SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL
Untuk menawarkan layanan dalam ekonomi digital, perusahaan harus terus- menerus meningkatkan sistem infotmasi fungsionalnya dengan menggunakan teknologi canggih.
Selain informasi fungsional untuk akuntansi, penjualan dan pemasaran, manajemen produksi/operassi, dan lain-lainnya mendapatkan banyak data dari sistem pemrosesan transaksi (Transaction processing system), yaitu sistem yang memproses berbagai transaksi rutin perusahaan.
Sistem fungsional bagi Manajer: Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi fungsional mendukung berbagai jenis karyawan, dari para praktisi hingga manajer. Sistem informasi fungsional dapat dibagi ke dalam dua kategori utama; fungsi khusus dan fungsi umum. Disini akan dibahas jenis sistem fungsi umum yang paling sering ditemui, yaitu sistem informasi manajemen (SIM).
Sistem informasi manajemen (SIM) menyediakan informasi ke para manajer (biasanya tingkat menengah) dalam berbagai area fungsional, agar dapat mendukung berbagai tudas manajemen untuk perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian operasi.
Laporan SIM. Tiap SIM menghasilkan berbagai laporan dalam area fungsional. Laporan-laporan ini digunakan untuk berbagai aplikasi dalam area tertentu serta dalam area fungsional lainnya. SIM juga mengirimkan informasi ke gudang data perusahaan dan dapat digunakan untuk keputusan,
Laporan Rutin Terjadwal. Laporan rutin periodik dihasilkan dalam interval terjadwal, dari laporan pengendalian kualitas per jam hingga laporan tingkat ketidakhadiran bulanan.
Laporan Ad-hoc (Berdasarkan permintaan).Laporan tidak rutin.
Laporan terperinci; Laporan yang menunjukan tingkat perincian yang
lebih besar dari pada yang ada dalam laporan rutin.
Laporan indikator utama; Laporan yang meringkas kinerja berbagai aktitivitas yang sangat penting.
Laporan komparatif; Laporan yang membandingkan kinerja dari berbagai unit bisnis atau oeriode waktu yang berbeda.
Laporan pengecualian; Laporan yang hanya memasukkan informasi yang melebihi berbagai stsandar minimum tertentu, contohnya; laporan biaya yang lebih besar 5 persen dari anggaran, atau penjualan yang berada di bawah 3 persen atau yang lebih sedikit dari targetnya.
Area fungsional utama dalam banyak perusahaan adalah departemen produksi, operasi, pemasaran, sumber daya manusia, akuntansi, serta keuangan.
Sistem Informasi untuk Area Fungsional Tertentu,
Sistem informasi juga dapat memiliki fungsi khusus. sistem informasi di desain dalam tiap area fungsional, untuk mendukung area tersebut melalui peningkatan efektivitas serta efisiensi internalnya.
Sistem fungsi khusus yang umum adalah akuntansi, keuangan, pemasaran, operasi (POM), serta manajemen sumber daya manusia.
Berbagai karakteristik Utama Sistem Informasi Fungsional
Empat karakteristik sistem informasi fungsional tersebut adalah:
1. Seringkali terdiri atas berbagai sistem yang lebih kecil.
2. Terintegrasi atau independen.
3. Saling berhubungan.
4. Mendukung berbagai tingkat organisasional.
SISTEM INFORMASI PEMROSESAN TRANSAKSI
Inti operasi perusahaan dimungkinkan melalui sistem pemrosesan transaksi, operasi ini dapat melibatkan dua atau lebih area fungsional.
Komputerisasi Berbagai Proses Transaksi Rutin
Dalam setiap perusahaan, transaksi bisnis tertentu memberikan aktivitas yang penting bagi misi perusahaan. Transaksi semacam ini terjadi ketika perusahaan menghasilkan sebuah produk atau menyediakan jasa.
Sistem pemrosesan transaksi, Sistem informasi yang mendukung transaksi inti dan rutin perusahaan.
Tujuan TPS
Tujuan utama TPS adalah menyediakan semua informasi yang dibutuhkan oleh hukum, pihak manajemen, dan/atau kebijakan perusahaan untuk mempertahankan perusahaan berjalan dengan baik serta efisien. TPS harus secara efisien menangani operasi yang bervolume tinggi, menghindari kesalahan dalam opoerasi yang ritin, mampu menangani berbagai variasi dalam volume.
