompleks.

Data yang dibutuhkan terdiri atas data primer dan sekunder. Data primer meliputi wawancara dengan para nara sumber dari berbagai disiplin ilmu, untuk memperkaya analisis, maka wawancara dengan berbagai pihak yang mempunyai kompetensi serta relevansi dengan penelitian KM ini.

Sedangkan data sekunder berkaitan dengan data-data bidang perkebunan mulai dari benih- off farm-on farm sampai pemasarannya.

1. Membuat desain system perkebunan dari benih – off-farm – on farm – pemasaran;
2. Membuat struktur database “ pengetahuan eksplisit”;
3. Mengumpulkan data sekunder yang menunjukkan perusahaan/organisasi yang melakukan interfaces antar litbang, manufacturing dan pemasaran;
4. Mengidentifikasi asset pengetahuan perkebunan dan sumber jaringan kepakaran bidang perkebunan dalam rangka mengumpulkan pengetahuan eksplisit dan tacit yang mungkin dijadikan knowledge sharing;
5. Mengumpulkan kegiatan dan pengalaman dari perusahaan tersebut baik dalam KS maupun kerjasama melalui teknologi informasi (database, mailing list, diskusi, seminar, dsb);
6. Memetakan pengetahuan eksplisit dan tacit dalam modus knowledge conversion dan content untuk mengetahui aliran pengetahuan disuatu organisasi/perusahaan;
7. Menguji KM dan KS disuatu organisasi/perusahaan;
8. Menyusun model KM dan KS dari hasil kajian ini.

Kerangka Teori

Mengembangkan teori “ translucent design” . Berkaitan dengan manfaat pertama di atas, penelitian ini mencoba menerapkan teori yang dikembangkan oleh Thomas dan Kellog (2000), dua peneliti dari IBM yang tertarik mendesain system untuk mendukung komunikasi dan kolaborasi antar kelompok orang. Teori mereka memanfaatkan karakteristik interaksi di dunia fisik yang bias diterpakan (transposed) ke dunia digital, sehingga sistem dapat mendukung komunikasi yang mendalam, koheren, dan produktif.

Pengelolaan pengetahuan harus dapat menjelaskan hubungan pengetahuan dengan strategi, suatu perusahaan harus mengembangkan tujuan strateginya, mengidentifikasikan kebutuhan pengetahuannya untuk nantinya dapat benar-benar melaksanakan pilihan strateginya, dan menjelaskan kesenjangan (gaps) knowledge strateginya dengan membandingkan strategi perusahaan tersebut dengan asset knowledge yang mereka punyai. Pilihan strategi perusahaan berdasarkan pada teknologi, pasar, produk, jasa dan proses yang mempunyai dampak langsung pada knowledge, keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk dapat bersaing di pasar yang dituju.

Pada waktu ini asset terpenting dari suatu industri adalah knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan di Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan pengetahuan dalam organisasinya (organizational knowledge creation). Penciptaan knowledge tercapai melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan exsplicit knowledge dalam organisasi, serta melalui desain dari proses social yang menciptakan knowledge baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge.

Dengan demikian pengertian knowledge di  sini adalah pengetahuan, pengalaman, informasi faktual dan pendapat para pakar. Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan tacit ke explicit dan kemudian ke tacit kembali yang dapat mendorong inovasi dan pengembangan produk baru. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) perusahaan Jepang mempunyai daya saing karena memahami knowledge merupakan sumber daya.

Knowledge ini harus dikelola, karena harus direncanakan dan diimplementasikan. Berhubung organisasi adalah jaringan dari keputusan, para pengambil keputusan dan pengambilan keputusan, maka perlu dikelola agar menjadi efektif keputusannya dan terintegrasi serta terpahaminya dampak dari keputusan tersebut. Karena keputusan merupakan hasil komitmen terhadap tindakan. Keputusan juga menfasilitasi tindakan dengan mendefinisikan dan mengelaborasi maksud dengan mengalokasikan sumber daya yang ada. Tindakan dan maksud organisasi berinteraksi dengan bermacam-macam elemen lingkungan melalui horizon waktu yang lama, para pengambil keputusan menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami issue yang ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan menjelaskan serta menentukan keinginannya. Oleh karena itu keputusan yang rasional memerlukan informasi di atas kemampuan organisasi untuk mengumpulkan informasi dan memprosesnya di atas kapasitas manusia untuk melakukannya.

Ruang lingkup penelitian ini lebih diarahkan kepada identifikasinya terciptanya pengetahuan bidang perkebunan.

