Tuesday, May 21, 2013

Peranan Outsourcing Dalam Perusahaan

Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahan saling berlomba untuk menerapkan strategi dan kiat baru untuk memenangkan persaingan itu.Salah satu strategi yang sedang populer di berbagai negara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dalam rangka memenangkan persaingan adalah melalui outsourcing.
Pada prakteknya outsourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya dari luar menggantikan sumber daya dari dalam perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu yang selama ini dianggap kurang efisien. Oleh karena itu istilah outsourcing berkaitan erat dengan restrukturisasi perusahaan yang merupakan usaha pembenahan struktur perusahaan agar mampu menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan efisien sehingga perusahaan mampu mencapai competitve advantage dalam bidang usaha yang menjadi core business-nya.
Menghadapi persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk lebih memfokuskan perhatiannya pada bidang usaha yang betul-betul dikuasainya. Dengan kata lain agar dapat bertahan dalam persaingan, perusahaan harus manjadi spesialis pada core business-nya bukan sebagai generalis. Hal ini wajar saja, karena bagaiamanapun juga tidak mungkin bagi perusahaan untuk mampu menguasaia secara baik berbagai bidang keahlian yang berbeda.
Untuk itu dalam melakukan outsourcing perlu diperhatikan bahwa bidang usaha yang yang akan di-outsource hendaknya merupakan bidang usaha yang bukan menjadi fokus utama perusahaan. Dalam hal ini bidang yang di-outsource adalah bidang penunjang (support functins) bagi kegiatan perusahaan, yang diharapkan akan lebih efisien jika dikerjakan oleh perusahaan pemberi jasa yang berspesialisasi pada bidang tersebut.
Salah satu bidang yang menjadi obyek outsourcing pada berbagai perusahaan adalah internal audit. Bagi perusahaan yang bergerak pada bidang manufaktur, internal audit merupakan bidang penunjang(support function) untuk memberikan pernyataan audit ketaatan dan audit operasional. Sebagai support function bidang internal audit di-outsource pada perusahaan akuntan publik, dengan pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi dan agar perusahaan dapat lebih memfokuskan diri pada bidang usaha yang ditekuninya. Melalui outsourcing, perusahaan dapat memfokuskan segenap sumberdaya yang dimilikinya untuk mencapai misi organisasi, sehingga perusahaan mampu memberikan layanan terbaik pada konsumen. Selain itu, dengan outsourcing perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensinya karena dikerjakan oleh pemberi jasa yang mempunyai spesialisasi pada bidangnya dan perusahaan dapat mengurangi biaya langsung dan biaya overhead pada bidang yang di-outsorce.
Walau demikian penerapan strategi outsourcing fungsi internal audit bukan berarti tanpa kendala. Ada resiko-resiko yang mungkin terjadi bila perusahaan meng-outsource fungsi internal auditnya.Pertama, informal relationship, seringkali pihak manajemen mengabaikan prosedur formal dalam pelimpahan tugas sehingga formalitas dari internal control menjadi berkurang. Kedua, beberapa perusahaan konsultan merupakan perusahaan kecil dengan jumlah tenaga kerja yang terbatas. Hal ini berpengaruh laporan audit yang dihasilkan, karena dengan jumlah tenaga kerja yang terbatas sulit bagi perusahaan konsultan untuk menguasai semua bidang yang akan diaudit. Ketiga, Add Ons.Bagi konsultan yang belum memahami kondisi perusahaan, biasanya akan menerapkan prosedur-prosedur audit yang sebenarnya tidak diperlukan. Selain itu kadang-kadang ada perusahaan konsultan yang sengaja memberikan jasa audit yang sebenarnya tidak diperlukan. Bagi perusahaan hal-hal tersebut tentu kurang menguntungkan, karena akan menyebabkan terjadinya inefisiensi.
