Wednesday, June 5, 2013

Pengertian CBIS dan Pentingnya CBIS dalam Era Globalisasi

Era Globalisasi dan Pentingnya CBIS dalam Berkompetisi
1.1 Apa itu CBIS ?
Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga SistemInformasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.
Data
Banyak terdapat pengertian data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.
1. Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.
2. Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut : “Business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces”. Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
3. Pengertian yang lain mengatakan bahwa “data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi
Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Mendengar kata “globalisasi”, yang terbayang di pikiran penulis adalah suatu masa yang mengarah pada sifat global atau mendunianya berbagai macam produk dan layanan. Betapa tidak. Berita-berita perang irak yang terjadi ribuan atau bahkan jutaan mil jauhnya dari Indonesia dapat diketahui dalam hitungan detik. Bahkan bisa dilihat dengan mata kepala secara langsung lewat siaran-siaran live yang dilakukan berbagai stasiun televisi seperti TV Al-Jazeera Turki maupun CNN-nya Amerika Serikat. Dari sisi teknologi, dapat kita lihat bahwa perkembangan terjadi sedemikian pesatnya dan dinikmati oleh hampir seluruh lapisan masyarakat. Lihat saja jumlah perlengkapan elektronik yang dibawa oleh seorang pengusaha muda sekarang ini. Mulai dari komputer lap top, agenda elektronik palm top, handphone bahkan sampai jam tanganpun memiliki kemampuan yang canggih. Jam tangan tersebut juga berfungsi sebagai buku telepon elektronik yang dapat mengakses jaringan hanya dengan menekan beberapa tombol kecil. Terlepas dari dampak positif dan negatif yang dimilikinya, peralatan elektronik yang semakin canggih dan kecil ukurannya akan terus melancarkan serbuan ke dalam kehidupan manusia sehari-hari.
Di bidang ekonomi, globalisasi berarti mendekatkan produk kepada konsumen. California Fried Chicken merupakan makanan ayam goreng produksi Amerika, tetapi untuk mendapatkannya pelanggan tidak perlu datang ke Amerika karena produk ini telah membuka cabang hampir di seluruh kota-kota besar di Indonesia. Atau lihat saja ballpoint yang banyak dipakai oleh para pelajar di Indonesia. Merk Snowman, adalah produk lisensi Jepang. Tetapi untuk mendapatkannya cukup dengan membeli di koperasi sekolah masing-masing.
Bagi perusahaan, globalisasi merupakan suatu tantangan bagaimana agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya. Globalisasi memberikan pengaruh pada dibukanya cabang-cabang dan outlet-outlet produk berbagai barang dan jasa di berbagai tempat yang berbeda. Lihat saja yang terjadi di Indonesia. Terdapatnya Gudeg Yogya di ibukota Jakarta, dibukanya kantor pemasaran Susu Kuda Liar Sumbawa di Solo, atau lihat saja Rumah Makan Padang dari Sumatera yang dapat kita nikmati hampir di seluruh kota di Indonesia. Itu semua merupakan contoh kecil pengaruh globalisasi yang membuat perusahaan berlomba-lomba untuk mendekatkan produk dan layanan kepada konsumen di berbagai belahan dunia. Bagi pihak manajemen perusahaan, dengan dibukanya berbagai cabang dan outlet di berbagai tempat, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap cabang atau setiap outlet tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusankeputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen menginginkan suatu sumber informasi yang dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya.
1.3 Strategi Memenangkan Kompetisi
Globalisasi menciptakan apa yang disebut sebagai lingkungan vortikal dimana setiap perusahaan diibaratkan sebagai pemain yang harus bertanding di atas tanah yang terus bergoyang. Tanah yang terus bergoyang, berarti pula sebuah ketidakpastian. Hal itu akan membuat pemanfaatan peluang usaha semakin sulit dan kemungkinan gagal akan semakin besar. Di bawah ini akan diuraikan beberapa strategi yang dapat dilakukan setiap perusahaan untuk dapat memenangkan kompetisi yang dilakukan di era yang penuh gejolak ini.
1. Penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa.
Salah satu ciri dari persaingan ekonomi skala global masa kini adalah semakin pentingnya penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa. Adanya kelemahan di sektor produksi merupakan faktor penghambat kemampuan berkompetisi di dunia bisnis. Harus diakui bahwa model bisnis berbasis teknologi merupakan model yang paling dominan di masa kini dan masih merupakan bisnis yang menjanjikan di masa depan.
2. Peningkatan kualitas sumber daya manusia.
Jeffrey Pfeffer, seorang pengamat corporate dan human resources mengatakan bahwa salah satu kunci memenangkan persaingan di lingkungan vortikal yang selalu bergejolak terletak pada Sumber Daya Manusia. Bagaimana agar sumber daya manusia perusahaan dapat secara optimal berkarya dan dikaryakan. Bagaimana agar sumber daya manusia dapat menunjukkan kreatifitas dalam berkarya serta bagaimana para pekerja dapat bekerja dengan penuh cinta pada pekerjaan yang dilakukannya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dijawab oleh setiap manajemen perusahaan dan ditindak lanjuti untuk meningkatkan unjuk kerja dari setiap karyawan yang dipimpinnya. Kursus, pelatihan dan sedikit refreshing mungkin dipandang sebagai sesuatu hal yang kurang penting oleh sebagian orang di level manajemen. Namun sebenarnya hal itu merupakan sarana yang tepat untuk melakukan pencerahan kembali tentang hal-hal yang telah dilakukan selama ini yang tentunya akan memberikan motivasi untuk peningkatan kerja di masa mendatang.
