Saturday, April 19, 2014

Pengertian Sistem Informasi Akutansi Dan Electronic Data Processing

EDP (ELECTRONIC DATA PROCESSING)
Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan, dll.
Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan manipulasi), sehingga audit EDP concern pada kelayakan pengendalian sistemnya (control)

Dalam pengolahan data juga mempunyai tahap-tahap sebagai berikut :
- Recording
- Clasifying
- Sorting
- Calculating
- Summarizing/ Reporting
- Storing
- Retrieving
- Reproducing
- Communicating

Penggunaan elektronik pada saat ini sudah banyak digunakan didalam perusahaan. Oleh karena itu ilmu auditing sangat diperlukan dan dikembangkan diperusahaan dalam penerapan Elektronic Data Processing (EDP).
1. Hardware
Didalam prosesnya EDP menggunakan hardware dalam menjalankan pekerjaan, perangkat hardware itu seperti :
• CPU
• Peralatan Input data (Keyboard, Mouse, joystik dll.)
• Peralatan Output data (Printer, monitor, proyektor dll.)

2. Software
Selain menggunakan hardware EDP juga menggunakan software tertentu untuk pengoprasian komputer, jenis-jenis software yang digunakan di dalam EDP adalah sistem program dan program aplikasi.
a. Sistem Program
Program yang menjalankan fungsi umum yang dibutuhkan dalam pengoprasian komputer, sistem program ini meliputi :

• OS (Operating System)
Program dasar yang digunakan untuk pengoprasian komputer.
• Utility System
Digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas umum, antara lain : Copy, Paste
• Compilers dan Assembler
Digunakan untuk mengubah bahasa program kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer.
• Database Management System
Digunakan dalam pengendalian file dan record.

b. Program Aplikasi
dalam pemakaiannya digunakan untuk menjalankan proses tugas-tugas tertentu misalkan : Program Akuntansi dalam sebuah perusahaan, audit, perbankkan dll.

Metode Organisasi dan Pemrosesan Data
Terdapat 2 cara dalam pengorganisasian data yaitu Metode pengarsipan tradisional dan Metode Database.
-     Metode Pengarsipan Tradisional
Metode ini sering digunakan dalam aplikasi akuntansi, pada metode ini terdapat dua type file yaitu :

1. Master File
Didalam type file ini terdapat informasi data yang bersifat up to date.
2. Transaction file
Didalam type file ini terdapat transaksi individual yang dijelaskan secara detail.

-     Metode Database
Berbeda dengan metode tradisional, metode database pembuatan dan pemakaiannya menggunakan data tunggal untuk semua penggunaan aplikasi data,dengan demikian akan menghemat efesiensi waktu dan biaya.Memori yang di perlukan untuk penyimpanan datapun juga lebih banyak di banding dengan metode tradisional.

 Elemen Struktur Pengendalian Intern EDP
Bila EDP digunakan dalam aplikasi akuntasi biasanya akan mempengaruhi struktur pengendcalian intern yang didesain untuk mencapai tujuan pengendalian intern. Perubahan dalam struktur pengendalian intern disebabkan perbedaan antara proses secara computer dengaN proses secara manual antara lain :
-           System EDP membuat jejak transaksi yang berguna dalam pemeriksaan hanya untuk periode waktu yang singkat.
-           Bukti documenter untuk menilai kenerja prosodur pengendalian yang ada dalam system EDP lebih sedikit disbanding dengAN SISTEM MANUAL.
-           Informasi dalam system manual dapat diketahui secara langsung. Sedangkan file dan record dalam system EDP hanya dapat dapat dibaca dengan menggunakan computer.
-           Pengurangan keterlibatan manusia secara langsung dalam system EDP dapat mengurangi kesalahan yang sering terjadi dalam system manual.
-           Informasi dalam system EDP lebih mudah terkena kerusakan secara fisik manipulasi pengesahan, dan kegagalan dalam pengoperasian dari pada sistem manual
-           Berbagai fungsi yang ada dipustkan dalam system EDP. Sehingga korespondensi yang diakibatkan adanya pemisahan tugas akan berkurang disbanding SISTEM MANUAL
-           Pada system EDP perubahan dalam system sering sulit diterpkan dan dikendalikan disbanding system manual.
-           Laporan manajemen dalam system EDP disajikan lebih tgepat waktu disbanding system manual.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum meliputi pengendalian lingkungan dan pengendalian kegiatan yang ada dalam EDP. Kegiatan pengendalian umum meliputi hal-hal berikut :
1.         Pengendalian organisasi dan operasi
Pengendalian organisasi dan operasi ini pada dasarnya adalah pemisahan tugas dalam departemen EDP sendiri dan pemisahan tugas antara departemen EDP dengan departemen pemakai. Pemisahan tugas dalam departemen EDP misalnya, EDP manajer, system analis,programmer ,operator computer,data entry operator,librarian, serta data control group.
EDP departemen harus dipisahkan dengan departemen pemakai. Manajer EDP bertanggung jawab pada eksekutif yang tidak terkait dengan proses pengesahan transaksi untuk processing dengan computer. Disamping itu personil EDP tidak boleh melakukan koreksi kesalahan yang terjadi dari document computer, kecuali kesalahan tersebut benar terjadi pada departemen EDP.
2.         Pengendalian pengembangan system dan dokumentasi
a. Penelahan, pengujian dan persetujuan system baru
b. Pengendalian perubahan program
c. Prosodur dokumentasi

