Contoh Kasus Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi

Penerapan Knowledge Management pada Organisasi: Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI

Penelitian ini bertujuan untuk membangun konsep Organizational Knowledge Management System (OKMS) disalah satu unit organisasi LIPI sebagai studi kasus dan sekaligus merupakan hasil penerapan sistem KM (Knowledge Management) pada organisasi. Metode yang digunakan adalah dengan melakukan studi literatur dan studi banding, membuat desain riset, serta melakukan pengumpulan data melalui survai, penyebaran kuesioner dan wawancara. Hasil yang diperoleh adalah dengan adanya sistem KM yang akan dikembangkan pada organisasi dapat mengakomodasi kebutuhan data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan. Sehingga dengan mengoptimalkan fungsi Knowledge Centre yang terintegrasi dengan sistem intranet, maka setiap pengguna dapat memperoleh dan menggunakan informasi serta knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Disarankan agar strategi KM yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

Pendahuluan
Di era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma organisasi dari yang semula mengandalkan pada resource- based menjadi knowledge-based yang bertumpu pada pengembangan metadatabases, data mining, data warehouse, dan sebagainya. Upaya lain yang perlu dilakukan ke depan adalah pengembangan SDM dan knowledge sharing (berbagi knowledge) dikalangan karyawan menjadi sangat penting guna meningkatkan kemampuan manusia untuk menghasilkan inovasi. Mengelola knowledge sebenarnya merupakan ”bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari pada berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi”. Sebenarnya menurut mereka bahwa knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara, yang sekarang populer dengan label learning organization. Untuk membangun Organizational Knowledge Management Systems (OKMS) di unit organisasi diperlukan enam tahap dalam siklus knowledge yaitu : menciptakan knowledge =>menangkap knowledge => menyaring knowledge => menyimpan knowledge => mengelola knowledge => mendesiminasikan knowledge => menciptakan knowledge lagi, dan seterusnya. Pada penelitian ini diharapkan ada suatu model dan desain yang dapat dikembangkan menjadi suatu sistem siklus knowledge seperti tersebut di atas dan dapat diimplementasikan di unit organisasi, terutama di kemasan informasi dengan produk pohon industri yang merupakan cikal bakal untuk membangun OKMS (organizational knowledge management systems). Diharapkan dengan penelitian ini dapat
ditindaklanjuti menjadi suatu organisasi yang berbasis pada knowledge secara bertahap di LIPI sekaligus mengantarkan ke gerbang knowledge-based society.
Masalah

1. Bagaimana terjadi dan terbentuknya jaringan pertukaran knowledge di organisasi?
2. Bagaimana membangun knowledge sharing di unit kerja tersebut?
3. Apabila ke empat fungsi tersebut dapat dipenuhi, apakah akan mengubah organisasi PDII-LIPI ke depan seperti : struktur, sistem, perilaku, sikap, norma dan keterampilan ?

Tujuan dan Sasaran
Tujuan dari kegiatan tahun 2006 dan 2007 adalah membangun konsep “Organizational Knowledge Management Systems” (OKMS) di salah satu unit kerja di LIPI yang merupakan hasil penerapan sistem KM yang terdiri dari empat fungsi tersebut di atas.

Sasaran tahun 2006 adalah :

1. Membuat desain OKMS dan memasukkan (entry) data ;
2. Identifikasi kemampuan, kegiatan (rapat, ceramah, diskusi, seminar dsb), output yang dihasilkan misalnya pedoman, laporan, prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya;
3. Melakukan serangkaian kegiatan dan sosialisasi OKMS agar ke empat fungsi yang dibangun dapat terimplementasi secara efisien dan efektif.

Manfaat
Adanya konsep Organizational Knowedge Management Systems (OKMS) yang merupakan
penerapan KM dengan memberdayakan ke empat fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge, creating knowledge (diajukan sebagai proposal penelitian tahun 2007) dan packaging knowledge yang sudah diimplementasikan di unit organisasi LIPI, serta membangun budaya knowledge sharing di kalangan karyawan unit kerja tsb diatas diharapkan dapat mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok atau individu.

Hasil yang Diharapkan
Adanya suatu model OKMS yang sesuai dan dapat diterapkan pada organisasi dokumentasi dan informasi:

• Model knowledge sharing pada komunitas dokumentasi, informasi dan perpustakaan dalam suatu organisasi dokinfopus;
• Prototipe OKMS;
• Kerangka dan rancangan perubahan organisasi dokinfo yang sesuai dengan azas OKMS yang mencakup : prinsip, alat analisis, pengembangan information communications technology (ICT), teori-teori yang mendasari, perubahan yang strategis, peningkatan individu, sistem, struktur dan proses kerja, desain organisasi, dan hubungan antar kelompok organisasi. Kerangka Teori Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Mengapa demikian? Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur :

- 42 % dipikiran (otak) karyawan;
- 26 % dokumen kertas;
- 20 % dokumen elektronik;
- 12% knowledge base elektronik.
Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu:

