Konsep Manajemen Proyek dan Kesuksesan Proyek

Konsep Manajemen Proyek

Dengan melihat arti kesuksesan proyek terhadap kelangsungan hidup perusahaan maka untuk menjalankan proyek diperlukan suatu ilmu keahlian agar obyektivitas pencapaian target suatu produk atau jasa dalam perusahaan dapat tercapai secara maksimal, ilmu keahlian dikenal nama Manajemen proyek (Project management), dan secara definisi pengertian manajemen proyek dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Aktivitas yang meliputi  perencanaan, pengorganisasian, pengarahan/pengaturan, pengambilan keputusan dan pengendalian sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan, waktu dan sumber daya tertentu guna mengaplikasikan pengetahuan, keahlian dan teknik dalam pengelolaan proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan stakeholders (fihat yang terkait) serta keinginan (harapan) dari proyek itu sendiri
2. Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi dan teknik di dalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (Need/Want) dari berbagai fihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut

Manajemen proyek dalam pelaksanaannya terkadang mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya (diluar perusahaan), dan manajemen proyek yang efektif dibutuhkan dalam memastikan bahwa proyek selesai pada batas waktu yang ditetapkan, dijalankan berdasarkan anggaran yang disepakati serta memenuhi harapan maupun kualifikasi spesifikasi para pelanggan atau para pengguna (user).

Perbedaan Proyek dan Program (Process)

Kalau dilihat dari sifat maupun karakteristik yang ada dalam rangkaian aktivitas atau pekerjaan sehari – hari di dalam organisasi (perusahaan), maka dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu aktivitas operasional (program/process) dan aktivitas proyek (project), dan diantara kedua jenis aktivitas ini memiliki persamaan yaitu dilaksanakan oleh sumber daya manusia, membutuhkan sumberdaya dan melalui sederetan proses perencanaan, pengolahan dan pengendalian yang sistematis
Perbedaan mendasar dari kedua aktivitas tersebut, jika dilihat dari sifat aktivitas dapat dijelaskan bahwa aktivitas operasional (program/process) merupakan aktivitas yang dilakukan secara berulang-ulang sepanjang waktu artinya bersifat kontinyu (terus menerus) dengan skala aktivitas lebih luas dan penggunaan sumber daya yang besar sehingga aktivitas operasional ini merupakan kumpulan bermacam–macam proyek, sementara aktivitas proyek merupakan aktivitas yang unik dan berlangsung dalam batas waktu tertentu artinya bersifat sementara dalam jangka waktu terbatas dengan sumber daya tertentu serta memiliki sasaran yang jelas
Jika dilihat dari karakteristik pada kedua aktivitas diatas, maka dapat dijelaskan dalam tabulasi sebagai berikut:

Karakteristik Aktivitas	Operasional	Proyek
Sifat kegiatan	Pasif dan rutin	Dinamis dan non rutin
Siklus kegiatan	Relatif panjang	Relatif pendek
Intensitas kegiatan	Relatif sama (tetap)	Berubah – ubah
Landasan kegiatan	Anggaran dan penjadu-alan tidak tajam	Semua kegiatan didasarkan anggaran dan penjadualan
Komponen kegiatan	Jenis aktivitas relatif sedikit	Jenis aktivitas relatif banyak dengan berbagai ilmu
Kebutuhan Sumberdaya	Relatif konstan (macam maupun volumenya)	Berubah – ubah (macam maupun volumenya)

Kesuksesan Proyek

 Project Management Body OF Knowledge atau disingkat PMBOK merupakan standarisasi baku internasional dalam menjalankan manajemen proyek yang mencakup tentang konsep, prinsip dasar, kerangka metodologi untuk meningkatkan kesuksesan pengelolaan proyek.

