Perencanaan Pengelolaan Proyek–Proyek Sistem Informasi dan Manajemen Proyek

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan, proses perencanaan ini bertujuan untuk merencanakan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya, adapun pelaku proses perencanaan adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarah

Proses Perencanaan Proyek

Proses perencanaan proyek – proyek sistem terdiri atas:

1. Pengkajian tujuan, perencanaan strategi, taktik dan kebijakan manajemen
2. Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek – proyek sistem
3. Penetapan sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan
4. Penetapan (identifikasi) kendala – kendala dalam proyek sistem
5. Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem
6. Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem
7. Permintaan persetujuan pada fihak manajemen (user)

Secara aplikasi dapat diberikan contoh sebagai berikut dalam tabel berikut ini:

No.

Proses Perencanaan

Aktivitas

Aplikasi

1	Pengkajian tujuan, strategi, taktik & kebijakan manajemen	Tujuan Strategi Taktik Kebijakan Manajemen	Menguasai Pasar Penjualan Meningkatkan Kecepatan Pelayanan Penjualan Menyediakan Fasilitas Yang Proporsional & Profesional Mengembangkan Sistem Informasi yang mendukung
2	Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek-proyek sistem	Pengembangan Manajemen Pemasaran Proyek Sistem Informasi  Pada Manajemen Pema-saran	Strategi Pemasaran, Pengendalian Pemasaran Operasional Pemasaran, Distribusi Pemasaran,  Pelayanan Order dsb. Penjajagan (Inisiasi), Perencanaan, Pelaksanaan, Pengen dalian, Penutupan (Evaluasi) terhadap manajemen yang akan dikembangkan
3	Pengkajian sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan	Sasaran Manajemen Pe-masaran	Segmentasi, Tergetting, Positioning, Bauran pasar, Peningkatan Pelayanan, Pangsa pasar, Pengurangan Piutang Tak Tertagih, Penyediaan Laporan berkualitas
4.	Penentuan / Identifikasi  kendala-kendala dalam proyek sistem	Identifikasi Setiap Ken-dala-Kendala Proyek	Waktu Pekerjaan, Standarisasi Kualitas, Strukturisasi organisasi, Umur Ekonomis, Dana (Investasi)
5.	Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem	Ukuran Rasionalitas Ukuran Irrasionalitas	Penghematan Biaya, Peningkatan Laba, Efektivitas Kerja Sistem, Kelangsungan Hidup Sistem, Keterkaitan Antar Sistem atau Kebutuhan Mendesak Daya Tarik atau Daya Minat User, Kebanggan, Kepuasan
6.	Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem	Penyusunan Laporan Rencana proyek, berupa Proposal Proyek	Mukadimah, Latar Belakang Organisasi, Perencanaan, Sasaran, Kendala, Prioritas dan kualitas (STAR-c3), Batasan Permasalahan (STQC), Penutup, Lampiran
7.	Permintaan persetujuan pada pihak manajemen (user)	Kesepakatan Kontrak Kerja dari  Proposal Proyek	Pembuatan MOU (Memorandum Of Understanding) kepada Komite Pengarah, Direktur Utama dan atau Dewan Direksi

Manajemen dalam Pengelolaan Proyek

Manajemen dalam pengelolaan proyek lebih terkait dengan peran pimpinan proyek baik secara prinsip maupun fungsi manajemen yang ada artinya manajemen proyek maupun pimpinan proyek dapat memberikan arahan dan kontroibusi yang bertindak sistematis dalam mencapai tujuan yang direncanakan secara tepat, efektif, dan efisien, sehingga pimpinan proyek dalam menjalankan pengelolaan proyek, diharapkan dapat memahami 3 kriteria, yaitu:

1. Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek
2. Fungsi manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek
3. Kegiatan manajerial untuk pengelolaan proyek

Prinsip Dasar dalam Manajemen Pengelolaan Proyek

Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek adalah  sebagai berikut:

1. Pimpro dapat memahami sifat khas dan karakteristik proyek
2. Pimpro dapat memahami rencana dan tujuan proyek yang spesifik, rawan maupun kritis, agar dapat mengantisipasi permasalahan lebih dini dan tepat
3. Pimpro dapat membuat perencanaan pelaksanaan proyek
4. Pimpro dapat menentukan penggunaan peralatan berdasar kebutuhan dalam pelaksanaan proyek
5. Pimpro dapat melaksanakan tindakan kendali serta perbaikanselamat dibutuhkan
6. Pimpro dapat memahami dan mengembangkan kualitas pribadi seutuhnya
7. Pimpro dapat memahami dan melaksanakan peran pimpinan proyek sepenuhnya

Fungsi Manajemen Pengelolaan Proyek

Sedangkan fungsi Manajemen  (proses manajemen) pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah:

1. Pimpro dapat menyusun perencanaan (planning) proyek dari awal hingga akhir
2. Pimpro dapat melaksanakan (do) pekerjaan proyek yang meliputi pengorganisasian (organizing) dan pengkoordinasian (coordinating)
3. Pimpro dapat melakukan pengendalian (controlling) dari setiap pelaksanaan proyek
4. Pimpro dapat menjalankan kepemimpinan (leading) dalam mengelola proyek

Kegiatan Manajerial untuk Pengelolaan Proyek

Untuk kegiatan manajerial dalam pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah:

1. Pimpro dapat memenej kegiatan prinsip dasar manajemen proyek serta dapat memenej pelaksanaan fungsi manajemen berdasarkan kemampuan dan kebutuhan untuk pelaksanaan proyek
2. Pimpro dapat memenej keahlian/ketrampilan maupun kemampuan tambahan yang dipersyarakan untuk mencapai keberhasilan proyek, karena terkait dengan misi besar yang dipertaruhkan dalam menyelesaikan sebuah proyek
3. Pimpro dapat memenej pengalaman yang telah terlatih untuk dapat mengambil keputusan yang tepat atas masalah dan kesulitan yang terjadi, melalui hubungan kerja atau mitra bisnis yang telah dibangun sebelumnya
4. Pimpro dapat memenej hasil program pelatihan pengembangan manajemen untuk menjalankan dan melaksanakan pengelolaan proyek

Karena itu manajemen pengelolaan proyek hanya bisa dipraktekan oleh kalangan professional yang menguasai berbagai macam disiplin ilmu dan teknik yang relevan dengan sebuah proyek.