1. case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;
2. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasuskasus yang rumit;
3. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;
4. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

• proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
• kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,
• menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,
• adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems;
• analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
• mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,
• mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,
• mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,
• memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

Hansen, Nohria dan Tierney (1999) mengemukakan bahwa pada dasarnya bagaimana strategi organisasi mengelola knowledge terbagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Manajemen Perubahan Pemikiran tentang perubahan fundamental dalam cara berorganisasi telah melahirkan pemikiran tentang manajemen perubahan. Menurut Worren, Ruddle dan Moore (1999) istilah manajemen perubahan (change management) saat ini dipakai untuk mencakup teori dan praktik yang berhubungan dengan pengembangan organisasi (organizational development), sumber daya manusia, manajemen proyek, dan perubahan strategi organisasi. Manajemen perubahan menjadi upaya perubahan organizational yang lebih besar, bersama dengan komponen lain, yaitu :
- pengembangan strategi
- penyempurnaan proses
- penerapan teknologi
Tujuan utamanya seringkali adalah mengintegrasikan komponen-komponen ini, misalnya dengan menciptakan kesetaraan antara penetapan tujuan-tujuan strategis dengan kebijakan SDM atau membangun infrastruktur teknologi informasi baru untuk mendukung terciptanya kerjasama antar karyawan (desain intranet baru). Manajemen perubahan sebenarnya juga merupakan penerapan teori yang menyatakan bahwa berpindah dari kondisi lama ke kondisi baru yang sesuai dengan masa depan memerlukan perubahan komprehensif dalam berbagai komponen, termasuk perilaku, kultur, struktur organisasi, proses kerja dan infrastruktur ICT.

Prinsip pengembangan organisasi sebelumnya memusatkan perhatian kepada keterampilan dan sikap individu dan kurang memperhatikan peran struktur dan sistem. Dalam pandangan klasik, organisasi yang ingin berubah harus mengupayakan perubahan dalam sikap dan pandangan orang sebelum mengubah struktur organisasi atau teknologi yang digunakan sebuah organisasi. Dengan kata lain, pertama-tama harus ada perubahan dalam perilaku pegawai, sebelum sikap, norma dan keterampilan terbentuk secara sempurna. Lalu perubahan dalam struktur formal dan sistem dapat berlangsung sebuah komitmen dan kompetensi berkembang melalui keterlibatan semua anggota organisasi dalam proses perubahan. Jadi, organisasi-organisasi modern saat ini, diingatkan kembali tentang perlunya perhatian kepada apa yang selama ini dikenal sebagai “modal sosial” yaitu:

1. Jaringan hubungan pribadi antar-lintas yang berkembang perlahan-lahan sebagai landasan saling percaya, kerjasama, dan tindakan kolektif dari sebuah komunitas dalam organisasi.
2. Merupakan jaringan saling mengenal dan saling menghargai.
3. Mengandung kewajiban pada diri karyawan yang timbul karena rasa terima kasih, respek, dan persahabatan, atau adanya hak yang dijamin secara institusional.
4. Anggota jaringan memiliki akses ke informasi dan kesempatan.
5. Status sosial ataureputasi sosial bagi seluruh anggota jaringan, terutama kalau keanggotaannya terbatas.

Penerapan Knowledge Management Selain ketiga hal tersebut di atas, Birkinsaw juga menggaris bawahi tiga kenyataan yang sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledgemanagement yaitu:
a. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur-ulang knowledge yang sudah ada.
b. Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial
antar anggota organisasi.
c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui,
banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.
Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan ini bersinggungan pula dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan
strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi.

Gambaran konseptual dari elemen-elemen penyusun sistem adalah sebagai berikut:

Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi informasi (shared information) tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Davenport et.al (1988) menjelaskan sasaran umum dari sistem knowledge management dalam praktek adalah sebagai berikut:
1. menciptakan knowledge : knowledge diciptakan begitu manusia menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;
2. menangkap knowledge : knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal;
3. menjaring knowledge : knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;
4. menyimpan knowledge : knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya;
5. mengolah knowledge : seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat.
6. menyebarluaskan knowledge : knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat
untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap
saat.

Analisa dari kasus diatas:
Dalam pembangunan Organizational Knowledge Management Systems di unit organisasi diperlukan enam tahap dalam siklus knowledge yaitu :

1. Menciptakan Knowledge
2. Menangkap Knowledge
3. Menyaring Knowledge
4. Menyimpan Knowledge
5. Mengelola Knowledge
6. Menyebarluaskan knowledge

4 (empat) skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu:

1. Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;
2. Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasuskasus yang rumit;
3. Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;
4. Constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:

-       Proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
-       Kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan
intranet yang selalu up-to-date,
-       Menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,
-       Adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems;
-       Analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
-       Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,
-       Mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,
-       Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,
-       Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2007/04/bse-ksni.pdf