Mengapa accounting berhubungan
erat dengan Marketing and Sales dan Supply Chain Management dan bagaimana
hubungannya dengan IT?
Karena Accounting merupakan
sebuah system informasi yang menghasilkan informasi keuangan pada phiak-pihak
yang berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi suatu perusahaan
maka dari itu untuk menghasilkan informasi, accounting memerlukan data dari
berbagai fungsional area lainnya seperti Marketing and Sales (M/S) serta Supply
Chain Management (SCM). Karena accounting memusatkan pekerjaannya pada
pencatatan, maka data yang dapat menjadi inputan adalah faktur, invoice,
kwitansi, nota penjualan dan lain-lain.
Accounting, Marketing and Sales
dan Supply Chain Management dapat saling berhubungan dengan lebih baik dengan
menggunakan IT, karena dengan adanya IT, tiap bagian fungsi area dapat saling
berbagi pakai data, dengan database yang sama. Salah satunya dengan menggunakan
ERP, dengan program yang sama, data yang
sama, maka apabila terjadi pengupdate-an data, data yang diterima oleh setiap
bagian sama-sama berubah (tidak redudansi) dan lebih actual atau terkini
Contoh :
Saat seorang sales menawarkan
produk pada pembeli, pada saat menawarkan produk, tentu saja sales tersebut
harus mengetahui berapa harga produk itu saat ini, agar dapat mengetahui apakah
terjadi perubahan harga atau tidak, apakah ada discount yang sedang berlaku
untuk produk tersebut dengan persyaratan yang telah ditentukan, dan dapat
melihat historis pembeli, apakah pembeli ini mempunyai historis yang baik,
kecenderungan membeli produk apa dalam jumlah berapa, sehingga penawaran yang
diberikan lebih maksimal, berikut dengan potongan harganya. Dengan demikian,
penawaran lebih baik, dan pembeli pun merasa tidak dirugikan apabila tidak mendapatkan
potongan yang seharusnya mereka dapatkan, dengan adanya kepuasan dari pembeli,
loyalitas pembeli pun dapat meningkat.
Pada saat pemesanan pun, M/S
dapat mengecek data stok barang yang ada (diolah oleh pihak SCM) apakah jumlah
produk yang tersedia mencukupi atau tidak, dan apabila tidak mencukupi dapat
langsung menghubungi bagian SCM untuk meminta bagian SCM mengadakan produk
tersebut (yaitu dengan memproduksi apabila perusahaan tersebut merupakan
produsen, membeli apabila merupakan Stockiest atau retailer (PD)) dan dengan
bantuan IT, misalnya dengan ERP, SCM dapat melihat berapa lama waktu yang
dibutuhkan oleh perusahaan tersebut untuk menyelesaikan pesanan, baik dari
pembelian bahan baku ke supplier, pemrosesan di pabrik, hingga shipping atau
delivery (mengantarkan) produk ke konsumen, dengan mempertimbangkan terlebih
dahulu, apakah bahan baku yang diperlukan cukup, jika tidak cukup apakah
supplier dapat mengirimkan sesegera mungkin atau berapa lama waktu yang
dibutuhkan supplier untuk memenuhi pesanan kita, dan melihat kepada pihak
accounting apakah keuangan perusahaan dapat memenuhi pesanan kita (cukup atau
tidak budget perushaan untuk melakukan transaksi pembelian dengan jumlah
tersebut pada saat itu).
Apabila bagian Accounting dapat
memenuhi keperluan pembelian untuk bahan baku yang akan diperlukan untuk produksi
produk yang dipesan, maka SCM dapat menentukan berapa lama waktu yang
diperlukan untuk memenuhi pesanan konsumen, dan dengan demikian M/S dapat
melanjutkan transaksi penjualannya.
Setelah terjadi transaksi
penjualan, maka faktur penjualan tersebut diserahakan ke bagian accounting
untuk dicatat, sehingga pihak accounting dapat menentukan berapa penerimaan
yang diterima, dan pihak SCM juga menyerahkan faktur pembelian dari bahan baku
yang telah dibeli dari supplier, berikut biaya produksi dan pengantarannya
sehingga accounting dapat mengetahui, berapa jumlah pengeluaran yang telah
dikeluarkan, sehingga bagian accounting juga dapat menentukan berapa jumlah
rugi atau laba yang dialami oleh perusahaan tersebut.
Pada cara tradisional, accouting
dapat berkomunikasi dengan M/S dan SCM secara manual. Namun untuk melakukan
penukaran informasi secara manual memakan waktu yang lama. Misalnya pada saat
menawarkan produk kepada pembeli, M/S dapat saja menawarkan harga produk dengan
harga terakhir yang diketauhinya, namun apabila ternyata terjadi perubahan
harga pada produk tersebut, tidak menutup kemungkinan perushaan dapat mengalami
kerugian, apabila ternyata setelah terjadi transaksi penjualan, ternyata M/S
mengetahui harga produk tersebut naik, dan memeberi tahukan kepada konsumen
bahwa harga yang diberikan salah dan perlu revisi faktur, maka hal tersebut
dapat mengecewakan konsumen, selain itu juga memerlukan waktu yang lebih lama
untuk merevisi faktur penjualan tersebut (karena manual) sehingga perputaran uang
lebih lambat
Selain itu, apabila ternyata
produk yang ditawarkan tersebut tidak tersedia, perlu waktu yang lama jika
ditangani manual oleh SCM dalam pengecekan stok, berapa yang diperlukan, berapa
lama supplier akan memenuhi pesanan. Apabila menggunakan IT, hal tersebut dapat
diatasi, selain itu jug M/S dapat melihat produk apa saja yang kurang laku dan
mana yang laku, sehingga dapat menawarkan produk yang kurang laku tersebut
kepada konsumen, sehingga terjadi perputaran barang dan gudang pada SCM pun dapat
digunakan dengan baik.
Dengan IT, bagian accounting
dapat memproses data dengan lebih baik, karena mengurangi kesalahan
perhitungan. Selain itu juga lebih cepat, tidak mengalami stagnasi apabila
dokumen terhenti pada satu area fungsional, misalnya pada bagian M/S saat
terjadi penjualan, tinggal menginputkannya di computer, shingga dapat
mengurangi pemakanan waktu pengantaran hard copy nya ke bagian accounting.
Dengan langsung menginputkannya, bagian accounting juga saat itu dapat
menggunakan data dari faktur penjualan tersebut karena menggunakan database
yang sama.
Jadi, Accounting, Marketing and
Sales dan Supply Chain Management saling terkait karena saling membutuhkan satu
sama lain pada bagian informasi data. Dan dengan IT, kegiatan penukaran informasi
dan pengolahan data dapat lebih mudah dan cepat, sehingga perputaran uang,
produk lebih cepat, dan penggunaan gudang lebih maksimal, memudahkan user dalam
bekerja sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan dan stress sehingga peforma
kerja lebih baik.
Dengan perputaran yang cepat
karena proses yang dilakukan cepat, maka penghasilan perushaan lebih meningkat.
No comments:
Post a Comment