Hasil yang Diharapkan pada Tahun Pertama

Dalam mencapai tujuan penelitian di atas, maka analisis yang akan digunakan yakni analisis kualitatif dan kuantitatif. Analisis kualitatif dimaksudkan untuk menjelaskan berbagai data dan informasi  yang diperoleh dalam penelitian ini. Di sisi lain analisis kuantitatif dimaksudkan untuk mempertajam temuan kualitatif yang diperoleh. Namun detail dari bentuk-bentuk analisis yang digunakan dan variable yang akan menjadi focus dalam studi ini akan dipikirkan lebih lanjut.

Analisis kesenjangan knowledge strategi yang didasarkan pada kerangka tingkat tingginya Zack.

Untuk  mengkaji posisi knowledge perusahaan/organisasi bidang perkebunan saat ini, sangat perlu untuk mendokumentasikan asset knowledge bidang perkebunan yang ada. Terdapat 10 langkah roadmap dari manajemen pengetahuan, tetapi untuk analisis diperlukan tiga klasifikasi kerangka :

· Core Knowledge. Pengetahuan yang dapat menjalankan perusahaan/organisasi, misalnya menciptakan hambatan untuk perusahaan/organisasi baru yang akan masuk pasar. Produk yang dihasilkan belum dapat dibedakan dengan pesaingnya.

· Advanced knowledge. Perusahaan/organisasi dapat bersaing. Pengetahuan dapat menghasilkan produk yang berbeda dengan pesaingnya, melalui knowledge yang superior.

· Innovative Knowledge. Perusahaan organisasi mampu menjadi pemimpin di industrinya dan sangat jelas berbeda dengan pesaingnya. Michael Zack menjelaskan bahwa innovative knowledge memungkinkan perusahaan/organisasi untuk merubah aturan main (rule of the game).

Desain Konseptual KM Perkebunan

Secara umum pendekatan yang ditawarkan adalah pendekatan menyeluruh (komprehensif), artinya  pada setiap tahap akan dikerjakan seluruh bagian dari daur pengetahuan (tacit-tacit dan explicit-explicit) dengan harapan sistem akan berfungsi secara operasional pada setiap tahapan.

Gambaran konseptual dari elemen-elemen system KM perkebunan adalah:

Teknologi

1. Teknologi database relasional (RDMBS);

Merupakan tulang punggung dari system, dengan membangun system RDMBS, akan dihasilkan system yang memiliki aspek pemindahan (portability), pembesaran (scalability) bidang perkebunan dengan baik.

2. Client server

Untuk membuat system KM dapat diperluas dengan mudah dan diakses dari banyak titik akses, pendekatan client-server yang akan digunakan adalah Web Based Client Server (PHP) dan Convensional Client Server (Delphi,VB, dan lain-lain).

3. Web Service

Salah satu perkembangan teknologi client server yang akan digunakan, dengan penerapan teknologi ini (dengan antar muka XML) diharapkan system akan semakin mudah untuk bekerja sama dengan system-sistem

lainnya.

4. Artificial Inttelegence/ Expert System

Salah satu bentuk pengembangan dari system KM perkebunan adalah dengan menambahkan teknologi kecerdasan buatan ke dalam system KM perkebunan sehingga menambah daya guna system.

Sehingga :

• teridentifikasinya informasi bidang perkebunan yang diperlukan, dicari dan digunakan;
• teridentifikasinya penciptaan knowledge bidang perkebunan;
• teridentifikasinya strategi pengembangan perkebunan untuk menumbuhkan budaya inovasi dalam menghadapi perubahan lingkungan (pasar dan pemakai) agar berdaya saing di pasar local dan internasional;
• teridentifikasinya siklus knowledge dalam bidang perkebunan.

Kerangka Analitik (Diskusi Metodologi, Teori dan Hasil)

Salah satu cara untuk memahami dampak dari knowledge management di bidang perkebunan atau perusahaan perkebunan adalah dengan melihat daur hidup knowledge management (knowledge management lifecycle) dan alur dari knowledge di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995) menginvestigasikan hubungan antara tacit knowledge dan explicit knowledge dan menjelaskan empat tahap konversi knowledge yaitu: Socialization, Externalisation, Combination dan Internalization. Ada empat wahana konversi knowledge : dari tacit knowledge ke tacit knowledge melalui proses sosialisasi, dari tacit ke explicit melalui eksternalisasi, explicit ke explicit knowledge melalui kombinasi, dan dari explicit  ke tacit melalui internalisasi. Proses konversi organisasi adalah sebagai berikut :

Tujuan dari implementasi knowledge management dalam organisasi adalah menciptakan jumlah tacit yang dapat diterapkan oleh individu untuk menyelesaikan masalah. Knowledge Holder dapat melakukan knowledge sharing/transfer ke knowledge Seeker melalui sosialisasi atau menciptakan knowledge dan menyimpannya dalam penyimpanan (knowledge repository).