3. Marketplace yang tepat.
Berdasarkan penelitian yang pernah dilakukan oleh Accenture dan The Coference Board di awal millenium ke tiga ini, tercatat bahwa ada tiga tantangan besar yang mempengaruhi para CEO global dalam menjalankan sistem pemasaran yang dilakukan dalam perusahaannya (Komputek, Juli 2001). Ketiga tantangan besar tersebut adalah sebagai berikut :
a. Perubahan tingkat kompetisi.
b. Internet dan teknologi informasi.
c. Konsolidasi internal industri.
Penelitian ini melibatkan 506 CEO di Amerika Utara, Eropa dan Asia. Para eksekutif tersebut diminta untuk memilih tiga tantangan terbesar marketplace (pasar) dan management dalam perusahaannya. Lalu tantangan–tantangan tersebut masing-masing didefinisikan sebagai tekanan internal dan eksternal yang memerlukan perhatian terbesar pada bisnis mereka.
Penelitian tersebut menggarisbawahi pentingnya teknologi dan internet para pemimpin bisnis di seluruh dunia. Pemasaran produk barang dan jasa melalui internet yang kian merebak nampaknya memberikan pengaruh yang cukup besar bagi para eksekutif perusahaan tersebut.
4. Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan.
Di tengah lajunya kemajuan industri yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program-program dan rencana-rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai oleh organisasi atau perusahaan.
Sistem Informasi dalam perusahaan yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terbagi menjadi beberapa Sistem Informasi yang membentuk satu kesatuan informasi yang dibutuhkan. Pada Sistem Informasi Manajemen yang cukup lengkap, biasanya terdiri dari beberapa sistem informasi yang lebih spesifik cakupannya seperti :
 Sistem Informasi Inventory Control, untuk menyediakan informasi tentang persediaan barang.
 Sistem Informasi Akuntansi, untuk menyediakan informasi tentang transaksi-transaksi keuangan yang terjadi.
 Sistem Informasi Personalia, yang menyangkut masalah pendataan karyawan sampai ke penggajian.
 Sistem Informasi Pemasaran, yang memberikan informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang, penelitian pasar dan lain-lain.
 dan lain-lain.
1.4 Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
 penghematan waktu (time saving)
 penghematan biaya (cost saving)
 peningkatan efektivitas (effectiveness)
 pengembangan teknologi (technology development)
 pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

INTRODUCTION TO CBIS
JENIS CBIS
Istilah CBIS merupakan istilah umum, terdapat sekumpulan sistem yang dikenal bersama sebagai CBIS. Ada beberapa jenis CBIS yang bisa dikategorikan seperti tabel di bawah ini.
Tipe CBIS dan Karakteristiknya
Tipe CBIS
Input
Proses
Output
TPS
(Transaction Processing System)
Transaksi Data
Penggolongkn, penyortiran, penambahan, penghapusan, pembaharuan
Laporan yang terrinci, proses transaksi data
MIS
(Management Information System)
Proses transaksi data, manajemen pengorganisasian data, model pemrograman
Laporan manajemen data, simple modeling, metode statistik, query response
Summary and exception reports, keputusan rutin, penerapan pada permintaan manajemen
OAS
(Office Automation System)
Appointments, dokumen, address lists
Jadwal, word processing, penyimpanan dan pencarian data
Jadwal, memorandum, bilk mail, laporan administrasi
DSS
(Decision Support System)
Proses transaksi data, manajemen pengorganisasian data, unique models
Query response, management science/operations research (MS/OR) modeling, simulasi
Special reports, input ke keputusan yg sulit, masukan ke permintaan manajemen
Tipe CBIS
Input
Proses
Output
EIS
(Excecutive Information System)
Proses transaksi data, laporan, dan analisis data
Pencarian informasi, personalized analysis
analisa status, memproyeksikan kecenderungan, meninjau kembali informasi
ES
(Expert System)
Fakta and aturan
Menyimpulkan respon ke permintaan/kebutuhan
Solusi untuk masalah yang biasanya membutuhkan kemampuan dari orang yg ahli
Hubungan antar CBIS
Walaupun terdapat peningkatan penerimaan terhadap konsep yang berbeda terhadap tipe CBIS, tetapi belum ada kesepakatan pada hubungan anatr CBIS dan peran CBIS dalam organisasi. CBIS dapat meningkatkan dari tipe yang lebih rendah ke tipe yang lebih tinggi, dan sampai saat ini ada tipe CBIS yang berbeda untuk melayani tingkatan/hirarkis yang berbeda dalam organisasi.
Mengapa CBIS itu Penting
Komputer
Komputer memberikan CBIS kemampuan yang tidak mungkin ada dalam sistem informasi yg lain.