Perusahaan yang akan meng-outsource fungsi internal auditnya tetu harus memahami resiko-resiko yang mungkin timbul. Untuk mengantisipai resiko-resiko tersebut di atas perusahaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
  • Memilih perusahaan yang benar-benar qualified dan terpercaya. Hal ini untuk menghindari terjadinya kecurangan atau penipuan.
  • Adanya job descriptions yang jelas untuk perusahaan konsultan, dengan memberikan nota kontrak atau letter engagement secara lengkap.
  • Menempatkan staf perusahaan sebagai pengawas dalam proses audit, hal ini bertujuan agar proses audit yang dijalankan sesuai dengan permintaan dan berjalan tepat waktu.
Outsourcing terjadi ketika sebuah perusahaan membeli produk atau jasa dari pemasok luar, daripada melakukan pekerjaan yang sama dalam fasilitas sendiri, untuk memotong biaya. Keputusan untuk melakukan outsourcing adalah salah satu strategi utama bagi kebanyakan perusahaan, karena melibatkan menimbang penghematan biaya potensial terhadap konsekuensi kerugian pada kontrol atas produk atau jasa. Beberapa contoh dari outsourcing termasuk pembuatan komponen, jasa pemrograman komputer, fungsi akuntansi lainnya, administrasi pelatihan, layanan pelanggan, transportasi produk, manfaat dan perencanaan kompensasi, penggajian , dan fungsi sumber daya manusia. Sebuah tren yang relatif baru dalam outsourcing adalah penyewaan karyawan, di mana vendor khusus merekrut, mempekerjakan, melatih, dan membayar karyawan klien mereka, serta mengatur kesehatan cakupan layanan dan manfaat lainnya.
Outsourcing dapat dilakukan untuk berbagai tingkat, mulai dari outsourcing keseluruhan untuk outsourcing selektif. Jumlah total outsourcing dapat melibatkan pembongkaran seluruh departemen atau divisi dan mentransfer karyawan, fasilitas, peralatan, dan tanggung jawab penuh untuk produk atau fungsi untuk vendor luar. Sebaliknya, selektif outsourcing dapat menargetkan satu, memakan waktu tugas dalam departemen, seperti menyiapkan daftar gaji atau manufaktur komponen kecil, yang dapat ditangani lebih efisien dengan spesialis di luar.
Vendor menyediakan jasa outsourcing umumnya dikelompokkan menjadi dua model: Business Process Outsourcing (BPO) dan Aplikasi Service Provider (ASP). Dalam BPO model, sumber utama dan aset yang ditransfer dari perusahaan untuk vendor. Berdasarkan model ASP, di sisi lain, vendor berkonsentrasi pada penyediaan layanan yang dipilih untuk beberapa klien. Tapi seperti Osmond mengatakan kepada Berita Manfaat Karyawan, banyak variasi ada dalam dua model. "Setiap vendor memiliki fokus tertentu dan / atau titik masuk ke pasar, terutama di ruang ASP," kata Osmond. "Ada juga berbagai model penentuan harga dan pilihan Kabar baiknya adalah bahwa ada kombinasi yang tampaknya tak berujung layanan, harga, dan pengiriman, memberikan solusi untuk kebanyakan situasi. Dampak  buruknya adalah bahwa hal itu bisa sulit untuk membandingkan vendor secara apel-to-apel. "