Berbagai aktivitas dan Metode TPS
Apapun data tertentu yang di proses oleh TPS, di dalamnya terjadi proses yang dapat dikatakan standar, entah dalam perusahaan manufaktur, dalam perusahaan jasa atau dalam lembaga pemerintahan.
Sistem akan memproses data dalam satu atau dua cara umum prmrosesan secara batch atau online.
1. Pemrosesan batch, TPS yang memproses data dalam batcg pada interval waktu yang tetap
2. Pemrosesan online, TPS yang memproses data setelah transaksi terjadi, sering kali secara real-time
Berbai karakteristik Utama TPS:
● Data yang diproses dalam jumlah besar.
· Sumber data kebanyakan dari internal, dan hasilnya output
· TPS memproses informasi secara rutin: harian, mingguan, dua mingguan, dan seterusnya
· Dibuthkan kapasitas penyimpanan yang besar
· Kecepatan pemrosesan yang tinggi karena besarnya volume,
· TPS memonitor dan mengumpulkan data yang telah terjadi.
· Pemrosesan berdasar permintaan adalah keharusan
Contoh TPS ( Transaction Processing System)
Contoh-contoh dari sebuah sistem informasi adalah Transaction Processing Systems (TPS). TPS ini merupakan level terbawah dari piramida sistem informasi, sistem informasi dasar untuk membentuk sistem informasi di atasnya, dikatakan dasar karena merupakan sumber data yang di desain untuk mencatat transaksi bisnis sehari-hari, seperti contoh sistem informasi adalah point of sale pada toko. Karateristik dari TPS itu antara lain : bisa memproses data yang banyak, TPS beroperasi secara regular, membutuhkan kapasitas memori yang banyak, bersifat real-time. Metode dari proses transaksi ada dua cara yaitu Batch Processing dan Real Time. Batch Processing adalah data dikumpulkan jadi satu, biasanya data dalam sehari, kemudian akan dimasukan ke dalam database setelah terkumpul. Penggunaan transaksi ini biasanya digunakan pada toko-toko bahan makanan atau lainnya. Adapun proses transaksi secara real time berbeda, yaitu proses yang langsung disesuaikan dengan keadaan yang sedang terjadi. Contoh proses transaksi real time seperti proses saat kita menarik uang dari ATM ataupun menabung.
Sistem Informasi selanjutnya adalah sistem informasi Management Information Systems (MIS). Sistem informasi MIS merupakan sistem informasi yang berada di atas sistem informasi TPS, sesuai dengan namanya, sistem ini digunakan untuk manager yang fungsinya untuk mengambil keputusan, memberikan informasi yang sifatnya rutin, dan menghasikan laporan dari data-data yang telah dikumpulkan oleh TPS. Sistem informasi lainnya yaitu Decision Support System (DSS). DSS sama dengan MIS digunakan oleh manager, tetapi DSS merupakan sistem yang lebih pintar yang mempunyai kelebihan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat dengan perhitungan-perhitungan algoritmanya tertentu. Sistem Informasi yang lebih tinggi lagi adalah EIS (Executive Information Systems) digunakan untuk top manager atau pimpinan perusahaan yang isinya dapat melihat pemantauan dan performance perusahaan, biasanya dalam betuk grafis yang dinamakan dashboard.
Salah satu jenis sistem informasi adalah Accounting and Finance System. Melihat dari nama sistem informasi tersebut, maka sistem ini digunakan untuk depatemen/bagian organisasi keuangan yang terdiri dari 2 sub yaitu sub accounting dan finance yang isinya dapat melakukan perencanaan keuangan, mengatur alokasikan dana, melakukan management investasi yang di dalamannya dapat melakukan analisis finansial dan mengakses ke laporan ekonomi dan finansial. Selain itu dapat melakukan kontrol keuangan yang di dalamanya berfungsi untuk kontrol anggaran, pemeriksaan, analisis kesehatan keuangan, san analiisis keuntungan.