Definisi Proyek

Pendefinisian dari proyek sendiri mempunyai pengertian yang bervariasi, namun pada esensi (inti)nya tidak berbeda, diantaranya:

1. Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat pada waktu , sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (jeffery LW.)
2. Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas.
3. Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK.  Wysocki, R. Beck, dan David BC)

Secara ringkas, pengertian proyek mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Proyek dikelola dalam tanggungjawab satu orang atau satu badan
2. Proyek merupakan sebuah sarana untuk membuat suatu perubahan (perbaikan)
3. Proyek mempunyai tujuan spesifik (khas) dengan bentuk yang unik
4. Proyek mempunyai awal dan akhir yang dapat dikenali dengan jelas dan baik
5. Proyek menghasilkan sesuatu yang bisa diharapkan dan dipertanggungjawabkan
6. Proyek menggunakan banyak macam sumber daya dan ketrampilan
7. Proyek melibatkan empat unsur utama batasan wilayah, waktu, kualitas dan biaya (S-TQC)

Kesuksesan Proyek

Kesuksesan dari sebuah proyek secara spesifik sangat ditentukan dalam pengelolaan empat unsur utama yaitu Scope, Time, Quality dan Cost yang dapat digambarkan dalam “Segitiga Kesuksesan Proyek”, dan keempat unsur tersebut satu sama lain saling terkait (terpengaruh) atau saling berbanding lurus artinya besar kecilnya batas wilayah proyek akan mempengaruihi lama tidaknya waktu pekerjaan proyek, besar kecilnya biaya proyek dan menetukan kualitas tidaknya suatu produk hasil pekerjaan proyek, secara grafis dapat dilihat gambar berikut ini:

Maksud dari tolok ukur kesuksesan proyek dapat dijelaskan sebagai beirkut:

1. Scope (Batas Wilayah / Ruang Lingkup) pekerjaan proyek,  dapat memahami batasan wilayah pekerjaan proyek yang akan dikerjakan dari analisis permasalahan, analisis kelemahan, analisis kebutuhan maupun analisis kelayakan dari sistem yang akan dibangun atau dikembangkan
2. Time (waktu) pekerjaan proyek, dapat memenuhi batas waktu dari penjadualan proyek yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan dari kontrak pekerjaan yang bersangkutan, bisa menggunakan Gantt Chart, PERT (Program Evlauation and Review Technique) atau CPM (Critical Path Method),
3. Quality (Kualitas) proses pekerjaan atau hasil akhir pekerjaan (produk) proyek dapat memenuhi batasan standar tertentu yang disepakati melalui perencanaan atau dokumen kontrak yang ada, seperti ISO, SII, CISCO, SAI dsb.,
4. Cost (Biaya) pelaksanan proyek dapat memenuhi batas anggaran yang telah direncanakan atau yang telah di sepakati berdasarkan perhitungan atau penilaian investasi yang ditanamkan dengan menggunakan Payback Period, Average Rate of Return, ROI, NPV dsb.

Adapun indikasi kesuksesan proyek dari penilaian S-TQC dapat ditunjukkan sebagai berikut:

1. Kesesuaian atas kesepakatan antara skedul kerja dengan dokumen kontrak, spesifikasi teknis dan anggaran biaya yang telah dibuat sering disebut sebagai blue print
2. Fihak owner (pemilik proyek) menyetujui dan menerima sebagian dan atau keseluruhan pekerjaan yang bersangkutan berdasarkan batas wilayah, waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan
3. Fihak terkait atau pemberi proyek tidak melakukan complain/claim dalam penyelesaian pekerjaan dari Batasan Wilayah, waktu, kualitas dan biaya yang ditetapkan, sehingga tidak ada pinalti terhadap hasil kerja proyek
4. Ketetapatan waktu memberikan dampak kepuasan kesemua fihak terkait sehingga berakibat pada citra perusahaan semakin baik (meningkat)
5. Keselamatan dan kesehatan kerja dilaksanakan dengan baik, sehingga semua pihak terkait dalam pelaksanaan proyek PUAS  dan memperoleh CERTIFICATE OF COMPLETION
6. Pemilik proyek (owner) setuju dan melaksanakan pembayaran pekerjaan sampai selesai dan tidak terjadi progrees billing tak terbayar
7. Dampak hasil kerja proyek dapat memberikan manfaat positif terhadap perusahaan (organisasi), sehingga meningkatkan keuntungan dan nilai kepercayaan bagi perusahaan,

sedangkan indikasi kesuksesan proyek sistem informasi ditunjukkan jika sistem informasi yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggan (customer), sistem dapat mengirim informasi dengan nilai kualitas STAR-CERUC3, sistem disusun sesuai  dengan anggaran, proses pengembangan sistem berdampak minimal pada setiap operasi bisnis secara berkelanjutan

Source : informatika.web.id