Proses Pengelolaan Manajemen Proyek

Proses Perencanaan (Planning Process)

mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan “

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Penjadwalan (Schedulling)

Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek.
Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart).  Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:

1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Pengendalian (Controlling)

Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya  ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.
Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.
Pengelolaan pengendalian di dalam sistem informasi, berarti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem informasi.  Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan terus-menerus.  Pertahanan dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap fasilitas dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan, kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem informasi secara tidak sah.

Tujuan pengelolaan proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni dan real) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan
Sifat khas dari suatu pengelolaan proyek, antara lain:

1. Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif
2. Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
3. Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
4. Peran pimpinan proyek lebih dominan

Pengelolaan proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci komponen – komponen obyek (dalam hal ini sistem) untuk dipelajari  dan dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang positif, adapun komponen sistem merupakan unsur – unsur yang membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu sama lain
Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task) yang  membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function) setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati  dan dipelajari bagi setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi proyek
Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam pengelolaan proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.

Karakteristik Proyek

Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek, sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum, diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :

• Mempunyai tujuan spesifik
• Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
• Melibatkan banyak jenis sumber daya
• Jenis pekerjaan yang unik
• Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)

sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide atau gagasan yang telah dibangun

Pengukuran keberhasilan Proyek

Dengan mengacu pada “Lingkaran Kesuksesan Proyek” (lihat pertemuan II), ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan  proyek, yaitu

• Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas kelayakan proyek
• Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta biaya operasional yang tepat, agar nilai manfaat pada proyek dapat diraih dengan maksimal yang berdampak pada nilai kompetitif usaha untuk kelangsungan hidup usaha secara opimal
• Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
• Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh fihak manajemen (pemilik proyek)

Karena peran pimpinan proyek (pimpro) lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’ dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.