Organisasi Modern
Ukuran, keanekaragaman, geographic dispersion, dan proses produksi yang kompleks yang ditemukan dalam organisasi modern menuntut manajemen informasi yang canggih.
UU, lingkungan sosial dan Pemerintah
Tata kearsipan pemerintahan dan sistem pelaporan dimudahkan oleh CBIS
Perkembangan Teknologi
Teknologi industri yang tinggi memerlukan ketepatan/ketelitian yang lebih besar dalam pengawasan proses produksi
Berkembangnya perananan manajemen
Saat ini manajer menggunakan CBIS untuk melaksanakan industri yang independen, multifungsi, dan sebelumnya tugas pengambilan keputusan tidak memerlukan CBIS.
CHAPTER 2
SYSTEMS CONCEPTS OF CBIS
General Systems Theory
Sebagian besar konsep sistem berkaitan dengan CBIS, yang dapat ditemukan dalam sekumpulan prinsip yang dikenal sebagai General Systems Theory (GST). Suatu sistem adalah sekumpulan komponen terkait yang bekerja untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering mengartikan GST sebagai suatu pemahaman bagaimana sistem kerja. GST menunjukkan bahwa proses sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin ilmu, mempunyai komponen berbeda yang terbaik, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.
Karakteristik Sistem
1. Systems transform inputs to outputs
2. Systems are interdisciplinary
3. Systems are holistic
4. Systems are differentiated
5. Systems are synergistic
6. Systems are hierarchical
7. Systems must be regulated
8. System are goal-oriented
Pendekatan Sistem
Beberapa pendekatan sistem bermanfaat dalam mempelajari CBIS, yaitu : disain sistim, peningkatan sistem, dan analisis sistem.
1. Desain sistim
The Scientific methods
Pendekatan yang sistematis untuk memecahkan masalah sering disebut The Scientific methods dan dihubungkan dengan Aristoteles. The Scientific methods terdiri dari lima langkah :
  1. Memperjelas masalah
  2. Membuat hipotesis
  3. Observasi dan eksperimen
  4. Menginterpretasikan pengamatan
  5. Membuat kesimpulan
Proses Pengambilan Keputusan
Dewey menggunakan lima langkah serupa untuk menguraikan suatu proses " logical reflection", dan Ducker menggunakan lima proses langkah untuk pembuatan keputusan manajemen :
  1. Mendefinisikan masalah
  2. Analisa masalah
  3. Membuat solusi alternatif
  4. Memilih solusi yang terbaik
  5. Mempraktekkan keputusan ke dalam tindakan yang efektif
Manajemen Keputusan
Penerapan the scientific method ke manajemen pembuatan keputusan dinyatakan lagi oleh Simon :
  1. Mencari data dan permasalahan
  2. Mebuat dan meneliti alternatif
  3. Memilih alternatif yang terbaik
Tahap pengambilan keputusan ini, oleh Simon disebut intelligence, design, dan choice, sangat membantu dalam pemahaman proses dicision support dalam CBIS.
Proses Analisis Kuantitatif
Hal lain yang menyangkut scientific method dalam studi CBIS adalah proses analisis kuantitatif yang digambarkan oleh Anderson, Sweeney dan Williams pada tahun 1976 :
a. menggambarkan masalah
b. mengembangkan suatu model
c. menyiapkan data
d. memecahkan model
e. menghasilkan laporan
Penggunaan model dalam CBIS yang dibantu dengan pengambilan keputusan menjadi sangat baik jika dibuat perpustakaan program perangkat lunak yang dihubungkan dengan CBIS yang dikenal sebagai model base.
Disain sistim
Disain sistim sebagai suatu pendekatan memecahkan permasalahan dihubungkan dengan sistem, lebih sederhana dari scientific method, tetapi desain sistem juga menyertakan prinsip GST. Hanya tidak ada persetujuan universal atas suatu pendekatan sistem, bukan persetujuan atas karakterisitk disain sistim. Versi yang dibahas di sini adalah hasil pendekatan sistem itu sendiri, yang disatukan dari penafsiran disain sistim yang berbeda, tetapi hal itu menggambarkan pekerjaan Van Gigch :
a. menggambarkan masalah
b. mengidentifikasikan batasan sistem, suprasystem, dan hubungan dengan lingkungan sistem.
c. menetapkan sasaran hasil sistem
d. mencari dan menghasilkan alternatif.
e. Mengidentifikasikan keluaran yang menyangkut alternatif
f. mengevaluasi alternatif dengan membandingkan keluaran dengan sasaran hasil
g. memilih alternatif yang terbaik
h. menerapkan keputusan
2. Sistem Peningkatan
Peningkatan sistem adalah mengurangi dan introspektif. Peningkatan sistem melihat ke dalam dan memproses dari yang umum ke spesifik. Sedangkan disain sistim berorientasi pada masa depan dan usaha memprediksikan apa yang akan terjadi, peningkatan sistem melihat ke masa lalu dan mencoba untuk memperbaiki penyimpangan dari sasaran hasil sistem. Suatu versi yang dihasilkankan oleh Van Gigch, yang akan bertindak sebagai model :
a. menggambarkan masalah
b. menggambarkan subsistem
c. mengamati perilaku dari subsistem
d. membandingkan perilaku yang diamati dengan sasaran hasil
e. mengurai permasalahan ke submasalah
f. mengoreksi sistem dengan submasalah.
