Pengertian JAD (Joint Application Development)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

 

JAD (Joint Application Development)

Teknik Joint Application Development (JAD) merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses. Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahap-tahapan (metode).

Teknik Join Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara pengembang dengan pemakai sistem informasi) merupakan:

• Penerapan JAD jika pengembang dan user bekerja bersama dalam satu tim akan sangat mendukung penerapan prototyping.
• Penentuan keperluan oleh sekumpulan pemegang saham.
• Melibatkan kerjasama tim projek, pengguna dan pengurusan.
• Dapat mengurangkan  scope creep hingga 50%.
• Teknik yang sangat berguna.

Metode JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik yang dibuthkan dan unsur rancangan eksternal. Tujuan JAD adalah memberi kesempatan kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi.

Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :

1. Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
4. User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatn user dalam proses perancangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi dengan komputer.
5. Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang berdampak terhadap mereka.

Peserta JAD

v  Fasilitator

Ø  Dilatih dengan teknik-teknik JAD

Ø  Menentukan agenda dan membantu mengumpulkan proses-proses

v  Scribe(s) atau Catat

Ø  Merekam atau mencatat kandungan atau inti pada sesi JAD

v  Pengguna dan pengurus yang berpengetahuan tinggi dari unit bisnis

Sesi JAD

v  Komitmen masa– ½ hari hingga beberapa minggu

v  Pengurusan bersama-sama diperlukan untuk pelepasan tugas

v  Perancangan teliti diperlukan

v  Agenda formal dan peraturan asas

v  Struktur atas-bawah paling efektif

v  Aktiviti fasilitator

Ø  Perjalanan sesi yang licin

Ø  Bantuan untuk istilah teknikal

Ø  Catat atau rekam kumpulan input

Ø  Neutral, tetapi bantu selesaikan isu

v  e-JAD boleh membantu mengurangkan kumpulan masalah biasa

v  Laporan susulan selepas-sesi

Teknik JAD merupakan teknik yang melengkapi teknik analisis dan perancangan sistem dengan menekankan pengembangan partisipatif diantara system owners, users, designers, and builders. Selama sesi JAD untuk perancangan sistem, system designer akan mengambil peran sebagai facilitator untuk beberapa workshop yang ditujukan untuk menyelesaikan problem problem perancangan.

Memperkecil Masalah dalam sesi JAD

• Kurangkan dominasi
• Galakkan penglibatan menyeluruh
• Agenda merry-go-round
• Konflik tidak selesai
• Hindari ketegangan

JAD (Joint Application Development/Design) merupakan salah satu teknik manajemen dalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi (SI) dalam konteks proyek. Porsi terbesar dan terumit dari proses implementasi SI adalah justru pada proses transisinya, karena terkait banyak aspek tidak hanya di sisi teknologi tapi harus memahami sisi sosial, manajerial dan SDM.

Implementasi SI

Masalah terbesar dari implementasi SI adalah untuk mengetahui kebutuhan dari user, apalagi dengan karakter proyek :

• Sistem yang melibatkan multi-organisasi/divisi (penggunanya dari beberapa role dan divisi)
• Bisnis proses yang kompleks
• Kebutuhan yang sangat spesifik dan customized.

Dengan karakter proyek yang semacam ini, tidak cukup bagi seorang system analyst (SA) menentukan kebutuhan hanya dengan teknik wawancara, observasi ataupun kuesioner. Banyak kasus ditemui, bahwa pada akhirnya apa yang kita dapatkan dari proses analisa kebutuhan di awal proyek, tidak match dengan kebutuhan sesungguhnya dari pengguna sistem, sehingga sistem akhirnya tidak dapat digunakan dengan baik.

Masalah lain adalah di sisi waktu. Teknik-teknik seperti itu seringkali sangat time consuming, sangat membutuhkan waktu yang lama. Sering juga tim developer dihadapkan situasi bahwa tidak semua stakeholder proyek memiliki kepedulian yang sama dengan yang lain. Seorang manajer tidak mengetahui kebutuhan detail dari staf-staf operasional, sementara itu staf operasional mungkin juga tidak memahami sepenuhnya spirit, goal dari SI.

JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam bentuk workshop-workshop atau forum diskusi.

Penggunaan workshop dikarenakan teknik JAD ini bukanlah sekedar rapat-rapat yang biasa dilakukan dalam sebuah proyek dan melibatkan seluruh stakeholder proyek. JAD adalah tim yang nantinya akan membuat rancangan dan mengawasi, memonitor bersama jalannya proyek.

Secara garis besar yang perlu terlibat adalah :

1. Sponsor. Sponsor ini berarti project owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi SI yang dilakukan. Without the executive sponsor's commitment, people do not show up for workshops on time or sometimes at all. Schedules change and projects are delayed. In short, without an executive sponsor, there is no project!
2. Business Users. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah person yang melakukan pekerjaan real di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan representative end user adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior.
3. System Analyst (Tim Developer). Person/tim ini yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya.
4. System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. Perannya lebih seperti konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual dan berbasis pengalaman.
5. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik.

Tentu saja, setelah penyusunan tim JAD, diperlukan strategi yang tepat dalam melakukan workshop-workshop, sehingga proses dilakukan lebih efektif. Yang jelas, teknik ini sudah terbuktif efektif dalam menyelesaikan masalah-masalah implementasi SI.

Contoh JAD

Misalnya mengelola dan mengupdate content web dan SIG penataan ruang  PU agar tetap operasional dan mengembangkan portal penataan ruang melalui pembuatan aplikasi pelengkap untuk menjadi portal yang mempunyai fungsi utama mengkomunikasikan data spasial kepada stakeholder penataan ruang.

Dalam pelaksanaan pengembangan sistem ini, akan dilakukan secara Joint Application Development (JAD), konsultan akan bekerjasama dengan tim pengelola portal Penataan Ruang, sehingga ahli teknologi kepada Ditjen Penataan Ruang Departemen PU dapat dilakukan secara lancar. Adapun urutan-urutan kegiatan JAD yang ditawarkan adalah sebagai berikut:

1. Proyek diawali

2. Analisis Sistem

3. Perancangan Sistem

4. Review

5. Pengembangan Sistem

6. Pengujian Sistem (IT Test & User Acceptance Test)

7. Pelatihan

8. Implemenatsi Sistem

9. Proyek Selesai

JRP (Joint Requirement Planning)

JRP (Joint Requirement Planning) merupakan salah satu teknik-teknik pengumpulan data yang nantinya dapat membantu proses pengembangan sistem secara keseluruhan.

Teknik JRP :

•         Merupakan sebagian dari Aplikasi Pembangunan bersama (JAD).

•         Bertujuan menganalisa masalah bagi sistem yang telah ada dan mendata keperluan baru bagi sistem yang dicadangkan.

•         Tempoh masa bagi JRP ialah 3-5 hari.

•         Gunakan pendekatan sumbang-saran.

•         Peserta peserta yang terlibat ialah fasilitator, penanya, para pengurus, pengguna sistem, staf teknologi, dan pencatat.

JRP merupakan bagian dari aplikasi pengembangan bersama yaitu, teknik-teknik aplikasi keseluruhan dari seluruh proses pengembangan system. JRP menyediakan lingkungan kerja untuk mengpercepat pekerjaan analisis system dan kemampuan mendeliver. Dalam analisis sistem dibutuhkan partisipasi dari pemilik dan pengguna system. Selain itu, juga diperlukan fasilitator dengan kemampuan mediasi dan negosiasi yang baik untuk memastikan bahwa setiap kelompopk mendapatkan kesempatan yang sesuai untuk berkontribusi dalam pengembangan system. 