Oleh karena itu daya saing yang dituntut adalah cooperative advantage, yang menunjukkan terjadinya kerjasama antar industri,universitas dan lembaga penelitian untuk mendukung terjadinya inovasi produk atau jasa. Efisiensi terjadi karena penelitian tidak perlu dilakukan oleh industri tersebut dan intensif dalam penggunaan sumberdaya manusianya, karena dapat dukungan pengetahuan dari universitas. Pengelolaan inovasi berarti pengelolaan knowledge yang ada di perusahaan tersebut, oleh karena itu pada saat ini asset terpenting dari perusahaan adalah knowledge.

Dari perspektif kerja knowledge, system KM suatu organisasi merupakan system yang menyediakan sarana penciptaan pengetahuan, pengintegrasian antara knowledge yang diciptakan secara eksternal, penggunaan knowledge yang ada, dan menemukan pengetahuan dari sumber internal dan eksternal. Siklus pengetahuan dari Nonaka diarahkan kepada dukungan organisasi tersebut kepada peningkatan exchange and sharing of tacit and explicit knowledge.

Disadari bahwa tidak saja pengetahuan yang diperlukan dalam pengelolaan inovasi tetapi juga pengalaman, informasi tekstual dan pendapat para pakar. Karena itu hanya dengan peningkatan pengetahuan, pengalaman, dan informasi serta perhimpunan pendapat dari para pakar terhadap produk baru, siklus hidup produk atau perubahan produk dalam mengantisipasi kebutuhan pasar saja yang memungkinkan terjadinya inovasi.

Sedangkan ditinjau dari perspektif lain, system KM dari organisasi merupakan suatu kombinasi yang mutlak antara infrastruktur teknologi, infrastruktur organisasi, budaya, kemajuan pengetahuannya dan manusianya.

Untuk menghadapi persiangan internasional yang lebih ketat dan kompleks di bidang perkebunan, perlu dicari cara  atau model untuk mendapatkan produk atau jasa yang diperlukan oleh pasar dan mempunyai ciri yang unik dibandingkan dengan para pesaing.  Interaksi antar individu, kelompok dan pola tindakan dijembatani melalui aturan, peranan, dan wahana yang sebagian didefinikan oleh organisasi, tetapi juga tumbuh secara alami dari praktek social dan teknis dari system tersebut. Organisasi menggunakan informasi dalam tiga strategi wahana yaitu : memahami (make sense) dari lingkungannya (internal dan eksternal); menciptakan knowledge baru; dan pengambil keputusan (decision making). Proses sense making, knowledge creating dan decision making merupakan kegiatan informasi utama mengenai apa yang disebut knowing organization(Chun Wei Choo, 1998). Dengan menjajagi kemungkinan terjadinya siklus tersebut di perusahan diharapkan dapat dibuat model penciptaan pengetahuan yang sesuai dan dapat diterapkan di Indonesia di masa depan.

Analisa dari kasus diatas:

Dari kasus diatas bagaimana cara memanfaatkan karakteristik interaksi didunia fisik yang biasa diterapkan kedunia digital, sehingga sistem dapat mendukung komunikasi yang mendalam, koheren, dan produktif. Agar dapat menjelaskan hubungan pengetahuan dan strategi dan dapat membandingkan strategi perusahaan dengan asset knowledge yang dipunyai. Dalam pembangunan knowledge management diklasifikasikan menjadi 3 kerangka yaitu:

1. Core Knowledge. Pengetahuan yang dapat menjalankan perusahaan/organisasi.
2. Advanced knowledge. Perusahaan/organisasi dapat bersaing.
3. Innovative Knowledge. Perusahaan organisasi mampu menjadi pemimpin di industrinya dan sangat jelas berbeda dengan pesaingnya.

Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan menyeluruh (komprehensif), artinya  pada setiap tahap akan dikerjakan seluruh bagian dari daur pengetahuan (tacit-tacit dan explicit-explicit). Teknologi yang digunakan menggunakan Database relasional (RDMBS), Client Server, Web Service, Artificial Inttelegence/ Expert System. Dari hubungan antara tacit knowledge dan explicit knowledge, terdapat 4 konversi knowledge yaitu dari tacit knowledge ke tacit knowledge melalui proses sosialisasi, dari tacit ke explicit melalui eksternalisasi, explicit ke explicit knowledge melalui kombinasi, dan dari explicit  ke tacit melalui internalisasi.

Source:
http://ilmukomputer.org/2008/11/25/knowledge-management-dan-knowledge-sharing-bidang-pangan-studi-kasus-bidang-perkebunan/

Client server