3. Sistem Analisa
Istilah analisa sistem digunakan dalam suatu pengertian yang agak dibatasi untuk menguraikan pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS. Secara harfiah, analisa merupakan kebalikan sintese. Proses sintese membangun keseluruhan dari komponen, sedangkan suatu proses analitik mengidentifikasi komponen secara utuh.
Mengapa analisa sistem sedemikian penting dalam pengembangan CBIS? Jawabannya adalah analisa sistem itu tidak diterapkan kepada sistem di bawah pengembangan, tetapi terhadap sistem yang sedang digantikan. Sistim informasi yang ada, baik sistem manual atau hanya sebagian yang diotomatisasikan, apakah mengurangi bagian komponennya untuk menyajikan gambaran yang lebih jelas dari apa yang harus dicapai oleh sistem baru. Analisa memusat pada kebutuhan informasi para manajer yang dilayani oleh CBIS, kedua kebutuhan itu dicukupi oleh sistem yang berjalan dan kebutuhan yang tidak tercukupi itu yang harus dicukupi oleh sistem yang baru.
Organisasi sebagai Sistem
Organisasi adalah sistem, karakterisitk sistem sebagai suatu organisasi, masukannya, keluaran, proses, mekanisme kendali, dan sebagainya, dicerminkan dalam organisasi CBIS.
1. Masukan
Data
Pertama, suatu perbedaan ada karena informasi dan data. Data masukan adalah koleksi fakta tentang unsur-unsur lingkungan : konsumen, para penyalur, pesaing, pemerintah, dan semacamnya. Data yang dikumpulkan oleh organisasi disebut data primary, sedangkan data yang dikumpulkan oleh para agen lain disebut data sekunder.
Informasi
Informasi, yang pada umumnya mempertimbangkan suatu keluaran dari suatu sistim informasi, juga merupakan suatu masukan ke dalam organisasi. Penjelasan tentang pertentangan nyata ini berada dalam fakta bahwa banyak sistim informasi dalam lingkungan dan keluarannya dari sistem informasi tersebut bertindak sebagai masukan ke dalam organisasi.
2. Keluaran
Data
Beberapa data, keluar dari sistem tidak diubah. Kadang, suatu sistem menerima masukan data dari lingkungan sistem, hal itu juga menghasilkan data yang menjadi masukan ke dalam lingkungan sistem.
Informasi
Kebanyakan informasi yang diproduksi dalam suatu sistem digunakan secara internal, oleh manajer, dan tidak nampak sebagai keluaran sistem. Betapapun, informasi yang diproduksi merupakan bagian dari sistem CBIS, sebenarnya suatu subsistem organisasi dan alat penghubung dengan lingkungannya dan tidak harus dengan lingkungan sistem.
3. Proses
Perubahan dari input menjadi output
4. Peraturan
Organisasi dikendalikan oleh para manajer. Para manajer menerima hasil sasaran dan tujuan dari lingkungan perusahaan, dan mereka membandingkan untuk mengeluarkan instruksi sesuai.
Karakteristik Lain Sistem
1. Organisasi adalah interdisciplinary
2. Organisasi holistic
3. Organisasi adalah diferensial
4. Organisasi synergistic
5. Organisasi hirarkis
6. Organisasi adalah gol diorientasikan
Ringkasan
Suatu sistem adalah sekumpulan komponen yang terkait yang bekerja bersama untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering membelokkan ke teori sistem umum/general system teory(GST) untuk pemahaman bagaimana sistem bekerja. GST menunjukkan bahwa sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin akademis, mempunyai komponen berbeda dan terbaik secara keseluruhan, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.
Walaupun GST membantu untuk memahami sistem, tidak semua orang setuju bahwa hal itu benar atau teori pemecahan masalah. Kritikus GST mengakui bahwa suatu pendekatan holistic tidak mungkin dapat dipraktekkan secara kompleks, sistem berteknologi tinggi dan spesialisasi yang ditanggalkan oleh GST mungkin perlu.
Permasalahan mengenai sistem meminta solusi sistem. Tiga pendekatan untuk memecahkan permasalahan sistem adalah disain sistim, peningkatan sistem, dan analisa sistem. Disain sistim, yang mendukung scientific method dan GST, bermanfaat dalam perencanaan untuk sistem baru, dan peningkatan sistem adalah suatu pendekatan yang baik untuk mengoreksi defisiensi dalam sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS yang mengkombinasikan peningkatan sistem (sistem tua atau manual) dan disain sistim (sistem baru atau otomatis).
CBIS adalah subsistem organisasi. CBIS menggunakan informasi dan data untuk mencerminkan secara fisik bagian organisasi sistem. Untuk memahami CBIS, pertama harus mengenali dan memahami karakterisitik sistem dari secara fisik organisasi.