Keuntungan Outsourcing
Perusahaan yang memutuskan untuk melakukan outsourcing melakukannya untuk beberapa alasan, yang semuanya didasarkan pada menyadari keuntungan dalam profitabilitas bisnis dan efisiensi. Manfaat utama dari outsourcing adalah sebagai berikut:
  1. Penghematan biaya. Banyak bisnis merangkul outsourcing sebagai cara untuk merealisasikan penghematan biaya atau lebih baik pengendalian biaya alih fungsi outsourcing. Perusahaan biasanya outsource kepada vendor yang mengkhususkan diri dalam fungsi yang diberikan dan melakukan fungsi yang lebih efisien daripada perusahaan bisa, hanya berdasarkan volume transaksi.
  2. Pengurangan Tenaga Kerja. Alasan umum untuk outsourcing adalah untuk mencapai jumlah pegawai pengurangan atau meminimalkan fluktuasi staf yang mungkin terjadi karena perubahan dalam permintaan untuk produk atau jasa. Perusahaan juga melakukan outsourcing untuk mengurangi beban kerja pada karyawan mereka (membebaskan mereka untuk mengambil tambahan menghasilkan uang proyek untuk bisnis), atau untuk memberikan kesempatan pembangunan yang lebih bagi karyawan mereka dengan membebaskan mereka dari membosankan tugas.
  3. Fokus. Beberapa perusahaan outsourcing dalam rangka untuk menghilangkan gangguan dan memaksa diri untuk berkonsentrasi pada kompetensi inti mereka. Hal ini dapat menjadi manfaat sangat menarik untuk start-up perusahaan. Outsourcing dapat membebaskan pengusaha dari tugas-tugas membosankan dan memakan waktu, seperti penggajian, sehingga ia dapat berkonsentrasi pada kegiatan pemasaran dan penjualan yang paling penting untuk pertumbuhan jangka panjang perusahaan dan kemakmuran. "Apa mitra outsourcing benar-benar menjual adalah fokus," tulis Adam Katz-Batu di Baltimore Business Journal "Dalam akuntansi misalnya., Itu adalah sesuatu yang biasanya dipandang perlu tetapi tidak penting, bukan inti dari bisnis. Jadi Anda membawa dalam mitra outsourcing dan kemudian Anda tidak perlu memikirkan itu lagi. Anda dapat memfokuskan energi Anda pada penjualan, pemasaran, semua hal lain yang penting lagi. "
  4. Moral. Ini adalah manfaat yang sering diabaikan tapi masih dicatat bahwa kadang-kadang dapat diperoleh dengan memulai hubungan outsourcing. "Seringkali kurangnya sebuah bisnis keahlian internal atau dedikasi untuk non-inti hasil tugas dalam sikap-sikap buruk dan kinerja pada akhirnya miskin," tulis Kevin Grauman di CPA Journal "Hal ini dapat mengakibatkan tumpang tindih dan duplikasi usaha internal.. Komunikasi yang efektif dirancang dan berkelanjutan proses yang berasal dari satu atau lebih agen outsourcing dapat sangat mengurangi atau menghilangkan duplikasi. "
  5. Fleksibilitas. Yang lain outsourcing untuk mencapai fleksibilitas keuangan yang lebih besar, karena penjualan aset yang sebelumnya didukung fungsi outsourcing dapat meningkatkan arus kas perusahaan. Sebuah mungkin perangkap dalam penalaran ini adalah bahwa banyak vendor menuntut kontrak jangka panjang, yang dapat mengurangi fleksibilitas.
  6. Pengetahuan. Beberapa ahli tout outsourcing pemrograman komputer dan fungsi teknologi informasi lainnya sebagai cara untuk mendapatkan akses ke teknologi baru dan keahlian luar. Ini mungkin manfaat khusus untuk usaha kecil, yang mungkin tidak dapat mampu untuk menyewa ahli komputer atau mengembangkan keahlian di-rumah untuk mempertahankan tingkat tinggi teknologi. Ketika tugas-tugas seperti outsourcing, keuntungan usaha kecil akses ke teknologi baru yang dapat membantu itu bersaing dengan perusahaan besar. 
  7. Akuntabilitas. Outsourcing didasarkan pada pemahaman-shared oleh bisnis dan vendor-sama bahwa pengaturan tersebut membutuhkan kualitas layanan dengan imbalan pembayaran. "Membayar untuk layanan bisnis menciptakan harapan kinerja," kata Grauman. "Agen outsourcing sangat menyadari bahwa akuntabilitas ini adalah praktis dan hukum, dengan implikasi fiskal yang sama tidak dapat dikatakan untuk fungsi-fungsi internal yang disediakan.."