Sistem informasi selanjutnya sistem yang biasanya digunakan untuk bagian departemen/bagian pemasaran dan penjualan dengan nama Marketing and Sales System. Fungsinya dari sistem ini yaitu utamanya yaitu untuk kegiatan ditribusi barang, kemudian bagian pemasaran biasanya dilakukan oleh costumer service. Selain itu sistem ini juga mendukung untuk melakukan tele marketing (melakukan marketing jarak jauh); Distribution Chanel; dan ada juga medukung untuk Mareting Management.
Sistem selanjutnya yaitu sistem yang mendukung produksi dengan nama Production & Operations Management Systems. Fungsionalitas dari sistem ini yaitu dapat mencatat kegiatan produksi yang didalamnya ada modul management logistic dan material yang dapat melakukan pengelolaan stok, kontrol kualitas agar barang dapat dihasilkan sesuai dengan yang ditetapkan. Kegiatan produksi seperti menyususn jadwal produksi atau material merupakan fungsionalitas dari sistem ini. Tak kalah penting mendesain produk yang melibatkan teknologi dengan sistem Computer Aided Design (CAD) dan Computer Aided Manufacturing (CAM), sedangkan kegiatan produksinya dilakukan oleh sistem Computer Integrated Manufacturing (CIM) yang juga melibatkan teknologi/ robot.
Selain sistem informasi fungsional yang disebutkan di atas,masih ada sistem lain yaitu sistem yang mendukung bagian personalia, dengan nama Human Resources Management Systems . Fungsionalitasnya seperti penerimaan tenaga kerja yang mendukung kegiatan untuk mengecek posisi pada perusaahan yang kosong, mengiklankan posisi tersebut, dan seleksi karyawan. Selain itu dapat mendukung proses pemeliharan dan pengembangan karyawan dengan memantau skill karyawan. Jika skill karyawan tersebut kurang, bagian personalia dapat melakukan training untuk meningkatkan skill karyawan. Kegiatan lain yang berkaitan dengan bagian personalia adalah perencanaan mutu SDM, memantau masalah gaji atau tunjangan karyawan.
Itulah 4 sistem informasi fungsional yang inti dalam sebuah perusahaan.
Akan tetapi, sistem seperti ini mempunyai kelemahan dalam masalah data yaitu data yang terdapat pada setiap bagian dapat bersifat redundant, overlap atau tidak berintegritas, karena bagain dalam perusahaan berdiri sendiri-sendri dengan databasenya masing-masing.
Melihat persoaalan tersebut ada solusi untuk membuat data menjadi sesuai dengan departemen yang lain yaitu ada sistem yang disebut Integrated Information Systems. Dalam penggunaan sistem ini ada 2 cara yaitu :
- Mengoneksikan setiap sistem informasi. Sistem ini tetap dengan mempertahankan sistem yang dalam, tetapi setiap bagian mempunyai data yang terkoneksi.
- Enterprise Software. Sistem ini merupakan satu sistem yang cukup kompleks yang jangkauannya perusahan yang cirinya yaitu 1 sistem, 1 interface, dan 1 database. Jenis ada 2, yaitu Supply Chain Management software (SCM) dan Enterprise Resource Planning software (ERP). ERP ini adalan sistem yang merupakan penggabungan dari semua sistem informasi fungsionalitas di atas masuk di dalam jenis ERP. Jadi di dalam sistem ini terdapat modul Finance, modul produksi, modul marketing, dan modul personalia. Adapun SCM adalah sebuah sistem yang dapat digunakan bersama-sama antara pihal perusahaan, supplier, costumer, dan distributor. Sistem ini menghubungkan pihak-pihak tersebut. Jadi sistem ini membawa dampak yang baik, karena perusahan dapat dengan mudah berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan perusahaannya.
Untuk implementasinya di Interorganizional Information System (IOS) bisa secara valid dengan jaringan swasta atau pihak ketiga. Selain itu dapat pula diakses dengan public melalui internet. Inilah gambaran-gamabaran sisitem informasi, dan sistem informasi fungsional merupakan pilihan utama bagian perusahaan-perusahaan besar. Akan tetapi, bagi perusahaan-perusahaan kecil sistem informasi fungsional masih menjadi pilihan yang tepat, karena melihat dari kebutuhan perusahaan itu juga.
No comments:
Post a Comment