MANAGEMENT CONCEPTS AND CBIS
Karakterisitik Manajemen
Ada dua pendekatan umum untuk menjelaskan manajemen yang memenuhi kebutuhan ini yang lebih baik, pandangan proses, yang menjelaskan manajemen sebagai siklus pekerjaan fungsi mandiri yang umum bagi para manajer, dan pandangan yang hirarkis, yang mempertimbangkan perbedaan dalam tanggung jawab berdasar pada tingkatan organisasi.
Proses Manajemen
1. Planning
Dalam fungsi perencanaan, para manajer menerjemahkan sasaran dan tujuan ke dalam tindakan spesifik.
2. Organizing
Organizing mengacu pada pen-strukturan sumber daya, penetapan divisi, departemen, bagian, dan sebagainya, dalam rangka menyelesaikan rencana organisasi ke dalam cara yang paling efisien.
3. Staffing
Walaupun staffing adalah suatu istilah yang biasa hanya digunakan untuk menguraikan pengadaan sumber daya manusia, dalam proses manajemen juga digunakan untuk umum yang meliputi pengadaan semua sumber daya dalam fungsi organizing.
4. Coordinating
Coordinating kadang disebut memimpin, menggerakkan, atau berkomunikasi. Dengan nama tersebut, mengacu pada pelaksanaan nyata dari rencana yang dibuat lebih awal dalam proses manajemen.
5. Controlling
Para manajer mengendalikan aktivitas organisatoris dengan membandingkan pencapaian nyata dengan pencapaian yang direncanakan dan tindakan korektif yang memicu untuk memperbaiki perbedaan.
Hirarki Manajemen
Pendekatan kedua untuk mengamati karakteristik manajemen berdasar pada hirarki tingkatan organisasi dari para manajer yang beroperasi. Walaupun suatu organisasi mempunyai sejumlah tingkatan hirarkis, kita hanya mempertimbangkan tiga tingkatan manajemen : top, middle, supervisory or first line.
LEVEL AKTIVITAS
Top Perencanaan Strategi
Middle Kontrol Manajemen
First-line Kontrol Operasional
Hubungan Antara Proses dan Hirarki
Pandangan hirarkis manajemen penting karena dua pertimbangan: kebutuhan informasi cenderung berbeda pada tingkat manajemen yang berbeda, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyajikan kepada fungsi manajemen dengan tingkatan perencanaan manajemen.
Peran CBIS dalam Manajemen
Tiga kemampuan dasar CBIS yang dilibatkan mendukung proses manajemen : penggenerasian laporan, pemeriksaan proses, dan analisa data. Semua kemampuan CBIS mendukung beberapa fungsi manajemen sampai taraf tertentu, tetapi kemampuan tertentu lebih penting dalam beberapa fungsi lainnya.
Penggenerasian Laporan
1. Scheduled Report
Scheduled Report dibuat pada waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) untuk mencukupi kebutuhan yang berulang yang secara penuh diantisipasi ketika CBIS dirancang.
2. On Call Reports
On-call report juga mengantisipasi kebutuhan, tetapi tidak diproduksi kecuali jika dibutuhkan.
3. Special Report
Special reports disiapkan untuk mencukupi kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi.
4. Report Detail
Laporan juga dapat digolongkan oleh tingkatan detilnya. Laporkan yang memberi semua informasi yang tersedia disebut laporan detil. Para manajer jarang memerlukan informasi semacam ini , walaupun umumnya CBIS membuatnya. Lebih sering, manajemen membutuhkan summary report, yang menggunakan ukuran ringkasan statistik (total, rata-rata, ranges, simpangan, dan seterusnya) untuk mengurangi volume laporan. Meski demikian lebih baik untuk kebutuhan manajemen adalah exception reports, yang hanya mendaftar informasi tertentu di luar parameter yang digambarkan.
Manajemen Penggunaan Laporan
Sebagai alat informasi yang utama dalam CBIS, penggenerasian laporan dapat diharapkan mempunyai aplikasi yang luas kepada fungsi manajemen. Walaupun hal ini benar, dalam prakteknya kebutuhan terbesar untuk informasi terjadi dalamcontrolling dan coordinating.
Proses Pemeriksaan
Penggunaan sistem management database ( DBMS) sangat meningkatkan proses pemeriksaan. Dengan DBMS, para manajer dapat menghasilkan laporan khusus pada hampir semua sibjek dengan beberapa perintah sederhana. Tentu saja, basic data diperlukan untuk menghasilkan laporan, pada umumnya data ditangkap selama proses transaksi, harus ada dalam database. Karena pemeriksaan adalah alternatif untuk laporan khusus, para manajer perlu mempertimbangkan keuntungan dan kerugiannya sebelum memutuskan mana yang akan digunakan. Tiga faktor yang mempengaruhi pilihan:
  1. kemampuan para pemakai untuk memproses suatu pemeriksaan
  2. urgensi dari kebutuhan informasi
  3. dan volume output yang diharapkan.
Manajemen Penggunaan Proses Pemeriksaan
Ketika kebutuhan informasi untuk staffing, coordinating, atau controlling ringkas, proses pemeriksaan mungkin merupakan cara yang terbaik untuk memperoleh informasi.