Kekurangan Outsourcing
Beberapa kelemahan potensi besar untuk outsourcing termasuk kontrol kualitas yang buruk, loyalitas perusahaan menurun, suatu proses penawaran yang panjang, dan hilangnya keselarasan strategis. Semua kekhawatiran ini dapat diatasi dan diminimalkan, namun, dengan perusahaan yang pergi tentang proses outsourcing dengan cara informasi dan disengaja. Info Dunia Maggie Biggs nasihat bisnis untuk mendefinisikan "apa proses bisnis dan / atau fungsi masuk akal untuk mempertahankan hubungan melalui layanan Kecuali Anda memiliki banyak sumber daya untuk. mengeluarkan , mungkin masuk akal untuk memprioritaskan proyek Outsourcing berdasarkan sejumlah manfaat yang Anda harapkan untuk memperoleh hasil dari kesepakatan. " Mungkin juga ada keuntungan yang melekat mempertahankan fungsi tertentu secara internal. Sebagai contoh, karyawan perusahaan mungkin memiliki pemahaman yang lebih baik dari industri, dan kepentingan-kepentingan mereka mungkin berarti mereka lebih cenderung untuk membuat keputusan sesuai dengan tujuan perusahaan. Memang, sebagian besar analis mencegah perusahaan dari fungsi inti outsourcing yang secara langsung mempengaruhi produk atau jasa yang menawarkan bisnis.
Langkah-langkah dalam outsourcing Sukses
Setelah perusahaan telah membuat keputusan untuk melakukan outsourcing, masih ada sejumlah faktor harus dipertimbangkan dalam membuat transisi yang sukses dan membentuk hubungan mitra dengan vendor. Pertama, perusahaan harus menentukan apa jenis hubungan outsourcing terbaik akan memenuhi kebutuhannya. "Putuskan apa yang penting," desak Journal of Accountancy "Jika fungsi tidak strategis untuk bisnis untuk contoh, layanan penggajian atau asuransi kesehatan perlu di sebuah biro perekrutan dengan hanya sepuluh karyawan-mempertimbangkan outsourcing kepada penyedia ahli.". Beberapa bisnis berbagi pengambilan keputusan strategis dengan vendor mereka, sementara yang lain hanya outsourcing secara terbatas, sesuai kebutuhan.
Sebagai Ethel Scully dicatat dalam Penjamin Emisi Nasional, perusahaan perlu mendapatkan dukungan dari personil kunci selama ini. Banyak perusahaan menghadapi perlawanan dari karyawan yang merasa bahwa pekerjaan mereka terancam oleh outsourcing. Scully disarankan membentuk tim yang terdiri dari ahli outsourcing, perwakilan dari manajemen senior dan sumber daya manusia, dan manajer dari semua daerah yang terkena perusahaan untuk membantu mengatasi keprihatinan karyawan tentang keputusan tersebut.
Setelah bisnis Anda telah memutuskan yang berfungsi untuk melakukan outsourcing, harus memulai proses pencarian yang menggunakan referensi dari perusahaan lain dan penyedia layanan direktori. Anda kemudian dapat mulai menghubungi vendor potensial dan mengajukan pertanyaan spesifik tentang layanan yang mereka berikan dan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda unik dan spesifik. Idealnya, vendor yang Anda pilih akan memiliki pengalaman dalam menangani bisnis yang sama dan akan dapat memberikan semua klien 'kebutuhan prioritas mereka layak . "Pertimbangkan pengetahuan perusahaan layanan dari keseluruhan bisnis Anda, yang kesediaan untuk menyesuaikan layanan, dan kompatibilitas dengan budaya bisnis perusahaan Anda, serta biaya jangka panjang dari layanan dan kekuatan finansial, "kata penyedia layanan Carl Schwenker Uang. Selama periode ini, Anda juga harus menguji kembali budaya perusahaan Anda sendiri dan bisnis perlu memastikan bahwa pengaturan outsourcing dalam pertimbangan adalah cocok. Banyak pakar bisnis Outsourcing nasihat untuk memilih vendor yang secara efektif dapat mengintegrasikan semua fungsi outsourcing bisnis mereka sehingga mereka tidak harus mencari pemasok individu untuk setiap fungsi.
Terakhir, anda harus memilih vendor yang Anda percaya untuk mengembangkan hubungan mitra yang saling menguntungkan. Hal ini penting untuk mengembangkan nyata ukuran kinerja pekerjaan sebelum memasuki perjanjian, serta insentif keuangan untuk mendorong vendor untuk memenuhi tenggat waktu dan biaya kontrol. Kontrak tersebut harus secara jelas mendefinisikan tanggung jawab dan kriteria kinerja, garis kerahasiaan aturan dan hak kepemilikan ide-ide baru atau teknologi. Hal ini juga harus mencakup cara memutuskan hubungan jika layanan tidak memenuhi harapan Anda. Karena vendor cenderung memiliki lebih banyak pengalaman dalam mempersiapkan perjanjian Outsourcing dari perusahaan klien kecil, juga dapat membantu untuk berkonsultasi dengan seorang pengacara selama negosiasi kontrak.
Dari uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sebagai strategi dalam mengahadapi persaingan bisnis yang semakin ketat outsourcing akan menjadi tren yang semakin berkembang dalam dunia bisnis. Hal ini bisa dimaklumi karena untuk dapat bertahan dalam persaingan perusahaan setidaknya harus mampu memberikan layanan yang terbaik pada konsumennya, mampu membangu sumberdaya manusia yang produktif dan mampu mengahsilkan keuntungan finansial yang memadai. Dengan outsourcing perusahaan dapat memfokuskan aktivitasnya pada core business dan meningkatkan efisiensi. Perusahaan dapat melakukan outsourcing dengan baik jika ia dapat mengantisipasi resiko-resiko yang mungkin ditimbulkannya.

No comments :

Post a Comment

Kebahagiaan sejati bukanlah pada saat kita berhasil meraih apa yg kita perjuangkan, melainkan bagaimana kesuksesan kita itu memberi arti atau membahagiakan orang lain.

Follower

Google+ Followers

Translator

English French German Japanese Korean Chinese Russian Spanish
India Saudi Arabia Netherland Portugal Italian Philippines Ukraina Norwegia
Powered by
Widget translator