Fungsi dan Unsur Manajemen Proyek

Fungsi Manajemen Proyek

Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan, penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan

• Pelingkupan (Scooping) – lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
• Perencanaan (Planning) – perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
• Perkiraan (Estimating) – tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan
• Penjadwalan (Scheduling) – dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
• Pengorganisasian (Organizing) – manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
• Pengarahan (Directing) – manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim
• Pengontrolan (Controlling) – mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek
• Penutupan (Closing) – manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek

Fungsi – fungsi  diatas tergantung pada komunikasi antar personal yang berkesinambungan di antara para manajer proyek, tim dan manajer-manajer yang terlibat

Pengetahuan Manajemen Proyek

Untuk mengelola aspek pengetahuan manajemen proyek , maka ada beberapa prinsip yang perlu diketahui atau difahami telebih dahulu, yaitu:

• Prinsip 1: Melakukan aktivitas terkait terhadap konsep kelompok proses yang ada
• Prinsip 2: Setiap kelompok proses membutuhkan sejumlah input (masukan) untuk menjalankan proses
• Prinsip3: Saat proses berlangsung akan melibatkan sejumlah perangkat (tools) dan metode (teknik) pekerjaan yang memadai
• Prinsip 4: Hasil ouput (keluaran) dari proses akan dipergunakan untuk pelaksanaan kelompok proses pada aspek pengetahuan manajemen proyek yang lain

Kelompok proses yang digunakan dalam manajemen proyek, terdiri atas:

1. Proses Inisiasi (penjajagan), kesediaan para stakeholders dalam menjalankan proyek
2. Proses Perencanaan, perencanaan terhadap kebutuhan pelaksanaan proyek (S-TQC)
3. Proses Pengolahan, pelakasanaan pekerjaan oleh sumber daya yang ada dalam proyek
4. Proses Pengendalian, pengawasan yang obyektif terhadap seluruh pekerjaan proyek
5. Proses Penutupan, persetujuan formal terhadap hasil output dari pekerjaan proyek,

Sedangkan pengetahuan manajemen proyek (lihat gambar 2.2), terdiri atas:

1. Manajemen Integrasi, merupakan tempat integrasi dari seluruh akivitas manajemen proyek yang ada  dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
2. Manajemen Batas Wilayah (ruang lingkup), merupakan batasan obyek yang ingin diraih yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu, adapun batasan bisa mencakup perencanaan, definisi, verifikasi dan pengendalian yang dituangkan dalam Term Of Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) atau dalam diagram
3. Manajemen Waktu, merupakan target waktu dari output yang diharapkan agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat, bisa meliputi definisi aktivitas, rangkaian aktivitas, estimasi durasi aktivitas, pengembangan skedul (jadual) dan pengendalian jadual, dapat menggunakan Gantt Chart, PERT, CPM atau Network Diagram
4. Manajemen Biaya, merupakan pengalokasian sejumlah sumber dana berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan sumber dana (resource planning), estimasi biaya (cost estimating), anggaran biaya (cost budgeting) dan pengendalian biaya (cost control)
5. Manajemen Kualitas, merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup perencanaan kualitas (quality planning), pertanggungan kualitas (quality assurance) dan pengendalian kualitas (quality control)
6. Manajemen Sumber Daya Insani, merupakan pengaturan kebutuhan SDI dalam pelaksaan proyek, yang mencakup perencanaan organisasi (organizational planning), akuisisi karyawan (staff aquisition) dan pembangunan tim kerja (team building)
7. Manajemen Komunikasi, merupakan pendistibusian jalur komunikasi yang terjadi akibat banyaknya kertelibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan komunikasi (communication planning), pendistribusian informasi (information distribution), pelaporan kinerja (performace reporting) dan klosur administrasi (administrative closure)
8. Manajemen Risiko, merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil dampak yang ditimbulkan melalui tindakan – tindakan preventif, bisa mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan responsi resiko dan pengendalian responsi resiko
9. Manajemen Pengadaan, merupakan pengaturan kebutuhan produk atau perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, bisa mencakup perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan pengadaan, pemilihan supplier, administrasi kontrak pengadaan dan nutupan kontrak

Unsur Pokok Manajemen Proyek

Organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan pendekatan – pendekatan yang berbeda pada manajemen proyek, prasyarat untuk manajemen proyek yang baik adalah proses pengembangan sistem yang didefinisikan dengan baik yakni yang memenuhi unsur pokok dalam manajemen proyek karena penting untuk membedakan antara manajemen proyek dan manajemen proses, adapun unsur pokok tersebut meliputi:

Tujuan Proyek

Proyek umumnya merupakan suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu, dibagi dalam sub – sub proyek yang diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub – sub proyek dalam aspek waktu, urutan pekerjaan, biaya dan kinerja

Kompleksitas Proyek

Pengelolaan proyek melibatkan beberapa fungsi organisasi seperti pemasaran, personalia, enginering, produksi dan keuangan, untuk itu diperlukan bermacam-macam disiplin ilmu dan ketrampilan untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan proyek serta dibutuhkan koordinasi antar fungsi organisasi untuk kesuksesan proyek dalam mewujudkan tujuan

Keunikan Proyek

Setiap pekerjaan proyek mempunyai karakter tersendiri akan berbeda dari apa yang pernah dilakukan meskipun bentuk proyek sama ataui rutin dilakukan, karena dipengaruhi banyak aspek seperti tujuan, lokasi, lingkungan, tenaga kerja, sosial, kulktur budaya masyarakat, fasilitas, ruang lingkup dan lain sebagainya, disamping itu proyek merupakan pekerjaan yang terjadi sekali dan tidak pernah terulang dengan kejadian yang sama

Proyek merupakan kegiatan sementara

Proyek adalah suatu aktivitas yang bersifat temporer, organisasi dibentuk sementara untuk mengelola personalia, material dan fasilitas guna mencapai tujuan tertentu pada jadwal tertentu artinya hanya sekali tujuan tercapai dan organisasi akan dibubarkan setelah selesai, kemudian  dibentuk organisasi baru dalam mencapai tujuan yang lain

Resiko Proyek

Proyek umumnya menggunakan teknologi baru dan memiliki resistensi yang tidak pasti dan beresiko, kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi

Siklus Hidup Proyek

Proyek merupakan suatu proses bekerja dalam mencapai suatu tujuan dan selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut dengan “project life cycle”, dimana tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan mengalami perubahan bila proyek memasuki satu tahapan baru

Tipe Proyek

1. Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor,
2. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu,
3. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang
4. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.

Source : informatika.web.id