Analisis Data
Dalam pemakaian yang ilmiah, analisa berarti menguji secara detil. Dengan cara yang sama, analisa data digunakan untuk mengidentifikasi subsets data yang mungkin menyampaikan informasi yang tersembunyi ke para manajer. Biasanya menggunakan model- analisis, regresi linier, pemrograman linier, dan analisa inventarisasi- dipertahankan dalam model dasar pada alat penyimpanan on-line. Program komputer yang memerlukan salah satu model ini yang sederhana membutuhkan model yang sesuai ketika diperlukan untuk meng-analisis data.
Manajemen Penggunaan Analisis Data
Sebagai fungsi manajemen yang kreatif, perencanaan bisa dipastikan memerlukan informasi yang tidak siap dalam data mentah tetapi harus dikembangkan oleh metoda analitis. Orientasi masa depan perencanaan juga menuntut kemampuan CBIS untuk meramalkan salah satu aplikasi metoda mathematical yang utama, seperti analisis regresi, yang biasanya ditemukan di dalam model base. Sebagian dari penggunaan analisa data dalam perencanaan meliputi jadwal produksi, pemilihan lokasi fasilitas, memilih peluang alternatif investasi, dan mengembangkan strategi pemasaran.
Fungsi controlling sering difasilitasi oleh alat manajemen proyek yang mendukung CBIS seperti PERT (program evaluation review technique) dan CPM(critical path method).
Dampak CBIS pada Manajemen
Dampak komputer (dalam hal ini CBIS) pada manajemen :
1. ada suatu prediksi mengurangi tanggung-jawab middle management.
2. komputer tidaklah menggantikan para manajer tetapi digunakan oleh para manajer.
Sebagai ganti perubahan jumlah atau tingkat organisasi manajer, komputer yang nampak mengubah cara manajer melakukan pekerjaan mereka. Situasi ini mendorong prediksi bahwa komputer dan SIM mengakibatkan kelas elite baru para manajer yang trampil dalam mengoperasikan komputer dan metode kuantitatif yang khas dari pengambilan keputusan yang didukung komputer.
Ringkasan
Manajemen dapat dipandang sebagai suatu proses siklus planning, organizing, staffing, coordinating, controlling, planning…. dan seterusnya. Hal ini memungkinkan untuk berpikir bahwa manajemen sebagai piramida, manajer yang berorientasi strategi pada top management : jumlah yang lebih besar secara taktis diorientasikan manajer pada middle management, dan jumlah yang lebih besar manajer diorientasikan pada tingkat dasar. Semua manajer dilibatkan dalam semua fungsi sampai taraf tertentu, tetapi para top manajer kebanyakan memegang fungsi controlling, dan lower manajer memegang fungsi coordinating.
Aplikasi CBIS dalamdukungan manajemen dapat dibagi dalam kategori penggenerasian laporan, proses pemeriksaan, dan analisa data. Walaupun semua kemampuan CBIS mendukung semua fungsi manajemen sampai taraf tertentu, penggenerasi laporan merupakn yang terbaik disesuaikan untuk coordinating dan controlling, proses pemeriksaan mendukung planning dan organizing dengan baik, dan analisa data sangat membantu dalamperencanaan dan controlling.
Hal itu telah dipikirkan, pada tahun 1950, komputer akan mengikis tanggung-jawab middle manajemen. Studi terbaru sudah menunjukkan, bagaimanapun, bahwa proporsi middle manajer sama, walaupun telah ada suatu perubahan cara manajer (middle manajer, khususnya) sekarang membebaskan tugas-tugas mereka. Para manajer menjadilebih mungkin untuk menggunakan komputer dan metoda keputusan kwantitatif dibanding sebelumnya dan mempunyai waktu lebih untuk aktivitas kreatif sejak komputer melaksanakan banyak tugas rutin.

OFFICE AUTOMATION SYSTEM
THE AUTOMATED OFFICE
Definisi Automated System
Komponen Automated Office dan Fungsi Utamanya
Word Processing
Memudahkan persiapan penulisan dokumen.
Electronic mail
Memperbolehkan menulis pesan yang dikirim secara elektronik
Voice mail
Memperbolehkan pesan percakapan yang dikirim secara elektronik
Facsimile
Memperbolehkan semua dokumen yang dikirim secara elektronik
Teleconferencing
Secara elektronik mempertemukan peserta konferensi/rapat bersama meski berada pada tempat yang berbeda
Telecommuting
Memperbolehkan pekerja bekerja di rumah
Personal computing
Menempatkan keputusan yang komputasional mendukung pekerja.
Computer terminals
Menyediakan akses terhadap materiyang disimpan secara elektronik dan komponen lain dari automated office.
Micrographics
Menyimpan dokumen pada microfilm untuk pencarian yang mudah.
Suatu automated office adalah suatu multifunction, terintegrasi, sistem berbasis komputer yang meliputi banyak aktivitas kantor yang dilakukan secara elektronik.
Daya Dorong Automated Office
Otomasi kantor dapat mengakibatkan peningkatan produktivitas untuk sekretaris, manajer dan profesional lain.