Joint requirements planning (JRP):

–        penggunaan workshop yang difasilitasi untuk mengumpukan system owners, users, dan analysts, dan beberapa systems designer and builders untuk bersama-sama melakukan analisis sistem

–        JRP biasanya merupakan bagian dari metoda yang lebih besar yang disebut joint application development (JAD), sebuah aplikasi yang lebih komprehensif dari teknik JRP untuk proses pengembangan sistem secara keseluruhan.

Panduan Sumbang-saran di dalam Kelompok  JRP

•         Ruang peserta terasing, jauh dari segala bentuk pengaruh dan gangguan.

•         Semua peserta perlu faham tentang agenda yang didiskusikan.

•         Adanya alat bantuan atau kemudahan peserta seperti komputer dan papan putih.

•         Perlunya pemikiran idea secara spontan.

•         Setelah habis idea, cadangan-cadanagan dianalisa.

Kebaikan JRP

•         Menyuntik dan menyuburkan perasaan pemilikan dan tanggungjawab

–        JRP merupakan platform dimana pemikiran pengguna diterima dan dihargai.

•         Meningkatkan masa pembangunan

–        Semua peserta, dokumen dan individu dikumpulkan dalam satu kelompok kerja.

•         Memudahkan bengkel latihan

–        Sistem dibina mengikuti kehendak pengguna, oleh karena itu pengguna lebih mudah memahami operasi sistem.

JRP menyediakan lingkungan kerja untuk mengpercepat pekerjaan analisis system dan kemampuan mendeliver. Dalam analisis sistem dibutuhkan partisipasi dari pemilik dan pengguna system. Selain itu, juga diperlukan fasilitator dengan kemampuan mediasi dan negosiasi yang baik untuk memastikan bahwa setiap kelompopk mendapatkan kesempatan yang sesuai untuk berkontribusi dalam pengembangan system.

Menganalisis Functional Requirement

Analisis functional requirement perlu dilakukan agar requirement dapat diverifikasi dan dikomunikasikan baik pada audiens bisnis maupun pada audiens teknik. Ada dua pendekatan kepada dokumentasi dan validasi functional requirement yaitu system modeling dan prototyping.

Logical System Model, menggambarkan apa suatu system itu atau apa yang system tersebut harus lakukan – bukan bagaimana suatu system akan diimplementasikan. Logical model menggambarkan esensi persyaratan suatu system dan biasa disebut essential system models. Logical model mengeksperikan requirement bisnis (atau terkadang logical design) , dan bukan solusi teknis.

Secara teoritis, dengan berfokus pada logical design dari system, maka tim dalam proyek akan:

-       Memisahkan masalah bisnis dengan solusi teknik

-       Lebih mempertimbangkan cara baru dan berbeda untuk mengembangkan proses-proses bisnis

-       Lebih mempertimbangkan solusi teknik alternative dan berbeda

Prototyping pada tahap ini serupa dengan yang digunakan pada tahapan analisis requirements. Discovery prototyping biasa digunakan dalam system pengembangan proyek, terlebih apabila terjadi kesulitan dalam memvisualisasikan keperluan bisnis.  Requirement dianalisis untuk akurasi, urgensi, konsistensi, fleksibilitas, dan feasibilitas dan menghasilkan beberapa criteria. System modeling hamper selalu didasari peraturan mengenai kelengkapan, keakuratan dan konsistensi dari komponen yang dibuat ke dalam model.

Tugas ini difasilitasi oleh system analis yang juga mendokumentasikan dan menganalisis hasil.  Pengguna system merupakan pemberi input factual. Apabila functional requirements telah disetujui, maka analis dan pengguna dapat segera memngkonstruksi system model dan prototype. Dengan teknik model driven, dapat digunakan beberapa kombinasi dari model berikut :

-       Data

Meng-capture dan menyimpan data. Model data seperti entity relationship diagram digunakan untuk mendokumentasi dan menganalisa data keperluan untuk system baru secara mendetail.