3.         Pengendalian perangkat keras dan system perangkat lunak
Teknologi computer modern ditujukan untuk mencapai tingkat realibilitas yang tinggi pada perlengkapan computer. Factor-faktor pendukungnya adalah membuat pengendalian perangkat keras yang baik dan pengendalian system perangkat yang dirancang untuk mendeteksi kesalahan fungsi peralatan.
Untuk mencapai tujuan tersbut maksimal dari pengendalian ini perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Program preventif untuk merawat perangkat keras.
b. Pengendalian terpadu atas perubahan perangkat lunak harus diselaraskan dengan pengendalian pengembangan system dan pengendalian dokumentasi.
4.         EDP Access control
Access control harus mejaga penggunaan peralatan EDP,file data dan program oleh pemakai yang tidak berwenang. Pengendalian ini meliputi penjagaan secara fisik maupun secara prosodural. Penjagaan secara fisik misalnya penempatan peralatan yang terpisah dari departemen pengguna jasa. Hal ini berguna untuk membatasi agar hanya pemakai yang berwenang yang menggunakan peralata tersebut. Pengawasan/penjagaan prosodural adalah pemeriksaan manajemen terhadap laporan pemakaian komputer.
5.         Pengendalian data dan prosodur
Pengendalian data dan prosodur menghasilkan kerangka kerja untuk pengawasan harian atas operasi computer, minimisasi kemungkinan kesalahan proses. Dan memastikan kelangsungan operasi pada kondisi adanya kerusakan pada peralatan.
Fungsi peralatan ini mencakup :
a. Fungsi penerimaan dan seleksi atas semua data yang kan diproses
b. Akuntansi untuk seluruh input data
c. Menindaklajuti kesalahan proses terjadi
d. Meneliti distribusi yang tepat atas output.

Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berkaitan dengan system akuntansi dan elemen prosodur pengendalian dalam struktur pengendalian intern EDP. Pengendalian ini dirancang untuk menghasilkan kepastian pencatatan,proses,dan pelaporan data oleh EDP.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
a.         Sistem Lingkaran Terbuka adalah sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
b.         Sistem Lingkaran Tertutup adalah sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.

Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Definisi SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :
* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

Dua komponen SIA
- Spesialis Informasi
- Akuntan

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
Adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer

Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
3. Meningkatkan efisiensi
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
5. Meningkatkan sharing knowledge
6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

No comments :

Post a Comment

Kebahagiaan sejati bukanlah pada saat kita berhasil meraih apa yg kita perjuangkan, melainkan bagaimana kesuksesan kita itu memberi arti atau membahagiakan orang lain.

Follower

Google+ Followers

Translator

English French German Japanese Korean Chinese Russian Spanish
India Saudi Arabia Netherland Portugal Italian Philippines Ukraina Norwegia
Powered by
Widget translator