Perencanaan Penerapan Automated Office
Perrtumbuhan jumlah organisasi mendapat keuntungan dari otomasi kantor, hal yang pantas dipertimbangkan adalah usaha yang diperlukan dalam rangka menerima manfaat tersebut. Otomasi kantor memerlukan dukungan dan keterlibatan top manajemen.

WORD PROCESSING
Keuntungan dari Word Processing
Law firms
Pengolah kata mengetik dokumen lebih cepat dan teliti. Fitur paragrap yang disimpan dari pengolah kata ideal untuk menghasilkan dokumen standard seperti yang dikehendaki.
Insurance firms
Pengolah kata digunakan untuk mengetik surat dengan cepat,.
Medical offices
Rumah sakit dan praktek medis menemukan pengolah kata yang tidak ternilai dalam menyiapkan surat perjanjian pertemuan, surat tagihan, dan aplikasi asuransi
Accounting firms
Suatu pengolah kata, terutama kemampuan matematika, dapat dengan cepat dan teliti menyiapkan laporan audit dan laporan keuangan.
Small businesses
Suatu bisnis kecil dapat menggunakan pengolah kata sebagai sistem bisnis total - untuk mempercepat pengetikan, menghandle inventarisasi, menyiapkan daftar gaji, dan menyimpan catatan-untuk meminimalisasi biaya personil.
Large companies
Pengolah kata dapat melakukan pengetikan untuk semua keperluan kantor, atau departemen individu dapat melakukan pengetikan untuk keseluruhan keperluan kantor, atau memelihara otonomi dengan pengolah kata yang berdiri sendiri. Perangkat lunak dapat membuat pengolah kata menyesuaikan kebutuhan akuntansi, inventori, rancang-bangun, atau departemen lain, dan paket komunikasi dapat mempercepat aliran pekerjaan tulis menulis antara kantor atau departemen.
Pada pertengahan tahun 1970, pabrik komputer mulai menawarkan perangkat lunak pengolah kata untuk mesin mereka. Pengembangan ini membawa data dan pengolah kata bersama-sama dalam suatu peralatan tunggal.
Sekarang ini, perusahaan mencari suatu kemampuan pengolah kata yang mempunyai empat pilihan utama : ( 1) mesin ketik yang mengedit tulisan; ( 2) sistem display yang berdiri sendiri; ( 3) sumber daya system yang di-share; dan ( 4) perangkat lunak pengolah kata untuk mikro, mini, dan komputer mainframe.
1. Text – Editing Typewriters
Mesin ketik pengedit tulisan, atau mesin ketik elektronik, sebagaimana kadang disebut, biasanya memiliki sedikit kemampuan menyimpan, mengedit, dan mencetak dibanding pengolah kata lain. Bagaimanapun, mesin ketik tersebut berharga lebih murah. Kunci fungsi khusus mendukung manipulasi materi textual. Semua penyimpanan secara internal ke dalam mesin ketik. Mesin ketik bertindak sebagai alat output sendiri.
2. Stand – Alone Display Systems
Tingkatan berikutnya dari kemampuan pengolah kata, dan juga harga, disajikan oleh system display yang berdiri sendiri. Masing-Masing stasiun kerja berdiri sendiri dan tidak terbagi dengan sumber daya manapun dengan pengolah kata lain. Suatu layar CRT menampilkan pesan dari pengolah kata kepada user, seperti halnya instruksi dan teks yang dimasukkan oleh user. Fungsi khusus memudahkan persiapan material textual. Ada penyimpanan eksternal, yang umumnya disajikan oleh disket. Pada bagian terpisah, memasang printer yang digunakan untuk output. Wangwriter juga merupakan sistem display yang berdiri sendiri. Sebagai tambahan yang bertindak sebagai pengolah kata, dapat digunakan untuk komputasi pribadi, juga mempunyai kemampuan komunikasi yang mendukung kemampuan otomasi kantor lain, seperti e-mail.
3. Shared – Resource Systems
Sistem yang paling canggih dan mahal menonjolkan berbagai stasiun-kerja yang berbagi sumber daya. sumber daya yang terbagi meliputi pengolah pusat, program perangkat lunak, penyimpanan eksternal, dan satu atau lebih printer. Keuntungan sumber daya sistem yang terbaggi meliputi kapasitas penyimpanan yang lebih (yang disajikan oleh hard-disk), perangkat lunak yang lebih canggih, kemampuan yang menangani teks superior, pekerjaan terbagi antar stasiun-kerja, dan pilihan input/output tambahan( seperti input Optical Character Reader (OCR)).
4. Word Processing Software For Micro-, Mini-, And Mainframe Computers
Mikro-, mini-, dan komputer mainframe mempunyai banyak bagian komponen sistem yang pengolah kata : terminal visual display, unit pengolahan pusat, penyimpanan, dan printer. Suatu komputer dengan perangkat lunak pengolah kata cenderung mempunyai kemampuan lebih sedikit dibanding sistem pengolah kata yang dedicated sebab keseluruhan sistem tidaklah dirancang dengan pengolah kata dalam pikiran. Bagaimanapun, suatu komputer mempunyai fleksibilitas dalam perangkat lunak pengolah kata yang dapat dengan mudah digantikan dengan perangkat lunak untuk aplikasi lain.