-       Process

Model proses seperti data flow diagram digunakan untuk memodelkan pekerjaan melalui system, content yang mendetail dari input, output, dan file, dan detail logika dari tiap proses.

-       Interfaces

Model interface seperti context diagram dan use case diagram menggambarkan eksternal input output dari dan ke system, beserta sumber dan tujuannya.

Sekarang, banyak system analis yang bereksperimen dengan object model sebagai alternative dari model data dan model proses.

Untuk menganalisis keperluan dapat digunakan beberapa teknik berikut :

• Data, proses, dan teknik modeling tampilan, sangat penting untuk divisualisasikan secara grafis agar dapat dianalisa dengan baik.
• Mengkonstruksi dan menjaga system model menggunakan software-software diagramming untuk mendasari dokumentasi yang lebih detail. CASE tools dapat digunakan karena memberikan keuntungan yaitu dapat melakukan cek kelengkapan, kekonsistenan, dan kebenaran dari model system.
• Menggunakan teknik prototyping.
• Menggunakan fact –finding techniques.

Menyalin dan Melengkapi Requirements

Berdasarkan analisis yang masuk berdarakan kombinasi system model dan prototype, maka kemudian perlu dilakukan validasi keperluan. Apabila setiap requirement telah diverifikasi pada model atau prototype, maka tahapan ini lebih merupakan completeness check terhadap verifikasi tersebut.

Requirements tracing merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa draft requirements telah didefinisikan dalam suatu form. Hal ini dilakukan dengan cara menyalin system model atau prototype kepada fungsional requirement sebelumnya untuk memastikan bahwa semua fungsional requirement telah berada dalam model system.

Sebagai tambahan untuk kelengkapan, perlu juga dilakukan asosiasi antara keperluan fungsional dan  non-fungsional. Tugas ini difasilitasi oleh manajer proyek dan system analis. Pemilik system merupakan pemegang peranan kunci untuk memastikan kelengkapan dari spesifikasi keperluan.

Memprioritaskan Requirement

Prioritas keperluan berguna untuk mengetahui keperluan apa yang lebih penting dari yang lainnya sehingga perlu untuk diselesaikan. Hal ini dimaksudkan untuk meminimasi biaya. Pemrioritasan ini dapat dilakukan dengan suatu teknik yang disebut timeboxing. Timeboxing merupakan suatu teknik yang memberikan informasi mengenai fungsional system dan keperluan melalui versioning. Hasil dari timeboxing adalah bahwa prioritas dapat terlihat dan dimengerti dengan jelas.

Tugas ini difasilitasi oleh sistem analis. Dalam pelaksanaannnya dibutuhkan informasi yang lengkap dan valid karena tidak mungkin memprioritaskan suatu kumpulan data yang tidak lengkap. Prioritas dapat diklasifikasikan berdasarkan kepentingan relatifnya.

-       Mandatory Requirements

Merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang paling minimalsekalipun karena tanpanya sistem tidak akan berguna sama sekali.

-       Desirable Requirements

DAFTAR PUSTAKA

-    Alan Dennis and Barbara Haley Wixom John Wiley & Sons, Inc. 2003. Sytems Analysis and Design, 2nd Edition. University  Northern Iowa

-    Azhar Susanto, 2003, Sistem Informasi Manajemen : Proses dan pengembangannya. Lingga Jaya: Bandung.

-    Baharom, Salmi_____. Fasa Analisa

-    Haron, Azlena. 2006.  Pembangunan Sistem Aplikasi. IMATEC: INTAN

-    Stapleton, J. (1997). DSDM - Dynamic Systems Development Method: the Method in Practice. Harlow, England: Addison-Wesley.

-    Summer, M., & Sitek, J. (1986). Are structured methods for systems analysis and design being used? Journal of Systems Management(June), 18-27.

-    Whiten, Jefrey., Bentley, Lonnie D., and Dittman, Kevin C., 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6, terjemahan tim penerbit ANDI.

-    www.ilmukomputer.com

-    www.google.com