Kemampuan pengolah kata
1. Input
2. Editing
3. Penyimpanan
4. Output
5. Kemampuan tambahan: ejaan cek, fungsi matematika, akuntansi dasar, electronic filling.
Sistem Komunikasi Berbasis Komputer
1. E-mail
Keuntungan e-mail :
a. Komunikasi lebih cepat
b. Mengurangi pengetikan dan biaya surat
c. Komunikasi yang lebih efektif
d. Akses pesan yang cepat.
2. Voice mail
Berbagai masalah cenderung dihubungkan dengan penggunaan telepon :
  1. Etiket telepon
  2. Gangguan
  3. Perubahan informasi tidak sempurna
  4. Komunikasi yang terlambat atau kesempatan yang hilang
  5. Pertukaran sosial yang tidak produktif
3. Faksimili
4. Teleconferencing
Dua orang atau lebih yang sedang berkomunikasi secara elektronik dari tempat yang berbeda.
  1. Audio Conference: hanya ada voice communicating(conference call)
  2. Audio graphic conferencing: kombinasi transmisi audio dengan kemampuan grafis, seperti grafis display, facsmili, atau freeze-frame video.
  3. Video conferencing: menggunakan dua cara, video yang penuh gerakan dikombinasikan dengan audio untuk suatu simulasi pertemuan face-to-face.
5. Telecommuting
Memperbolehkan karyawan tertentu untuk bekerja dari rumah mereka menggunakan terminal komputer.
6. Personal computing
Alasan utama para manajer dan profesional menggunakan personal komputer adalah meningkatkan produktivitas mereka.
7. Micrographic
beberapa kantor membutuhkan file, pememeliharaan, dan mencari jumlah textual yang besar dan informasi grafis. Ketika sistem melakukan hal ini melibatkan dokumen/catatan/kertas, ada sejumlah permasalahan :
  1. Harga
  2. Waktu
  3. Ruang/tempat
  4. Kesalahan
  5. Portabilitas. kertas dokumen tidak mudah dipindah-pindah.
  6. Perlindungan. sukar melindungi dokumen/catatan/kertas dari akses yang illegal.
Ergonomik
Peralatan otomasi kantor kini dirancang dengan memperhatikan aspek ergonomik. Perhatian ini membuat peralatan otomasi kantor lebih nyaman dan mudah bagi digunakan.
Hubungan Otomasi Kantor dengan CBIS
Produk awal otomasi kantor, seperti mesin ketik pengedit teks dan peralatan faks, hanya mempengaruhi tugas klerikal dalam kantor. Secara umum, tugas tersebut tidak berhubungan dengan TPS, SIM atau DSS. Walaupun masih dalam kasus organisasi, situasi ini pelan-pelan mengubah dan perlu kelanjutan untuk melakukannya. Suatu alasan utama untuk perubahan ini adalah produk otomasi kantor sedang diperkenalkan untuk manajer dan profesional. Sebagian dari produk ini, seperti komputer pribadi, melayani suatu peran komplementer ke SIM dan DSS. Sebagai konsekuensi, ada suatu campuran aspek otomasi kantor tertentu dengan TPS, SIM dan DSS.
Otomasi kantor pada Illusion Bank
  1. Remote dictation dan pengolah kata
  2. E-mail
  3. Sistem pencarian informasi yang spontan
  4. Voice mail
Orang-Orang Yang Terlibat Dalam Otomasi Kantor
peralatan kantor yang diotomatkan mempunyai potensi untuk terus meningkatkan produktivitas kantor; bagaimanapun, hal itu selalu diingat bahwa orang menjadi bagian terpenting dari sistem perkantoran. Sebagai konsekwensi, manajemen harus memastikan bahwa otomasi kantor akan diterima dan digunakan secara efektif oleh karyawan kantor untuk meningkatkan produktivitas yang diinginkan terealisisasi.
Permasalahan Otomasi Kantor
Di samping kemajuan dalam mengotomatiskan kantor, permasalahan yang timbul menyebabkan beberapa organisasi menahan. Permasalahan ini meliputi kebingungan atas produk apa yang dibeli, ketidak-pastian atas dampak otomasi kantor, sikap negatif ke arah peralatan otomasi kantor yang dipegang oleh beberapa para pekerja kantor, dan berhubungan dengan seberapa baik mengintegrasikan komponen otomasi kantor.
Credit
Computer Based Information System
Teguh Wahyono
teguhw_skom@yahoo.com
tegoeh@uksw.eduLisensi Dokumen:
Kuliah Berseri IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

No comments :

Post a Comment

Kebahagiaan sejati bukanlah pada saat kita berhasil meraih apa yg kita perjuangkan, melainkan bagaimana kesuksesan kita itu memberi arti atau membahagiakan orang lain.

Follower

Google+ Followers

Translator

English French German Japanese Korean Chinese Russian Spanish
India Saudi Arabia Netherland Portugal Italian Philippines Ukraina Norwegia
Powered by
Widget translator